Quand un client aborde un prestataire de services avec une demande concrète, ce dernier lui soumet généralement une offre commerciale ou un devis. Théoriquement, cette réponse qui est associée à une proposition de tarif pour la prestation demandée peut être réalisée oralement, par téléphone ou par email. Cependant, le moyen le plus sûr est la rédaction d’une offre écrite ainsi qu’une copie pour vos propres archives et documents. De cette façon, les deux parties disposent d’un support concret et à portée de main si jamais il y a une divergence ou une discussion pendant le processus commercial. Étant donné qu’une version écrite est juridiquement contraignante, un contrat est conclu lorsque l’intéressé accepte l’offre avec un ordre de commande où le contenu reste inchangé.
Il est d’autant plus important, en tant que prestataire de services, de consacrer du temps à la préparation et la création de propositions commerciales, qui doivent être correctement rédigées, complètes et juridiquement conformes. Ainsi, avec un nombre élevé de demandes, l’utilisation d’un modèle de lettre de proposition commerciale est devenue une pratique courante. Ces modèles prêts à l’emploi contiennent la structure de base avec les différentes parties nécessaires. Si les renseignements importants, comme le service proposé ou les coordonnées, doivent être remplis, il existe des espaces réservés que vous n’avez qu’à remplacer par les informations réelles. En général, les modèles de devis sont des documents Word ou Excel, mais il existe également des modèles pour d’autres programmes en dehors de la suite Office.