Tout d’abord, il faut s‘intéresser à la construction générale de l’offre. Inévitablement, le logo de l’entreprise doit être inséré afin que le client puisse immédiatement vous identifier. Le logo fait en effet partie de l’identité visuelle de votre entreprise, il doit donc avoir une place de premier rang.
Bien sûr, des informations de base doivent figurer sur votre proposition commerciale : cette dernière doit immanquablement comporter le nom de votre entreprise (avec sa forme juridique et son adresse), votre nom et prénom et les coordonnées de votre client. Vous aurez besoin d’un numéro d’offre et d’un numéro client. Très important aussi : le lieu et la date à laquelle la proposition est envoyée.
En titre, définissez le statut de votre proposition et son propos. Adressez-vous à votre client en utilisant son nom. Ainsi vous montrez votre respect envers votre interlocuteur et favorisez une image professionnelle.
Le texte de l’offre doit être le plus court possible, et contenir des paragraphes compacts d’un maximum de 4 lignes. Présentez ici votre offre au client. Ensuite, détaillez votre proposition de la manière la plus claire possible. Cela peut faire l’objet d’un tableau ou d’une énumération.
Afin que le client puisse bien comprendre votre proposition, il est nécessaire d’établir un calcul détaillé du montant total de votre offre : en trouvera notamment les prix unitaires, des sous-totaux, les frais de livraison et la TVA. De plus, IONOS vous conseille de spécifier une durée de validité de l’offre afin de clarifier pour quelle période de temps ces conditions sont valables.
L’offre tient idéalement sur une page. Néanmoins, l’ensemble des informations ne peut pas toujours être inséré sur une seule et même page. Si vous devez détailler considérablement votre offre, n’hésitez pas à la prolonger sur une deuxième page, plutôt que de risquer de semer des doutes chez votre interlocuteur en compactant les informations.