Rédiger une proposition commerciale : les points d’attention

Les entreprises ont besoin de remplir les carnets de commandes pour générer un revenu. Les propositions commerciales permettent de répondre aux demandes des clients ou, dans le cadre d’une prospection, d’attirer l’attention sur vos offres. Pour établir une proposition de manière écrite, il est important de faire attention à quelques impératifs : cette dernière va en effet constituer la base de la relation commerciale entre vous et vos clients.

Il est indéniable que le critère majeur qui va pousser à adhérer à une offre ou à s’en détourner va être son rapport qualité-prix. Néanmoins, il est possible d’augmenter vos chances de conclure une transaction en formulant finement votre proposition, et en suivant quelques conseils sur le contenu, la structure et les formulations de votre offre. Un document précis et structuré de manière claire permet de véhiculer une image professionnelle et augmente les probabilités que votre interlocuteur se décide pour votre proposition.

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Etablir un devis irréprochable : pourquoi est-ce si important ?

Rédiger une proposition commerciale fait partie du quotidien de nombreuses entreprises. Les indépendants aussi dans leur grande majorité doivent formuler des offres. En effet, en établissant une proposition commerciale, le but est de remplir son carnet de commandes et d’assurer ainsi ses revenus. Il s’agit de la pierre angulaire de toute activité. Par conséquent, il est opportun de créer des modèles pour optimiser vos chances de réussir dans votre démarche.

Soumettre une offre écrite va vous permettre de vous assurer la meilleure des sécurités juridiques. Contrairement à l’accord oral, elle permet de clarifier tous les aspects de la transaction et de pouvoir s’y référer formellement. En effet, cela permet de se mettre d’accord de manière bien plus formelle que par un accord oral. En règle générale, une offre va être factuelle et va viser à préciser les services et les coûts. C’est essentiel car l’offre va constituer la base du contrat d’achat final qui sera scellé entre l’acheteur et vous. Le contrat sera seulement conclu une fois l’offre adoptée, la commande correspondante passée, et enfin la confirmation de commande délivrée.

Rédiger une proposition : de quoi s’agit-il ?

Avant d’établir une offre, il est important de communiquer avec son client potentiel. Une discussion orale est en effet plus simple et plus rapide que de négocier les conditions de l’offre par écrit. Cet échange direct vous permet en outre de comprendre plus facilement les besoins et désirs de vos clients et donc par la suite de les convaincre. Autre avantage il est toujours possible d’offrir un meilleur parcours client, appelé également customer journey.

Si vous en êtes à aborder les détails de l’offre avec votre client, la conclusion d’un accord semble palpable. Cela indique en effet que le client est réellement en train de considérer votre offre. Pour augmenter vos chances, il est important de répondre à ses demandes et souhaits de la manière la plus exhaustive possible en vous demandant tout d’abord à quoi votre offre peut lui servir. Quel produit ou service correspond le mieux à ses attentes ? Par ailleurs, les conditions générales vont jouer un grand rôle, en définissant entre autres les conditions financières et les délais de commande pour votre partenaire commercial. Vous pouvez alors rédiger une proposition attractive calibrée pour lui, avec des arguments solides pour le convaincre que votre offre est la meilleure des options.

Formuler une proposition commerciale : comment faire ?

Il est donc nécessaire de dresser une vue d’ensemble des aspects importants de la commande. Elle vous permettra de trouver plus facilement des arguments déterminants qui pousseront vos clients vers l’acte d’achat. De plus, cet aperçu, qui peut être concrétisé sous forme de liste, peut vous aider à structurer votre offre de manière logique. Pour vous aider, les questions suivantes peuvent vous orienter dans votre démarche :

  • Pourquoi mon client a-t-il besoin de ce produit ou service? Quel est son objectif ?
  • Quels avantages pouvez-vous offrir à votre client et comment se démarquer de la concurrence ?
  • Quelle est la durée de validité de votre offre ?
  • Le client doit-il s’attendre à des coûts supplémentaires à venir ?
  • Quel mode de paiement est le plus judicieux : paiement comptant, échéances ou dates clés suivant l’avancement du projet ?

Grâce à ces éléments centraux, vous pouvez commencer à rédiger votre offre.

Conseil

La réalisation et l’envoi d’offres (et de lettres commerciales en général) sur ordinateur et par Internet se sont généralisés : grâce à l’envoi de mail et à la numérisation, il est maintenant possible d’éviter les montagnes de dossiers et le désordre dans vos papiers. De plus, il est plus facile et rapide de retrouver des dossiers grâce aux recherches ciblées. Internet offre par ailleurs de nombreuses possibilités de créer des propositions commerciales. 1&1 IONOS vous aide par exemple avec son programme de comptabilité en ligne non seulement à établir vos propositions mais surtout à organiser de nombreuses tâches quotidiennes pour gérer facilement vos comptes.

Structure et éléments d’une offre

Tout d’abord, il faut s‘intéresser à la construction générale de l’offre. Inévitablement, le logo de l’entreprise doit être inséré afin que le client puisse immédiatement vous identifier. Le logo fait en effet partie de l’identité visuelle de votre entreprise, il doit donc avoir une place de premier rang.

Bien sûr, des informations de base doivent figurer sur votre proposition commerciale : cette dernière doit immanquablement comporter le nom de votre entreprise (avec sa forme juridique et son adresse), votre nom et prénom et les coordonnées de votre client. Vous aurez besoin d’un numéro d’offre et d’un numéro client. Très important aussi : le lieu et la date à laquelle la proposition est envoyée.

En titre, définissez le statut de votre proposition et son propos. Adressez-vous à votre client en utilisant son nom. Ainsi vous montrez votre respect envers votre interlocuteur et favorisez une image professionnelle.

Le texte de l’offre doit être le plus court possible, et contenir des paragraphes compacts d’un maximum de 4 lignes. Présentez ici votre offre au client. Ensuite, détaillez votre proposition de la manière la plus claire possible. Cela peut faire l’objet d’un tableau ou d’une énumération.

Afin que le client puisse bien comprendre votre proposition, il est nécessaire d’établir un calcul détaillé du montant total de votre offre : en trouvera notamment les prix unitaires, des sous-totaux, les frais de livraison et la TVA. De plus, 1&1 IONOS vous conseille de spécifier une durée de validité de l’offre afin de clarifier pour quelle période de temps ces conditions sont valables.

L’offre tient idéalement sur une page. Néanmoins, l’ensemble des informations ne peut pas toujours être inséré sur une seule et même page. Si vous devez détailler considérablement votre offre, n’hésitez pas à la prolonger sur une deuxième page, plutôt que de risquer de semer des doutes chez votre interlocuteur en compactant les informations.

Contenu et formulation d’une offre

En principe, le texte sert à introduire votre offre au client. Mettez ici en valeur les avantages et les aspects positifs de votre proposition commerciale. Le but est de convaincre vos clients potentiels que leur commande sera dans les meilleures mains chez vous.

Essayez de trouver au moins une grande caractéristique qui va permettre de distinguer votre offre. Pour les produits, vous pouvez attirer l’attention par exemple sur la qualité des matériaux, le traitement ou encore les conditions de production. En ce qui concerne les services, vous pouvez mentionner la prise en charge que vous proposez si elle s’avère particulièrement convaincante, ou encore souligner la disponibilité constante du service client.

Si votre produit a suscité des commentaires ou des avis clients, vous pouvez les citer dans votre offre (en spécifiant les noms, l’entreprise et la position de la personne). Le ton de la proposition ne doit toutefois pas être élogieux. Les exemples servent simplement à montrer à vos clients que d’autres personnes ont déjà opté pour votre solution.

Trouvez des arguments forts pour faire adhérer votre client potentiel. Il est judicieux de s’attaquer sans détours aux besoins individuels de vos clients et d’éviter d’utiliser un jargon technique : le contenu doit rester compréhensible pour tous. Les répétitions sont par ailleurs à éviter à tout prix, car elles pourraient témoigner de la faiblesse de vos propos.

Concevoir une offre : quels sont les éléments incontournables ?

Afin que la relation commerciale démarre sur de bonnes bases, il est important de bien nommer les contenus et d’être minutieux.

  • La précision avant tout : décrivez vos produits ou services de la manière la plus exacte possible afin qu’il n’y ait pas de malentendu. Si votre offre est limitée dans le temps, indiquez clairement la période.
  • Quantité et prix : les délais et coûts ne sont pas toujours donnés clairement dans les offres. Si vous octroyez une réduction à votre client ou un autre avantage (une baisse de prix est toujours bien perçue), confirmez-le par écrit et mettez-le en valeur (en barrant par exemple le prix initial au profit du nouveau montant). De même, spécifiez clairement et simplement les coûts additionnels éventuels auxquels le client peut s’attendre à devoir assumer par la suite. Il est inutile de réserver des mauvaises surprises à votre client et d’entacher de cette manière votre relation.
  • Délais de production et de livraison : indiquez le temps nécessaire pour fabriquer le produit et le livrer. Si vous ne pouvez pas estimer clairement le délai car il s’agit d’un projet de long terme, parlez-en directement au client et essayez de trouver une solution d’un commun accord.
  • Coûts de livraison et d’emballage : les coûts d’envoi doivent également être explicites. Profitez de cette mention pour spécifier notamment le type d’envoi.
  • Frais annexes de gestion : si vous devez vous rendre chez le client ou passer une nuit dans une ville spécifique générant des frais supplémentaires, vous pouvez détailler ces derniers dans votre offre afin qu’ils soient pris en charge par le client.
  • Conditions de paiement : il est fortement recommandé de fixer une date de paiement et un moyen de paiement. Pour les projets de long terme, il est possible de détailler les étapes du projet et les montants correspondants à régler.
  • Conditions générales et tribunal compétent en cas de litige : si votre entreprise dispose de CGV, joignez-les à votre offre. Il est préférable de répéter toutefois les conditions s’appliquant spécifiquement à votre offre dans le corps de texte de l’offre. Par ailleurs, vos conditions générales de vente doivent clairement établir le tribunal qui sera compétent si vous vous retrouvez confronté à un litige avec le preneur.
  • Lieu d’exécution, réserve de propriété, droit d’utilisation du produit final : indiquez clairement où la commande est effectuée et quand le preneur sera en pleine possession de la commande (ce qui est souvent après paiement intégral).
  • Procédure en cas de problème (mauvaise livraison, défaut de paiement…) : même sans mauvaise intention de la part de l’acheteur, les complications peuvent très vite arriver. C’est pourquoi, il est nécessaire de stipuler des clauses formelles pour définir les obligations des deux parties.

Si établir un devis solide prend du temps, le travail en vaut toutefois la peine, car il pourra servir de modèle pour toutes les autres offres à venir. La structure globale pourra en effet être reprise et seuls les éléments relatifs à votre client et à sa demande devront être adaptés. N’ayez donc pas peur de passer beaucoup de temps sur votre première mouture. Vous aurez ensuite un modèle à portée de main qu’il vous suffira de personnaliser. Vous consacrerez ensuite votre temps uniquement à customiser l’offre pour votre client, ce qui est néanmoins essentiel pour la réussite de votre transaction.

Afin de gagner du temps, vous pouvez partir d’exemples disponibles sur Internet. Notre Digital Guide propose des modèles : en effet, vous trouverez dans notre article dédié aux propositions commerciales professionnelles, des modèles à télécharger gratuitement (en format Word ou Excel).

Etablir un devis : la checklist

Les éléments constituant votre proposition commerciale sont limités ; il est donc important de ne pas être hors sujet et de ne pas s’égarer. La liste ci-dessous rappelle les points clés de la démarche pour s’assurer de ne pas passer à côté du but recherché :

  • Répondre au mieux aux besoins et désirs du client ainsi qu’à son intérêt pour la commande.
  • Faire apparaître les avantages de l’offre et se distinguer ainsi de la concurrence.
  • Clarifier chaque aspect et permettre à tout interlocuteur de comprendre l’offre sans ambiguïté, en restant le plus concis possible.
  • S’adresser personnellement à son interlocuteur afin qu’il se sente concerné et non noyé dans une masse.
  • Indiquer le prix avec et sans taxes.
  • Spécifier la durée de validité de l’offre.
  • S’assurer de la justesse de toutes les informations, données et chiffres inscrits afin de pouvoir affirmer que chaque détail est valide.

Envoi de votre offre et bilan

L’une des grandes qualités requises pour concevoir une offre est la réactivité : plus vous rédigez rapidement votre proposition commerciale et plus vous aurez de chances que votre travail soit récompensé. Dans l’idéal, l’offre doit être envoyée au client dans les 24 heures qui suivent sa demande.

A la suite de l’envoi, il est avisé de laisser du temps à votre destinataire pour qu’il puisse la considérer et prendre sa décision. Etre insistant ou pressant pourrait le dissuader à accepter votre offre. Si vous n’avez toujours pas de retour après un certain temps, contactez l’interlocuteur clé de la transaction. Le temps nécessaire avant de relancer un client, afin de ne pas paraître trop pressant, dépend du type de commande (laps de temps fréquent : 1 à 2 semaines).

Si votre offre a été refusée, essayez d’en connaître les raisons. Souvent, le prix est déterminant, mais un refus peut résulter de bien d’autres facteurs. Votre interlocuteur n’acceptera pas toujours de vous donner les raisons de son refus. Vous pouvez par conséquent faire vérifier votre offre par un œil externe (en masquant les informations sensibles si besoin) qui vous permettra d’améliorer votre écrit pour les offres futures et d’augmenter vos chances de conclure des transactions.

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