Utiliser la fonction de délégué

Avec Outlook, vous avez la possibilité de donner des droits à une personne dite "Délégué" pour gérer votre boîte de réception en votre nom, par exemple, lorsque vous êtes en vacances. Vous pouvez alors définir les droits que vous accordez au délégué via différents types d'actions :

  • Accorder des droits à certains dossiers.

  • Marquer certains éléments de votre boîte de réception comme privés.

Condition préalable

Vous utilisez Microsoft Outlook 2013 avec Microsoft Exchange 2013 ou Microsoft Exchange 2019.

Définir les paramètres pour votre délégué depuis votre compte Outlook

  • Ouvrez Microsoft Outlook 2013.
  • Cliquez sur Fichier  dans le coin supérieur gauche puis sur Paramètres du compte > Accès délégué.
    La fenêtre Délégués s'ouvre.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter... .
  • Saisissez l'adresse email de votre délégué ou recherchez-le via votre carnet d'adresses puis cliquez sur OK.
  • La fenêtre des autorisations à accorder au délégué s'ouvre. Définissez alors les autorisations telles que vous souhaitez les accorder à votre délégué :

Les autorisations doivent être définies pour les fonctionalités suivantes de votre compte Outlook :

  • Votre calendrier

  • Vos tâches

  • Votre boîte de réception

  • Vos contacts

  • Vos notes

Pour chacune des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, vous devez choisir le type d'autorisations que vous accordez à votre délégué :

  • Aucune autorisation

  • Autorisations d'un simple relecteur (droit de lire/consulter les éléments)

  • Autorisations d'auteur (droit de lire et de créer des éléments)

  • Autorisations de rédacteur (droit de lire, créer et de modifier des éléments)

 

  • Cliquez sur OK.
  • Une fois les atorisations attribuées, vous devez rendre visible le dossier racine de votre compte pour votre délégué. Pour cela, faites un clic droit sur le dossier racine de votre boîte de réception puis cliquez sur Autorisations du dossier.
  • Dans l'onglet Autorisations d'accès, sélectionnez le nom de votre délégué. Dans l'encadré Autres, cochez la case Dossier visible puis cliquez sur OK.
Remarque

En rendant visible votre dossier racine pour votre délégué, vous rendez visibles TOUS les sous-dossiers de votre dossier racine. Si vous ne voulez pas que votre délégué voient certains sous-dossiers, après avoir rendu visible tout votre dossier racine, vous devez faire un clic droit sur le sous-dossier souhaité puis vous rendre dans les propriétés de celui-ci. Sous l'onglet Autorisations d'accès, vous pourrez alors ajuster les droits que vous accordez à votre délégué spécifiquement pour ce sous-dossier.

Définir les paramètres depuis le programme Outlook du délégué

  • Le délégué doit ouvrir Microsoft Outlook 2013.
  • Il doit cliquer sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte... puis, sous l'onglet Messagerie, il doit cliquer sur le bouton Modifier.

  • Il doit cliquer sur Paramètres supplémentaires.

  • Sous l'onglet Avancé il doit cliquer sur le bouton Ajouter.

  • Dans la fenêtre Ajout d'une boîte aux lettres, il doit saisir le nom de votre boîte de réception, puis cliquer sur OK. Dans la dernière fenêtre encore ouverte il doit enfin cliquer sur OK.

Votre boîte de réception est alors ajoutée au programme Outlook de votre délégué et ce dernier peut y accéder selon les droits que vous lui avez attribués dans la première phase de cet article.