Etablir une facture rectificative ou une annulation de facture

Il serait pratique de supprimer simplement la facture et d’en émettre une nouvelle. Toutefois, cela n’est pas possible. En effet, si les factures sont numérotées de manière chronologique, c’est notamment pour permettre à l’administration fiscale de s’assurer que des factures n’ont pas été omises. La numérotation continue des factures est donc obligatoire. Autrement, vous pouvez être sujet à des pénalités. Service-public.fr stipule donc clairement :

« En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée ».

Vous pouvez par conséquent corriger une facture (rectification de facture), établir une nouvelle facture qui fera référence à celle annulée (facture rectificative et annulation de facture) ou, envoyer une lettre de crédit (l’avoir).

Lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit, ce sont les facture fournisseurs qui font en grande partie l’objet de vérification. Sur la masse de documents, il serait un exploit de ne faire aucune erreur. En effet, dans la pratique, il est courant de trouver de petites coquilles par-ci, et ou de gros oublis par là. Parfois, on découvre ces erreurs seulement des années plus tard. Alors comment s’y prendre ? La correction de facture ou l’annulation de facture ne peut venir que de la partie qui fournit la prestation. Votre client ne peut pas entreprendre seul cette démarche et effectuer les modifications lui-même. Le document qu’il pourrait établir seul n’aurait pas effet pour l’administration fiscale.

Votre client vous a retourné les marchandises ? Vous avez omis des montants ou oublié une mention obligatoire dans votre facture ? Rédigez tout simplement une correction de facture à votre client. Quelques obligations concernant sa forme sont toutefois de rigueur.

Obligations pour une facture en bonne et due forme

Quelles informations doivent être stipulées dans une facture conforme ? Le site du gouvernement fait le tour des mentions obligatoires devant figurées sur votre facture. Parmi les éléments clés, on trouve notamment :

✔ Le nom complet et l’adresse de votre entreprise

✔ Les coordonnées de l’acheteur avec l’adresse du siège social de l’entreprise et son numéro SIREN

✔ Le numéro d’identification à la TVA (où exception est toutefois établie pour un montant inférieur ou égal à 150 €)

✔ la date d’émission de la facture

✔ la date d’effet de la vente ou prestation

✔ le numéro de facture (à apposer sur chaque page de la facture), qui ne pourra être utilisé qu’en référence à cette facture

✔ Désignation et quantité de l’objet ou de la prestation commandé(e)

✔ Prix hors TVA, taux de TVA (pour chaque objet si un taux de TVA différent s‘applique) et montant total HT et TTC

✔ Frais annexes éventuels (transport, emballage, etc.)

✔ les réductions de prix accordées (par ex. rabais, ristournes etc.)

✔ dans le cas d’un avoir, l’inscription « avoir »

Si l’une de ses données manque, il est recommandé d’établir une correction de facture. En effet, si le fisc note une erreur ou omission, une amende de 15 euros par élément peut s’abattre sur vous (amende fiscale toutefois plafonnée au quart du montant total du document). Il ne vous reste alors plus qu’à espérer que cette omission ne se limite qu’à une seule facture… Si vous notez une légère coquille ou des fautes d’orthographe minimes, nul n’est besoin de s’inquiéter en revanche. Règle générale : lorsque la signification de chacun des éléments est claire et sans ambiguïtés, une correction de facture ne s’impose pas nécessairement.

Pour une correction de facture, deux points sont à considérer avec attention. D’une part, vous devez dresser une facture corrigée avec un nouveau numéro de facture ; d’autre part, votre document doit faire explicitement référence à la facture corrigée.

Si la facture a déjà été comptabilisée, établir un document rectificatif ne va plus être suffisant. En effet, deux étapes s’imposent à vous dans ce cas : tout d’abord, vous devez annuler la facture de départ, puis seulement vous pouvez rédiger une nouvelle facture. Vous pouvez donc procéder comme ci-dessous.

Annulez la facture d’origine en établissant une facture rectificative avec un montant négatif. Le montant revient donc à zéro. Faites bien attention à ce que la facture rectificative possède également son propre numéro. Afin de pouvoir la classer avec l’original, pensez aux éléments suivants :

✔ Le numéro initial de facture

✔ La date de la facture d’origine

Ensuite, établissez une nouvelle facture selon les règles de l’art et attribuez-lui le numéro qui suit chronologiquement comme pour n’importe quelle facture. Dans l’objet, il est fortement recommandé de faire référence au numéro de la facture d’origine. Cela permettra à l’administration fiscale de suivre et comprendre l’ensemble du processus.