Enregistrer automatiquement les pièces jointes des e-mails

HiDrive offre la possibilité d'enregistrer automatiquement les pièces jointes des e-mails. Avec la fonction Importation par email, vous pouvez définir les dossiers dans lesquels vous souhaitez que les pièces jointes des e-mails soient automatiquement stockées. Chaque dossier est lié à une nouvelle adresse e-mail générée à cet effet. Dans cet article, nous vous montrons comment configurer cette fonction.

Exemple d'utilisation : Vous recevez régulièrement par e-mail des factures sous forme de fichiers PDF. Si vous fournissez votre adresse HiDrive à des tiers, les fichiers qu'ils vous envoient seront automatiquement enregistrés dans le dossier que vous avez préalablement défini à cet effet dans votre compte HiDrive. De cette façon, tous les utilisateurs HiDrive ayant accès à ce dossier pourront accéder aux pièces jointes. Pour plus d'informations sur la façon de créer des dossiers communs dans HiDrive, veuillez vous référer à cet article.

Créer l'adresse e-mail pour l'Importation par email

Lorsque vous configurez la fonction Importation par email pour un dossier HiDrive, une adresse e-mail est automatiquement générée pour ce dossier. Avec la fonction Importation par email, chaque nouveau dossier que vous créez reçoit une nouvelle adresse e-mail, qui ne peut être modifiée.

Remarque

Les adresses e-mail configurées pour la fonction Importation par email ne peuvent pas être utilisées pour la communication e-mail ordinaire, car le contenu du message est supprimé et seule la pièce jointe est enregistrée.

Configurer la fonction Importation par email

Pour configurer la fonction Importation par e-mails, procédez comme suit :

  • Ouvrez l'application Web HiDrive dans votre navigateur internet.
  • Sélectionnez Personnel ou Conjoint dans la barre de menu de gauche.
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier existant. Un menu contextuel s'ouvre.
  • Facultatif : vous pouvez créer un nouveau dossier via le menu à trois points dans le coin supérieur droit.
  • Sélectionnez Créer l'importation par email.
  • Ajustez les options selon vos besoins (voir ci-dessous) et cliquez sur Créer.
Option Signification
Jours de validité Période de validité de l'adresse e-mail de téléchargement. Après cette période, plus aucune pièce jointe n'est enregistrée.
Écraser les fichiers existants Les fichiers existants sont écrasés par les pièces jointes de l'e-mail portant le même nom sans confirmation.
Accusé de réception à l'expéditeur Un avis de réception est envoyé à l'adresse e-mail qui utilise l'adresse électronique de Importation par e-mail.
Notification de réception à ... L'adresse e-mail enregistrée dans les paramètres de HiDrive est informée des pièces jointes nouvellement ajoutées. L'adresse e-mail est stockée via le menu HiDrive sur le côté gauche : Administration : Paramètres > Données utilisateur
Créer un sous-dossier par expéditeur Pour chaque expéditeur d'e-mail, un sous-dossier est créé dans lequel ses pièces jointes sont stockées.

Modifier ou supprimer les paramètres de Importation par email

  • Ouvrez l'application Web HiDrive dans votre navigateur Internet.
  • Sélectionnez Importation par email dans la barre de menu de gauche. Tous les dossiers HiDrive pour lesquels Importation par email est activé sont affichés.
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les dossiers pour lesquels Importation par email est déjà configuré. Un menu contextuel s'ouvre.
  • Sélectionnez Éditer l'Importation par email.
  • Cliquez sur Paramétrages.
  • Modifiez les paramètres de Importation par e-mails selon vos besoins.
  • Complétez vos entrées avec Sauvegarder.

L'option Supprimer l'lmportation par email se trouve dans le même menu contextuel que celui du point 3. Cette option vous permet de supprimer le dossier dans lequel les pièces jointes d'une adresse e-mail particulière sont automatiquement stockées. Toutefois, les pièces jointes déjà stockées dans ce dossier sont conservées.


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