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Configurer la prise de rendez-vous avec Google Agenda ou Microsoft 365

Valable pour Réceptionniste IA, Assistant de chat (Momentum AI).

En connectant Google Agenda ou Microsoft 365, votre assistant fixe de lui-même des rendez-vous pendant la conversation et les ajoute directement dans l'agenda connecté. Vos clients obtiennent ainsi un rendez-vous ferme pendant la conversation, sans que vous ayez à traiter manuellement les demandes. Pour cela, vous connectez le compte de votre fournisseur, puis vous définissez dans l’interface de l’assistant les créneaux horaires disponibles, les types de rendez-vous possibles et le calendrier dans lequel ils seront enregistrés. Cette fonctionnalité est disponible avec l' Assistant de chat et le Réceptionniste IA. Pour savoir quels produits et forfaits les incluent, consultez la section « Conditions préalables ». Les étapes suivantes vous expliquent comment établir la connexion et configurer la prise de rendez-vous.

Conditions préalables

  • Vous avez souscrit l'un des packs suivants :
    Assistant de chat IA (en tant que contrat distinct ou en complément d'un assistant téléphonique IA)
    Réceptionniste IA Flex Pro
    Réceptionniste IA ALL-Flat Advanced
    Réceptionniste IA M
    Réceptionniste IA L
  • Vous avez terminé la configuration initiale de votre assistant à l'aide de l'assistant de configuration.
  • Vous disposez d’un compte Google destiné à la gestion des rendez-vous.
  • Aucun autre outil de prise de rendez-vous (par exemple Cal.com ou Calendly) n’est encore connecté – un seul outil à la fois est actif par assistant.

Accéder aux paramètres de l'assistant

  • Connectez-vous à votre compte IONOS.
  • Dans la barre de titre, cliquez sur AI Frontdesk .
  • Si un aperçu des contrats s'affiche, cliquez sur Administrer en regard du contrat souhaité. Sinon, vous accédez directement à l'interface de l'assistant.
  • Ouvrez la section Prise de rendez-vous. C'est ici que vous effectuez tous les réglages suivants.

Choisir un outil de réservation

Dans la section Prise de rendez-vous, commencez par sélectionner votre outil de prise de rendez-vous.

Cliquez sur la vignette Google Agenda ou Microsoft 365.

Remarque

Un seul outil de réservation peut être associé à un assistant à la fois. Pour en changer, vous devez d'abord supprimer l'outil associé.

Synchroniser les calendriers

Vous pouvez intégrer Google Agenda et Microsoft 365 via la boîte de dialogue de connexion de chaque fournisseur. Seule cette connexion unique diffère. Vous pouvez ensuite configurer tous les autres paramètres (horaires d'ouverture, types de rendez-vous et association de vos calendriers) de la même manière pour les deux fournisseurs. Une fois la connexion établie, les calendriers du compte associé s'affichent automatiquement dans la section Calendriers. Vous n'avez pas besoin de les ajouter un par un.

Connecter Google Agenda
  • Cliquez sur la vignette Google Agenda. La fenêtre de connexion Google s'ouvre.
  • Dans la fenêtre Sélectionner un compte, choisissez le compte Google avec lequel vous souhaitez gérer vos rendez-vous. Cliquez sur Utiliser un autre compte pour vous connecter avec un autre compte.
  • Dans la boîte de dialogue d'autorisation, vérifiez les droits d'accès dont dispose l'assistant sur votre compte Google, puis confirmez en cliquant sur Autoriser. Cette autorisation est nécessaire pour que l'assistant puisse créer et gérer des rendez-vous dans votre agenda. Cliquez sur Annuler pour interrompre la connexion.

Une fois la confirmation effectuée, votre compte Google est connecté.

Se connecter à Microsoft 365
  • Cliquez sur la vignette Microsoft 365. La fenêtre de connexion Microsoft s'ouvre.
  • Dans la fenêtre Sélectionner un compte, sélectionnez un compte déjà configuré ou connectez-vous via Utiliser un autre compte .
  • Dans la boîte de dialogue Autorisations requises, les droits d'accès accordés à l'assistant, puis confirmez en cliquant sur Accepter. Cette autorisation est nécessaire pour que l’assistant puisse créer et gérer des rendez-vous dans votre agenda. Cliquez sur Annuler, vous interrompez la connexion.

Une fois la confirmation effectuée, votre compte Microsoft 365 est connecté.

Définir les horaires d'ouverture

Les horaires d'ouverture définissent la plage horaire pendant laquelle les rendez-vous sont pris. Votre assistant ne prendra des rendez-vous que pendant cette plage horaire. Tant que vous n'avez pas sélectionné de jour de la semaine, l'option Toujours fermé est activée et votre assistant ne prendra aucun rendez-vous.

  • Dans la section Disponibilité, cliquez sur Modifier les horaires d'ouverture. Une fenêtre de configuration s'ouvre.
  • Cochez la case correspondante pour chaque jour de la semaine souhaité (du lundi au dimanche). Dès qu’un jour est coché, des champs de saisie pour l’heure de début et de fin s’affichent (par défaut : 09h00–17h00), que vous pouvez modifier. Les jours non cochés restent sur Fermé.
  • La fonction Ajouter une plage vous permet de définir plusieurs plages horaires par jour, par exemple pour exclure la pause déjeuner.
  • Sous Fuseau horaire, sélectionnez le fuseau horaire approprié (par exemple Paris) afin que toutes les indications horaires soient correctement interprétées.
  • Enregistrez vos horaires d'ouverture à l'aide du bouton situé dans la fenêtre.

Remarque

Pour la prise de rendez-vous avec Google Agenda et Microsoft 365, seul le fuseau horaire défini dans cette fenêtre s'applique. Il existe certes un paramètre du même nom dans la section Assistant et langue – lorsque le Réceptionniste IA est activé, cette section s'intitule Langue, voix et comportement –, mais celui-ci n'a aucune incidence sur ces deux outils de prise de rendez-vous. Il détermine notamment l'heure que votre assistant indique lors de la conversation. Réglez tout de même les deux sur le même fuseau horaire afin que les informations fournies lors de la conversation et les rendez-vous pris correspondent.

Dans la même fenêtre, sous le fuseau horaire, se trouve la section Exceptions dédiée aux règles spéciales applicables aux jours fériés ou à certaines périodes. Cliquez sur + Ajouter une exception, sélectionnez une date, puis définissez des horaires différents ou marquez le jour comme Fermé. Les exceptions existantes s'affichent sous À venir ou Passées avec leur nombre respectif et peuvent être supprimées individuellement.

Créer des types de rendez-vous et les affecter à des calendriers

Les types de rendez-vous vous permettent de définir quels types de rendez-vous votre assistant peut prendre, par exemple une consultation ou un soin. Dans cette même fenêtre, vous pouvez également indiquer, pour chaque type de rendez-vous, dans quel calendrier il doit être enregistré.

  • Dans la section Types de rendez-vous, cliquez sur + Ajouter un type de rendez-vous.
  • Sous Intitulé du rendez-vous, attribuez-lui un nom explicite.
  • Dans le champ Détails du rendez-vous, saisissez les informations pertinentes telles que les tarifs, les prestations ou le déroulement, afin que l'assistant puisse répondre directement aux questions pendant l'entretien.
  • Indiquez la durée du rendez-vous dans le champ Durée (minutes) (par défaut : 30 minutes).
Autres paramètres de rendez-vous

Les Paramètres avancés vous permettent également de contrôler les conditions de réservation : le délai maximal en jours (combien de temps à l'avance la réservation est autorisée), une marge avant et après en minutes (temps entre deux rendez-vous) ainsi qu'un délai minimal en minutes (à quel délai la réservation est autorisée).

Dans la section Données à recueillir , vous définissez les informations que l’assistant recueille lors de l’entretien de réservation. Le nom du client est toujours enregistré. Vous pouvez ajouter d’autres informations telles que le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou des questions personnalisées via + Ajouter une question. Pour chaque question, vous pouvez définir à l’aide d’un bouton si elle est obligatoire. Pour une question personnalisée, vous devez également fournir une brève instruction indiquant ce que l’assistant doit demander.

Attribuer un calendrier

Pour qu'un rendez-vous pris soit enregistré au bon endroit, sélectionnez le calendrier de destination pour chaque type de rendez-vous.

  • Dans la fenêtre du type de rendez-vous, ouvrez la section Agenda et cliquez sur Sélectionner un agendac. La liste affiche les agendas de votre compte connecté, accompagnés de leur fuseau horaire respectif.
  • Sélectionnez l'agenda dans lequel ce type de rendez-vous doit être enregistré.
  • Enregistrez le type de rendez-vous en cliquant sur Enregistrer.

Le nouveau type de rendez-vous apparaît ensuite dans la liste et peut être modifié à tout moment.
 

Gérer le calendrier

Dans la section Calendrier, le compte associé apparaît sous forme d'entrée distincte, avec le nom du fournisseur, l'adresse du compte et les calendriers qui y sont associés. Cliquez sur + Connecter un agenda pour associer un autre compte du même fournisseur. Cliquez sur l'icône de la corbeille à côté de l'entrée pour dissocier un compte associé.

Enregistrer les modifications

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en haut à droite. Tant que vous n'avez rien modifié, le bouton Aucune modification est grisé.

La prise de rendez-vous est désormais opérationnelle : dès qu’un calendrier est connecté et que les horaires d’ouverture, au moins un type de rendez-vous ainsi qu’un calendrier associé sont disponibles, votre assistant connaît les créneaux disponibles dans votre calendrier et réserve les types de rendez-vous configurés pour vos clients pendant l’appel – via n’importe quel canal que vous avez configuré.

Pour tester vos paramètres, engagez une conversation avec l’assistant.

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