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Réceptionniste IA : Configurer la réservation de rendez-vous avec Calendly

Valable pour Réceptionniste IA (Momentum AI).

Le Réceptionniste IA de IONOS vous permet non seulement de répondre aux appels, mais aussi d'automatiser entièrement la réservation de vos rendez-vous. Grâce à la connexion à l'outil de planification de rendez-vous Calendly, votre Réceptionniste IA est en mesure de vérifier les disponibilités en temps réel et de réserver des rendez-vous directement pendant l'appel.

Conditions préalables

  • Vous êtes client(e) IONOS et disposez d'un des contrats suivants :
    Réceptionniste IA M
    Réceptionniste IA L
    Réceptionniste IA Flex Pro
    Réceptionniste IA All-Flat Advanced
  • Vous disposez d'un compte utilisateur actif chez Calendly.

Étape 1 : Accéder à l'interface de configuration

  • Connectez-vous à votre compte IONOS.
  • Dans la barre de titre, cliquez sur Menu > AI Frontdesk.
  • Si une liste des contrats s'affiche, cliquez sur Administrer sur la tuile du contrat souhaité.

Etape 2 : Activer la prise de rendez-vous avec Calendly

Pour que le Réceptionniste IA puisse prendre des rendez-vous en votre nom, il a besoin d'une autorisation d'accès à votre calendrier. Vous lui accordez cette autorisation via une clé API (également connue sous le nom de jeton d'accès personnel) que vous créez et enregistrez ci-dessous.
 

Attention

La clé API donne accès aux fonctions de votre calendrier. Traitez-la donc de manière confidentielle, comme un mot de passe, et ne la communiquez pas à des personnes non autorisées. Si jamais la clé venait à être divulguée à des personnes non autorisées, vous pouvez à tout moment la supprimer de votre compte Calendly et en générer une nouvelle.

  • Dans l'interface de configuration, développez la section Prise de rendez-vous.
  • Sous Autres fournisseurs, sélectionnez l'option Calendly.
  • Cliquez sur le lien Créer une clé API. Une nouvelle fenêtre de navigation s'ouvre, qui vous mène directement aux paramètres API de votre compte Calendly.
  • Si vous n'êtes pas encore connecté(e), vous devez d'abord vous connecter avec vos données d'accès Calendly.
  • Pour créer la clé API, cliquez sur Automations > Integrations & apps > API and webhooks dans l'interface Calendly. Cliquez ensuite sur Get a token now ou sur Create a token dans la section Personal access tokens.
    • Selon la version de Calendly, le menu peut être différent. Vous trouverez des instructions détaillées et toujours actuelles à ce sujet dans la documentation de Calendly.
  • Suivez les étapes de création du token et copiez le token créé dans le presse-papiers. Il s'agit de votre clé API.
  • Retournez à l'onglet du Réceptionniste IA IONOS et collez la clé dans le champ Clé API. Le système vérifie immédiatement la saisie. En cas de succès, une coche verte apparaît à gauche de la clé API.
  • Sous Types d'événements disponibles, sélectionnez par une case à cocher les rendez-vous que le Réceptionniste IA peut réserver pour vous.
  • Cliquez en haut à droite sur Enregistrer les modifications.
     

La connexion à Calendly est maintenant établie avec succès. Votre Réceptionniste IA a accès aux heures libres de votre calendrier et peut réserver directement pour vos appelants les types de rendez-vous que vous avez sélectionnés (par exemple "Rendez-vous de 15 minutes").

Remarque

Vos types de rendez-vous ne sont pas affichés ? Assurez-vous d'abord qu'ils ont été créés dans Calendly. Rechargez ensuite une fois la page IONOS.

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