5S : augmenter sa productivité avec la méthode des 5S

Trop souvent, les conditions qui règnent au travail ne sont pas propices à obtenir les meilleures performances. Il y a du désordre, il faut du temps pour mettre la main sur les bons outils et il arrive même que des ressources soient inutilement gaspillées. Pour remédier à cela, beaucoup d’entreprises mènent des opérations de rangement sporadiques sur le modèle du « ménage de printemps ». Cela peut aider à court terme, mais les vieilles habitudes finissent toujours par reprendre leurs droits.

C'est pourquoi il faut une meilleure méthode - une méthode cultivée aussi bien par les cadres que par les employés. C'est ce que propose la méthode des 5S, tout droit venue du Japon et de plus en plus populaire chez nous également (parfois rebaptisée méthode ORDRE). Le chiffre 5 fait référence aux cinq étapes à suivre pour instaurer un environnement de travail durablement favorable à la performance des employés. La particularité de la méthode des 5S réside dans le fait que la norme atteinte à un moment donné est toujours remise en cause et améliorée. Lisez la suite de cet article pour en apprendre davantage sur les 5S et sur le contexte de cette méthode.

La méthode des 5S est à classer sous le concept du « kaizen », qui représente une philosophie de vie et de travail japonaise. Le mot se compose de « kai », qui signifie « changement », et de « zen », qui veut dire « s'améliorer ». Il s'agit donc d'un changement continu en vue de s'améliorer. En français, on traduit généralement le terme par « amélioration continue ». Le kaizen n'est pas simplement un ensemble de méthodes et d'instructions pratiques, mais plutôt une vision particulière des conditions de vie, du lieu de travail et des processus de travail. Il désigne aussi la volonté de progresser soi-même et d'améliorer constamment son environnement et la qualité.

Une telle amélioration peut commencer à un petit niveau, par exemple en mettant un peu plus d'ordre sur son bureau. Plus largement, il faut rechercher chaque jour de nouvelles possibilités d'amélioration, ne jamais se satisfaire complètement des nouvelles évolutions et relever la barre en permanence. De cette manière, à terme, les étapes de travail seront réalisées plus efficacement et des ressources seront économisées ou utilisées à meilleur escient. Cependant, une telle mentalité ne peut aboutir que si la direction implique l’ensemble des employés et si ces derniers et leurs supérieurs directs sont prêts à accepter et mettre en pratique les suggestions d'amélioration.

La méthode des 5S est un concept parmi d'autres permettant d'appliquer l'approche kaizen décrite ci-dessus.

La méthode des 5S a été inventée par Taiichi Ōno, chef de production chez le constructeur automobile Toyota. Toyota se trouvait à un tournant au milieu du siècle dernier à cause d’un manque de ressources. Malgré une situation périlleuse, l’entreprise est parvenue à renouer avec le succès grâce à la méthode des 5S. Depuis cet événement, le concept des 5S a attiré l'attention du monde entier. Et même si beaucoup d’entreprises ne suivent pas consciemment la méthode des 5S, elles cherchent malgré tout à disposer d'un environnement de travail efficace et appliquent souvent sans le savoir certains principes de cette méthode de management. Mais que signifient concrètement ces 5S (ou ORDRE) ?

Souvent, le lieu de travail abrite un grand nombre d’objets qui servent rarement, pour ne pas dire jamais. En conséquence, personne ne s’y retrouve et le désordre s’installe. C’est pourquoi il faut supprimer l’inutile. Pour cela, il convient de répondre aux questions suivantes. Quels objets ou outils ne sont pas utilisés du tout et peuvent être débarrassés de façon permanente ? Quelles choses ne sont employées que rarement et doivent être rangées à un endroit plus adapté ? Supprimer l’inutile a aussi l’avantage de pouvoir recenser plus rapidement les ressources disponibles. Ce qui diminue le risque que des outils soient commandés à nouveau alors qu’ils sont déjà en stock.

Situer les choses découle directement du premier S (supprimer). La question qui se pose est de savoir suivant quel système les différents outils de travail doivent être classés et rangés. Tout outil a besoin d’une place fixe. Quel outil est utilisé fréquemment et par qui ? Quels outils doivent être accessibles à tout le monde ? Comment faire en sorte que les chemins d'accès aux ressources nécessaires soient le plus court possible ? Le système de rangement qui en résulte doit être consigné. Les étiquettes et autres signes de marquage permettent de rendre ce classement visible et compréhensible par tous. Les photos et dessins aident aussi à repérer les erreurs de rangement et y remédier dans les meilleurs délais.

Le meilleur système de rangement ne servira à rien si le lieu de travail n’est pas propre. Voilà pourquoi il faut dépoussiérer (nettoyer) le lieu de travail. Cela concerne également tous les équipements et autres outils qui peuvent être soumis à un contrôle ou un entretien. Si une quantité de poussière excessive ou un niveau d'usure anormalement élevé est constaté(e), alors les responsables doivent en analyser les causes. L'étape du nettoyage n'est certainement pas la plus populaire de la méthode des 5S, mais au final elle assure un meilleur climat de travail. Et si les locaux accueillent régulièrement des clients, la nouvelle propreté devrait en toute logique fournir de meilleurs résultats en matière de contact avec la clientèle également.

Le concept de « standardisation » de la méthode des 5S englobe deux idées différentes. D’une part, il s’agit de proclamer le niveau d’ordre et de propreté atteint au rang de norme (standard) et de s’engager à respecter cette norme. D’autre part, il s’agit d'indiquer comment atteindre cette norme. Ainsi, les étiquettes et autres signes de marquage peuvent assurer que le rangement des outils et matériels ne changera pas. Il est en outre possible de planifier quelles machines doivent être nettoyées et entretenues et à quelle fréquence. Des responsables peuvent aussi être désignés pour les différentes tâches et domaines. En plus de quoi des listes peuvent être dressées afin de guider les employés.

Enfin, la dernière étape consiste à pérenniser ce qui a été acquis en employant la rigueur que cela nécessite. Si des négligences sont commises, il importe d'y remédier au plus vite. Pour cela, des contrôles réguliers ainsi que l'engagement de chaque employé sont nécessaires. Le cycle complet des 5S doit être répété régulièrement afin de pouvoir réaliser de nouvelles améliorations. Shitsuke représente la cinquième étape, qui, suivant un agencement circulaire, ramène à la première. Mais il n'est pas rare qu'elle soit considérée comme le principe fondamental du système et soit donc placée au milieu du cycle 5S-kaizen pendant que les quatre autres gravitent autour d'elle.

Les étapes prises individuellement peuvent sembler faciles à appliquer au premier abord, mais dans la pratique elles ne sont pas exemptes de difficultés. En effet, pour réussir à mettre en œuvre une telle méthode de lean management 5S, tous les employés doivent jouer le jeu. Or, souvent, des résistances apparaissent au sein du personnel. Ces méthodes sont d’abord associées à un supposé effort supplémentaire et peuvent en outre être ressenties par certains employés comme une intrusion dans leur environnement de travail.

Il revient dans ce cas-là au supérieur hiérarchique d’informer en détail sur les méthodes 5S et kaizen et d’en indiquer les avantages concrets. Ceux-ci peuvent être résumés comme suit :

• L’ordre et la propreté augmentent le niveau de bien-être.
• Des ressources sont économisées et peuvent être employées à meilleur escient ailleurs.
• Les processus de travail sont exécutés de manière plus efficace et productive.
• Le transfert de poste de travail se déroule beaucoup plus simplement.
• Le risque d'accidents de travail est réduit.
• De l’espace est libéré, ce qui offre ensuite de nouvelles possibilités.

En présentant et en expliquant tous ces avantages, il est possible en général de convaincre plus d'employés des changements à venir. La direction doit bien faire comprendre que la méthode des 5S ne profite pas seulement à l'entreprise, mais à chaque employé. Pour que ce message soit bien reçu, il convient d’accorder une grande importance à la formation. Il faut parfois un certain temps pour que la méthode des 5S soit pleinement assimilée, néanmoins avec un peu de discipline et suffisamment de répétition les premiers effets positifs ne devraient pas tarder à apparaître. Dans tous les cas, il est conseillé aux supérieurs de montrer l’exemple. C’est le seul moyen d’obtenir un succès durable.

La méthode des 5S comporte cinq étapes :

• Supprimer l’inutile
• Situer les choses
• Scintiller (faire)
• Standardiser les règles
• Suivre et progresser

Bien que ces principes aient été élaborés initialement pour l'industrie manufacturière, ils peuvent être appliqués de manière universelle à n’importe quel lieu de travail. L’objectif est de créer un cadre de travail ordonné et productif. Pour ce faire, les supérieurs doivent faire preuve d'exemplarité, mais également convaincre leurs employés des bienfaits de la méthode avant de l'appliquer.

Le degré de rigueur avec lequel la méthode est appliquée doit être décidé en concertation avec le personnel. Une démarche isolée de la direction n'est en aucun cas judicieuse. Il faudra un certain temps pour que les différentes étapes soient fermement ancrées dans le quotidien de l'entreprise, mais cela en vaut la peine. Depuis son succès au Japon, la méthode des 5S est appliquée dans de nombreuses entreprises partout dans le monde, non sans raison.