Supprimer les emails en tant qu'Officier de Protection des Données

Cet article explique comment supprimer des emails en tant que délégué à la protection des données.

Les emails qui se trouvent dans les archives d'emails ne peuvent être supprimés que par le délégué à la protection des données.

Un responsable de la protection des données est un leader dans le domaine de la sécurité des entreprises, comme l'exige le règlement général sur la protection des données (GDPR) ou d'autres règlements similaires. Il ou elle est responsable du suivi de la stratégie de protection des données d'une entreprise et de sa mise en œuvre pour assurer la conformité avec les exigences du GDPR. Ce rôle ne peut être attribué que par les administrateurs des archives d'emails.

Informations importantes sur la suppression des emails

Pour qu'un email soit supprimé dans les archives d'emails, il doit être marqué pour suppression en utilisant le processus de vérification correspondant. Pour ce faire, l'option Marqué pour examiner et suppression doit être sélectionnée lors de la création du processus de révision. Les emails ayant le statut "Suspension Juridique" ne peuvent pas être supprimés.

Dès que le délégué à la protection des données reçoit une demande de suppression d'emails, il peut vérifier ces emails. Si le délégué à la protection des données décide qu'un ou plusieurs emails ne doivent pas être supprimés, il peut les retirer du processus de suppression.

Avant d'effacer des emails, le délégué à la protection des données doit indiquer le motif de l'effacement. Pour des raisons de conformité, cette information est incluse dans les journaux d'audit.

Attention

Si les emails sélectionnés sont supprimés, ils ne peuvent pas être restaurés.

Marquer les emails pour les supprimer

  • Si vous êtes titulaire d'un compte, administrateur ou responsable de la protection des données, connectez-vous à Archivage d'emails.

  • Dans la barre de navigation à gauche, cliquez sur Conformité et ensuite sur eDécouverte.

  • Cliquez sur Recherche sauvegardée.

  • Cochez la recherche souhaitée.

  • Cliquez sur Note de l'évaluation.

La fenêtre Créer un processus de'examen s'ouvre.

  • Sélectionnez l'option Marquer pour examiner et suppression (DPO).

  • Facultatif : entrez une remarque.

  • Cliquez sur Créer.

Supprimer les emails

Pour supprimer des emails en tant que délégué à la protection des données, veuillez procéder comme suit :

  • Connectez-vous à Archivage d'emails.

  • Dans la barre de navigation à gauche, cliquez sur Conformité et ensuite sur Processus de vérification.

  • Choisissez le processus de vérification approprié. Il est marqué par la note Marquer pour suppression.

  • Pour lancer le processus de suppression, cliquez sur Commencer la suppression.

  • Saisissez un motif de suppression.

  • Facultatif : Activez l'option Me notifier par email quand la suppression est achevée.

  • Cliquez sur Accord.

    Le processus de suppression sera ajouté à la file d'attente.

Exclure les emails du processus de suppression

Pour vérifier les emails qui ont été marqués pour suppression et les exclure du processus de suppression, procédez comme suit :

  • Dans la barre de navigation à gauche, cliquez sur Conformité et ensuite sur Processus de vérification.

  • Cliquez sur les trois points à droite du processus de révision souhaité.

  • Cliquez sur Marquer pour suppression.

  • Ouvrez le message souhaité qui est marqué pour la suppression.

  • Pour désélectionner le message, cliquez sur Garder le message.

Vous trouverez de plus amples informations ici :

Utiliser le processus de vérification