Réceptionniste IA : Gérer le transfert et les contacts

Pour Réceptionniste IA

Dans la zone de configuration Transfert et contacts, vous gérez de manière centralisée tous les contacts pour les transferts d'appels et les notifications par e-mail. Vous y définissez également les règles pour le transfert. Vous vous assurez ainsi que les appels sont transférés à la bonne personne si nécessaire et que tous les collaborateurs concernés reçoivent des résumés de conversation.

Condition préalable

Vous avez terminé la configuration initiale de votre Réceptionniste IA avec l'assistant de configuration.

Accéder à la zone de configuration

Connectez-vous à votre compte IONOS.
Dans la barre de titre, cliquez sur Menu > Réceptionniste IA. L'interface de configuration s'ouvre.

Cliquez sur la section Transfert et contacts.

Gérer les contacts

Dans la partie supérieure de cette zone, vous créez les contacts auxquels le Réceptionniste IA doit transférer des appels ou envoyer des résumés.

Comment ajouter un nouveau contact :

Cliquez sur + Ajouter un contact.
Saisissez le nom, le service et une description du contact.
Si la personne doit pouvoir recevoir des transferts d'appels, saisissez le numéro de téléphone correspondant dans le champ Transfert d'appels et cochez le paramètre Activer le transfert d'appel .
Si la personne doit recevoir des résumés d'appels, saisissez l'adresse e-mail correspondante dans le champ Résumé par e-mail et cochez le paramètre Recevoir le résumé des appels par e-mail.
Cliquez sur Appliquer.

Remarque

Vous pouvez enregistrer pour chaque contact à la fois une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Ainsi, la même personne peut à la fois recevoir des renvois d'appel et des résumés par e-mail.

Instructions de transfert d'appel

Dans la partie inférieure de cette zone, vous définissez les cas dans lesquels le Réceptionniste IA doit transférer les appels vers les contacts créés ci-dessus.

Définissez la condition en langage naturel. Si vous configurez plusieurs transferts, vous pouvez vous référer au service saisi dans les informations de contact de chaque personne pour les différencier.

Exemples :

"Renvoie les appels avec des questions sur les factures vers le service de comptabilité"
"Renvoyer les appels avec des questions sur les remises au service des ventes"

Résumés des appels

Les contacts configurés pour les résumés reçoivent un e-mail par appel, qui contient les informations suivantes :

Nom
Société
Numéro de téléphone
Adresse e-mail
Contact pour le rappel
Contact vers lequel l'appel a été transféré
Demande de renseignement
Résumé de l'appel

Remarque

Vous pouvez également consulter ces résumés dans la zone de configuration de votre Réceptionniste IA. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Historique des appels en haut à droite.

Enregistrer les modifications

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer et appeler pour tester immédiatement vos modifications lors d'une conversation gratuite avec le Réceptionniste IA.