Utiliser la fonction de délégué
Pour Microsoft Exchange 2013 et Microsoft Exchange 2019
Avec Outlook, vous avez la possibilité de donner des droits à une personne dite "Délégué" pour gérer votre boîte de réception en votre nom, par exemple, lorsque vous êtes en vacances. Vous pouvez alors définir les droits que vous accordez au délégué via différents types d'actions :
Accorder des droits à certains dossiers.
Marquer certains éléments de votre boîte de réception comme privés.
Remarques
- Pour pouvoir utiliser cette fonction, les différentes boîtes de réception Exchange doivent être rattachées au même contrat IONOS.
- Vous ne pouvez donner accès qu'aux dossiers créés automatiquement lors de la configuration de la boîte de réception.
Conditions préalables
- Vous utilisez Microsoft Outlook 2013 avec Microsoft® Exchange 2013 ou Microsoft Exchange 2019.
ou
- Vous utilisez Microsoft Outlook 2019 avec Microsoft® Exchange 2013 ou Microsoft Exchange 2019.
Définir les paramètres pour votre délégué depuis votre compte Outlook
- Ouvrez Microsoft Outlook.
- Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche puis sélectionnez Paramètres du compte .
- Un menu déroulant apparaît alors. Cliquez alors sur Accès délégué. La fenêtre Délégués s'ouvre.
- Cliquez sur le bouton Ajouter... .
- Saisissez l'adresse email de votre délégué ou recherchez-le via votre carnet d'adresses puis cliquez sur OK.
- La fenêtre des autorisations à accorder au délégué s'ouvre. Définissez alors les autorisations telles que vous souhaitez les accorder à votre délégué :
Les autorisations doivent être définies pour les fonctionalités suivantes de votre compte Outlook :
Votre calendrier
Vos tâches
Votre boîte de réception
Vos contacts
Vos notes
Pour chacune des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, vous devez choisir le type d'autorisations que vous accordez à votre délégué :
Aucune autorisation
Autorisations d'un simple relecteur (droit de lire/consulter les éléments)
Autorisations d'auteur (droit de lire et de créer des éléments)
Autorisations de rédacteur (droit de lire, créer et de modifier des éléments)
- Dans la fenêtre Délégués, cliquez sur OK.
- Une fois les atorisations attribuées, vous devez rendre visible le dossier racine de votre compte pour votre délégué. Pour cela, faites un clic droit sur le dossier racine de votre boîte de réception puis cliquez sur Autorisations du dossier.
- Dans l'onglet Autorisations d'accès, sélectionnez le nom de votre délégué. Dans l'encadré Autres, cochez la case Dossier visible puis cliquez sur OK.
Remarque
En rendant visible votre dossier racine pour votre délégué, vous rendez visibles TOUS les sous-dossiers de votre dossier racine. Si vous ne voulez pas que votre délégué voient certains sous-dossiers, après avoir rendu visible tout votre dossier racine, vous devez faire un clic droit sur le sous-dossier souhaité puis vous rendre dans les propriétés de celui-ci. Sous l'onglet Autorisations d'accès, vous pourrez alors ajuster les droits que vous accordez à votre délégué spécifiquement pour ce sous-dossier.
Définir les paramètres depuis le programme Outlook du délégué
- Ouvrez Microsoft Outlook.
Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte... puis, sous l'onglet Messagerie, cliquez sur le bouton Modifier.
Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
Sous l'onglet Avancé, cliquez sur le bouton Ajouter.
Dans la fenêtre Ajout d'une boîte aux lettres, saisissez le compte partagé à afficher dans Microsoft Outlook, puis cliquez sur OK. Dans la dernière fenêtre encore ouverte cliquez enfin sur OK.
Complétez vos saisies en cliquant sur Suivant > Terminer.
Votre boîte de réception est alors ajoutée au programme Outlook de votre délégué et ce dernier peut y accéder selon les droits que vous lui avez attribués dans la première phase de cet article.