Éléments et mentions obligatoires d’une facture

Il est important pour les entrepreneurs de présenter des factures sans défauts pour éviter des conflits juridiques avec un client ou avec le fisc. De plus, une facture en bonne et due forme vous permet de percevoir la TVA déductible sur vos achats. Ceci permet à un commerçant de récupérer une bonne partie de la TVA à payer. Cette somme est déduite par l’Etat. Elle est calculée en soustrayant les taxes d’achat du montant de TVA à payer.

Pour faire valoir ce processus de déduction d’impôt par l’Etat, il faut bien entendu présenter des factures en bon état et incluant toutes les mentions obligatoires. Nous vous expliquons dans ce guide quels éléments composent une facture et ce à quoi il faut faire attention pour la réalisation de cet écrit.

Que doit contenir une facture ? Les mentions obligatoires d’une facture

Une facture est un document écrit dans lequel le commerçant détaille et liste les produits ou services destinés au client en échange d’une certaine somme, également indiquée.

Les informations indiquées sur le site officiel de l’administration française ne doivent en aucun cas manquer sur une facture :

✔ nom complet et l’adresse de l’entreprise proposant la performance, ainsi que celui et celle de son destinataire
date de l’émission de la facture
numéro de facture
date de la vente d’un ou de plusieurs produits ou services
numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client s’il s’agit aussi d’un commerçan
Description détaillée du/des produit(s) ou service(s)
Prix unitaire hors TVA, prix global hors TVA ou taux horaire hors TVA
Majoration du prix si c’est le cas (transport, emballage, etc.)
Taux TVA applicable
Rabais, remises, ristournes
Moment de la livraison
Somme à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Voici maintenant une énumération des obligations en vigueur lors d’une émission de facture pour un professionnel :

Date ou délai de paiement accordé
Taux de pénalités de retard de paiement
✔ Mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement

Quant aux mentions particulières à faire apparaître :
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » pour centres de gestion ou associations agréées
✔ « Autoliquidation » (indiquer qu’il s’agit d’un montant hors taxe)
✔ Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie

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Date de livraison ou de la prestation de service

Indiquez pour ce point la date à laquelle le produit ou le service est livré/effectué. Cette date est d’autant plus importante pour une prestation de service car elle désigne le moment de sa réalisation, ou de la date à laquelle elle prend fin. Vous pouvez annoncer cette date de livraison dans le bon de livraison de la commande. Si vous ne pouvez pas encore avoir d’idée précise de ce moment, vous pouvez annoncer un rendez-vous prévisionnel.

Numéro de facture

Un numéro de facture doit contenir une ou plusieurs séries de chiffres. Ce numéro unique de facture sert à l’identification de cette dernière. Les combinaisons de chiffres et de lettres sont aussi permises.

Exemple

Vous pouvez utiliser une série comme ci-dessous pour un numéro de facture et utiliser vos propres codes :

Rg.-Nr.: I-1205-M-1234-17

Explication : Le « I » peut représenter « intérieur », le chiffre « 1205 » le numéro de facture, « M » le lieu de livraison (Marseille), et le nombre « 1234 » le numéro de facture. Le dernier nombre, « 17 », peut représenter par exemple l’année 2017. 

Il est important que la facture suivante ait « 1235 » comme numéro de facture.

Quantité et type de livraison / Etendue et type de performance

Faites attention à bien lister tous les articles séparément et à inclure une description du type de bien. Vous pouvez pour cela utiliser des noms de catégories tels que « Meubles bureau ». Des termes trop généraux ne suffiront pas cependant. Les prix doivent bien aussi être indiqués pour chaque article (hors taxe et toutes taxes comprises).

Note

si des acomptes sont déduits, vous devez indiquer cela séparément sur la facture et marquer « acompte pour performance à fournir ». Si vous connaissez déjà cette date, vous devez l’indiquer.

Rémunération, montant de l’impôt et taux d’imposition

La rétribution (montant net et brut de la facture), l‘impôt (montant) et le tauxd’imposition doivent être listés séparément sur la facture. Si le destinataire de la performance reçoit une exemption de taxes, la facture doit le mentionner avec précision (en indiquant l’article ou la performance concernée). Cela vaut également pour les diminutions de contre-prestations, comme des rabais, escomptes et bonus.  

Régimes fiscaux spéciaux

Les entreprises de petites tailles, micro-entreprises, autoentrepreneurs et répondants aux conditions d’un régime fiscal spécial (comme un chiffre d’affaires ou CA inférieur à 82 000€ par exemple) peuvent bénéficier d’un régime réel simplifié en matière de TVA. Cependant, depuis le 1er janvier 2015, ce régime n’est valable que si le montant de TVA exigible ne dépasse pas 15 000€ au cours de l‘année. Il existe par ailleurs des régimes d’imposition spécifiques adaptés à différents besoins concernant la TVA :

  • franchise de base (Chiffre d’affaires < 82 800 euros ou 33 100 euros)
  • régime réel simplifié (CA HT entre 82 800€ et 788 000€ pour les commerçants et entre 33 100 et 238 000€ pour les sociétés non commerciales)
  • régime réel normal (déclaration mensuelle de TVA ou trimestrielle si la TVA due annuellement est inférieure à 4 000€)

Avec ce premier forfait, vous n’êtes pas obligés de déclarer ou payer cette taxe au fisc, mais vous ne pouvez pas non plus facturer la TVA à vos clients. Concernant le second régime, vous n’avez qu’à vous acquitter du paiement de deux acomptes annuellement, ce qu’on appelle le RSI en TVA.

Note

si les informations relevant de l’imposition ne sont pas obligatoires pour certaines entreprises, elles ne doivent tout de même pas oublier les autres mentions obligatoires d’une facture, qui restent obligatoires.

Devoir de présentation et de conservation des factures

Une facture doit être émise au plus tard six mois après l’exécution de la performance ou la livraison du produit. Elle doit être conservée pendant 10 ans.

Alternatives à la facture

Il existe aussi des cas particuliers pour lesquels il est possible de se passer d’une facture. C‘est le cas des avoirs, acomptes, prestations partielles et titres de transport.

Livraisons en Europe

Il y a aussi une exemption d’impôts pour les livraisons en Europe. Une telle facture présente les mêmes exigences formelles qu’au niveau national. Vous devez toutefois faire attention à quelques mentions obligatoires supplémentaires :

  • Le numéro d’identification fiscal de votre entreprise et de l’entreprise destinataire (s’il s’agit d’une entreprise)
  • Une allusion à l’exemption d’imposition comme « livraison intracommunautaire exonérée d’imposition » par exemple.

Erreurs fréquentes lors de la présentation de factures

De nombreuses erreurs peuvent survenir sur des factures. Une déduction d’impôt (TVA déductible) peut vous être refusée si des erreurs sont présentes sur la facture correspondante. Voici les erreurs les plus fréquentes sur des factures :

Absence d’une mention obligatoire ou erreur

Si vous ne tenez pas compte des mentions obligatoires évoquées plus haut sur votre facture, vous ne remplissez pas les conditions minimales imposées par le fisc. Vous profitez de cette déduction d’impôt si votre facture comporte toutes les indications nécessaires. Les fautes d’orthographe qui ne déforment pas le sens ne vous interdisent cependant pas le droit à cette déduction d’impôt. Si vous faites une erreur sur le numéro d’identification, cela peut en revanche mener à des problèmes. 

Taux d’imposition trop faible ou trop élevé

Si vous indiquez un taux d’imposition trop haut ou trop élevé, cela peut mener à des problèmes de calcul importants. C’est pourquoi il faut faire attention à fournir des données exactes. Si vous faites état d’une imposition trop élevée, vous devez ensuite la payer au fisc. Votre client quant à lui ne peut pas utiliser un taux d’imposition excessif pour sa déduction d‘impôts.

A l’inverse, un taux d’imposition trop bas a aussi des conséquences. Si l’entreprise gagne de l’argent au moment du paiement de l’impôt, le destinataire peut également utiliser ce taux trop bas pour retirer la taxe en amont au taux indiqué.

Fausses factures

Si une facture a été émise sans qu’une livraison n’ait été effectuée, on peut parler de fausse facture. C’est aussi le cas lorsque l’émetteur n’est en réalité pas un entrepreneur. Le fisc se réserve le droit d’interdire la déduction d’impôt du destinataire.

Conseil

vérifiez minutieusement vos factures car seules celles répondant aux normes pourront être exploitées par le fisc ainsi que vous en cas de conflit avec un client. Cela vaut aussi bien pour les factures écrites sur papier que pour des factures électroniques.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.