Configurer le Réceptionniste IA
Valable pour Réceptionniste IA (Momentum AI).
Votre interlocuteur personnel Réceptionniste IA répond aux appels 24 heures sur 24, assiste immédiatement vos clients et soulage votre équipe de manière fiable.
À l'aide de notre assistant d'installation, nous vous guidons à travers la première installation en seulement quatre étapes. La dernière étape est un appel test. Vous pouvez ainsi faire vos premières expériences avec le Réceptionniste IA avant de l'adapter à vos besoins.
Commencer la configuration
Condition préalable
- Vous avez un contrat pour le Réceptionniste IA IONOS. Si vous n'avez pas encore de contrat correspondant, vous pouvez vous informer sur la page produit IONOS et commander directement le produit.
- Connectez-vous à votre compte IONOS.
- Dans la barre de titre, cliquez sur Menu > AI Frontdesk.
- Dans l'aperçu des contrats, cliquez sur Administrer dans la tuile du contrat souhaité. L'interface de configuration s'ouvre.
- Cliquez sur Commencer pour lancer la configuration.
Étape 1 : Extraire le contenu du site Web
Dans un premier temps, le Réceptionniste IA apprend les informations de base sur votre entreprise afin de pouvoir répondre aux questions des clients.
Remarque
Si vous n'avez pas encore de site Web ou si vous ne souhaitez pas encore l'indiquer, vous pouvez passer cette étape en sélectionnant l'option correspondante. Vous pouvez effectuer l'extraction ultérieurement à tout moment.
- Saisissez votre domaine dans le champ prévu à cet effet (par exemple : mon-site-web.fr).
- Cliquez sur le bouton Extraire.
L'IA va maintenant extraire les informations importantes de votre entreprise. Ce processus peut prendre 2 à 3 minutes.
Étape 2 : Personnaliser le message d'accueil
Définissez ici la manière dont votre assistant doit accueillir les appelants.
- Formulez un message d'accueil adapté à votre entreprise.
Attention
Pour un fonctionnement conforme à la législation, le Réceptionniste IA doit impérativement s'identifier en tant qu'IA lors du message d'accueil et faire référence à votre déclaration de protection des données.
Exemple : "Bonjour, je suis Rita, une Réceptionniste IA. Vous trouverez des informations sur la protection des données sur notre site Web. Comment puis-je vous aider aujourd'hui ?".
Vous trouverez de plus amples informations relatives à la protection des données ainsi qu'un élément de texte pour votre déclaration de protection des données dans l'article du Centre d'Assistance Complément important pour votre déclaration de protection des données.
- Cliquez ensuite sur Suivant.
Étape 3 : Configurer les résumés d'appel
Pour que vous soyez toujours informé(e) des interactions avec vos clients, le Réceptionniste IA peut vous envoyer par e-mail des résumés des appels téléphoniques passés.
- Saisissez l'adresse e-mail souhaitée (par ex. jean.dupont@mon-site-web.fr).
- Cliquez sur Suivant pour passer à la dernière étape.
Étape 4 : Effectuer un appel test
La dernière étape consiste en un appel test obligatoire. Cet appel test vous permet de vérifier la configuration et le fonctionnement du Réceptionniste IA .
Cliquez sur le bouton Appel test. La fenêtre Appel test s'ouvre et une connexion est établie. Le numéro de téléphone de votre nouvel assistant s'affiche dans cette fenêtre (par exemple : +33123456789).
- Pour mettre fin à l'appel, cliquez sur Raccrocher. Il vous sera ensuite demandé d'évaluer l'appel test.
- Évaluez l'appel test et cliquez sur Suivant.
Conclusion et prochaines étapes
Dès que vous avez effectué l'appel test avec succès, le message Configuration initiale terminée s'affiche. Votre Réceptionniste IA est maintenant prêt à l'emploi.
Un clic sur le bouton Continuer la configuration vous mène à la page de configuration générale. Vous pouvez y adapter en détail le comportement du Réceptionniste IA pour votre utilisation précise.
Pour effectuer d'autres appels tests, nous vous recommandons d'utiliser la fonction Appel test disponible sur la page de configuration. Cela vous permettra, le cas échéant, de ne pas entamer votre quota, car les appels passés via cette fonction sont gratuits. Vous trouverez plus d'informations concernant la fonction Appel test dans l'article du Centre d'Assistance Effectuer un appel test.
Important pour le démarrage : Nous vous recommandons de commencer par vérifier les contenus extraits de votre site Web. Vous vous assurez ainsi que l'IA travaille dès le départ avec des informations correctes.
Paramètres avancés
Sur la page de configuration, vous disposez entre autres des paramètres avancés suivants. Utilisez les instructions en lien pour vous informer en détail :
- Langue, voix et comportement : Personnalisez la personnalité et le style de conversation.
Personnaliser la langue, la voix et le comportement - Connaissances de l'entreprise : Gérez les contenus extraits de votre site Web, ajoutez des informations et des détails supplémentaires de manière ciblée.
Saisisr et gérer les connaissances de l'entreprise - Contacts, transferts d'appel et résumé par e-mail : Définissez quand et à qui les appels doivent être transférés.
Gérer les transferts, les contacts et les résumés par e-mail - Demandes : Définissez des demandes complexes, par ex. pour les cas d'assistance.
Configurer les demandes - Prise de rendez-vous : Permettez à votre Réceptionniste IA de réserver des rendez-vous directement pendant l'appel.
Configurer la prise de rendez-vous avec Cal.com
Configurer la prise de rendez-vous avec Calendly - Intégrations API : Intégrez le Réceptionniste IA à d'autres applications, par exemple à des systèmes CRM, à d'autres outils de calendrier et de réservation ainsi qu'à des systèmes de marketing et de support/ticketing.
Configurer les intégrations API - Widget pour site Web : Intégrez le Réceptionniste IA à votre site Web.
Mettre le Réceptionniste IA en service
Si vous êtes satisfait(e) de la configuration et des tests, vous pouvez mettre le Réceptionniste IA à la disposition de vos clients.
Pour savoir comment cela fonctionne, ce à quoi vous devez faire attention et comment intégrer votre Réceptionniste IA dans votre infrastructure téléphonique existante, consultez l'article du Centre d'Assistance Mettre le Réceptionniste IA en service.