Attribuer un numéro de facture : les points d’attention
Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires d’une facture énoncées par la loi. Les textes juridiques exigent la présence d’un numéro de facture dans cette dernière, élément indispensable accompagnant une offre, prestation de service, etc.
Une exception est en vigueur pour les transactions d’un montant inférieur ou égal à 25€ TTC, avec lesquelles l’émission d’une facture n’est pas obligatoire.
Quel est le but d’un numéro de facture ?
Un numéro de facture continu doit assurer que chaque facture est unique et correspond à un processus commercial clair et précis. Cela permet à l’administration fiscale ainsi qu’à l’entreprise d’obtenir un suivi des transactions.
Si un entrepreneur ne peut pas fournir les factures émises dotées d’un numéro de facture, cela peut compromettre la véracité de la comptabilité toute entière de l’entreprise du point de vue du fisc. C’est une manière pour le fisc d’éviter les fraudes et d’examiner les factures d’une société plus facilement et de manière exhaustive.
Pour l’entrepreneur, c’est aussi simplement un moyen de trier ses transactions commerciales de manière claire et de pouvoir tenir une comptabilité fiable. Nous rappelons qu’une facture doit être conservée par l’entrepreneur pendant au moins dix ans, qu’il s’agisse de l’original ou d’une copie.
Ces numéros de facture doivent respecter le principe d’une séquence chronologique continue sans interruption. Cela signifie que plusieurs numéros ne doivent en aucun cas être similaires. Une facture doit être émise à un instant T et ne peut donc pas être ajoutée ultérieurement. De plus, aucun numéro de la suite ne doit manquer.
Cependant, vous pouvez émettre des séries de numéros de factures distinctes avec des systèmes de numérotation différents si votre activité le justifie : divers sites de facturation, diverses catégories de clients (comme distinguer votre clientèle de la sous-traitance par exemple).
Le numéro de facture doit être présent sur toutes les pages de cette dernière si elle en comporte plusieurs.
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Quelle forme de numérotation ?
Votre numérotation ne doit pas nécessairement débuter par 1 si vous ne souhaitez pas communiquer à vos clients que vous émettez vos premières factures. Elle peut donc commencer par 1050 ou 10000 par exemple. Un préfixe temporel définissant l’année (2017- 0001) ou encore l’année et le mois (2017-06-0001) par exemple vous facilite la tâche au regard du respect de l’obligation d’archivage. Une entreprise peut par exemple recommencer cette suite du début si elle y inscrit la date en préfixe, car la séquence respecte le principe de chronologie et d’unicité. La première facture de 2017 pourrait ainsi être 2017-01-0001 et la première de l’année suivante 2018-01-0001.
Un préfixe non temporel peut être utilisé lorsque l’activité ou les conditions le justifient. La numérotation peut être effectuée par séquences distinctes dotés de systèmes propres (si vous avez différents sites de facturation, etc.).
Si vous émettez un volume important de factures, nous vous recommandons l’utilisation d’un logiciel de facturation fiable ou encore d’un programme de comptabilité.
Que faire en cas d’erreur sur des numéros de facture ?
Des numéros de facture incorrects conduisent à des irrégularités dans la série de numéros et doivent être corrigés afin d’assurer que la comptabilité soit compréhensible en cas de contrôle du fisc. L’erreur la plus problématique est de présenter un numéro de facture deux fois. Inscrivez au préalable un justificatif de vos factures manquantes là où elles devraient se trouver. Là encore, un logiciel de facturation vous permet d’éviter des erreurs préjudiciables.
Il ne faut en aucun cas supprimer une facture car cela créerait un « trou » dans votre séquence. Pour annuler une facture, vous pouvez en créer une d’un montant négatif équivalent, afin que la différence des deux corresponde à zéro. Pour les mêmes raisons, vous ne pouvez pas supprimer une facture et réutiliser le numéro pour une autre.
Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.
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