Ecrire un rappel de paiement : utiliser des modèles professionnels

Les créances non payées, qu’on appelle plus simplement dettes, menacent la solvabilité d’une entreprise. Plus vous avez de factures impayées, plus cela pose des problèmes de liquidité. Des créances non payées élevées n’entraînent pas que des pertes d‘intérêts significatives. Si des créances non payées sont compensées avec des prêts, cela engendre des coûts supplémentaires. Les entreprises cherchent donc des moyens d’éviter les créances non payées, comme des frais exceptionnels par exemple. Cela se fait généralement dans le cadre d’un processus de rappel de paiement juridique, où les clients n’ayant pas payé ou partenaires commerciaux sont conseillés et appelés à respecter la loi. Si des mesures extrajudiciaires ne produisent pas de résultat, les entreprises ont la possibilité de faire des réclamations en vertu d’une ordonnance judiciaire pour la procédure de paiement.

Nous vous présentons dans cet article comment réclamer le paiement de vos factures ouvertes de manière professionnelle. Déjà en dehors des procédures juridiques, il convient d’adopter une approche correcte : ce point est d’une importance capitale. Une telle mise en garde est en général une condition préalable à une poursuite judiciaire. Un comportement souverain et sérieux permet en outre d’éviter ces procédures judiciaires.

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Rappeler un paiement : la meilleure pratique

L’objectif du rappel de paiement comme instrument de gestion des créances est de réduire les dettes et éviter les pertes de créances. Un rappel professionnel doit se soucier de la fidélisation des clients. Cela se reflète aussi bien dans le ton abordé que le nombre de rappels envoyé pour demander le paiement d’une performance au client. La base juridique pour les rappels est établie par l’article L.441-6 du code de commerce, modifié par la loi 2008-776 du 4 août 2008.

Les concepts juridiques centraux pour ces documents sont la date d’échéance et le retard.

L‘échéance

Le prérequis d’un rappel de paiement est une obligation contractuelle, qui permet à une entreprise d’exiger le paiement d’un produit ou performance vendu à un client. Cette obligation est généralement établie par un contrat (contrat de vente par exemple). En somme, les créances non payées ne peuvent être collectées au cours du processus de rappel de paiement que si la somme est revendiquée, que le remboursement comporte une échéance, et s’il a été précisé dans le contrat aux deux parties au préalable.

Exemple:

Jean Dupont veut empierrer son puis et achète une tonne de graviers ainsi que trois palettes. Il reçoit donc une facture. Un objectif de paiement est défini dans le contrat dans les deux semaines après livraison de la marchandise. Le magasin de bricolage livre cette marchandise le jour suivant et remplit ainsi son obligation contractuelle. Le client, Jean Dupont, est donc obligé à payer le montant de la marchandise dans le délai indiqué.

Si le débiteur manque de fournir la prestation convenue dans le contrat dans le délai imparti (par exemple 14 jours après livraison, le créancier a le droit de la réclamer.

En résumé

Le terme juridique échéance caractérise le moment jusqu’auquel le créancier doit payer le montant de la performance apportée par le débiteur.

Retard

Si le débiteur constate un retard de paiement, il peut demander une compensation au créancier sous forme d’intérêt.

Conseil

Le rappel sert de cadre pour appliquer des pénalités de retard.

Les étapes à suivre

Rappel de paiement simple : ce qu’il faut éviter

La première étape consiste à envoyer un rappel de paiement extrajudiciaire, un préalable non obligatoire. Vous pouvez certes assigner votre client en justice ou bien envoyer une lettre de mise en demeure, mais ceci est plus risqué qu’il n’y parait. En effet, la cause d’une créance manquante est inconnue à ce stade et peut consister en un simple oubli ou problème technique entraînant un retard ou un manquement. De bonnes relations avec vos clients sont essentielles et vous risqueriez d’en perdre si vous en accusez certains à tort. Une simple lettre de relance permet de déterminer la raison de la créance manquante, comme une difficulté financière ponctuelle par exemple. De telles absences de paiements sont souvent dues à des erreurs ou inadvertances, mais cela ne vous empêche pas de refuser de nouvelles commandes d’un tel client par précaution, le temps que toutes ses factures soient payées.

En plus d’agacer votre client avec des menaces, pressions ou réactions disproportionnées au regard d’Un paiement manquant, l’envoi de relances répétées et agressives peut être puni par la loi (dans le cadre d’une contravention de 4ème classe). Par ailleurs, menacer de dénoncer le client sur une base de données ou de divulguer des informations pour recevoir un document ou un paiement constitue un acte de chantage. Cela peut valoir à une entreprise qui exercerait de telles pratiques 5 ans d’emprisonnement et jusqu’à 75 000 euros d’amende. Si la menace venait à être exécutée, l’amende peut aller jusqu’à sept ans d’emprisonnement et 100 000 euros d’amende.

Communiquer un impayé à un tiers relève d’une atteinte à la vie privée, peu importe si il s’agit d’entreprises partenaires ou de membres de votre famille. Faire passer un rappel de paiement pour un document judiciaire ou d’huissier (où l’on exige au client de payer une certaine somme par exemple) est aussi passable d’un an d’emprisonnement et de 15 000€ d’amende. De même, accompagner un rappel de paiement d’un en-tête d’un tiers, tel qu’un huissier, avocat, etc. ) est illégal.

La première lettre de relance

Cette lettre constitue souvent la première étape d’une demande de paiement. Comme évoqué précedemment, inutile de mentionner des sanctions juridiques ou lois en vigueur. La seule référence que vous pouvez utiliser est celle de vos conditions générales de vente, acceptées par le client. Rappelez simplement la somme à payer.

En somme, vous pouvez indiquer la somme à payer, ainsi que les pénalités de retard correspondantes. La date de réalisation de la performance ou de la vente (livraison par exemple) peut également être mentionnée, tout comme la nature, la quantité ou la teneur des biens livrés ou de la prestation correspondant à la créance manquante.

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Modèle de lettre de relance por Word

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Lettre d’avertissement

Si la simple lettre de relance permet dans la plupart des cas de régler le litige en question, la rédaction d’une seconde lettre, plus ferme mais cordiale, peut s’avérer nécessaire.

L‘objectif de cette seconde lettre est de préciser que si le paiement n’arrive toujours pas, l’entreprise sera obligée de faire appel à un mandataire de recouvrement (avocat, société de recouvrement, huissier). Cette éventualité pousse souvent le créancier à respecter ses obligations.

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Mise en demeure

Ce courrier est votre dernier moyen de récupérer la somme exigée. Elle permet d’initier des poursuites judiciaires. En revanche se document ne peut occasionner de saisies. Pour que la lettre soit valable devant la justice, elle doit comprendre des mentions obligatoires et prendre une forme spécifique.

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