Modèles de factures : comment faciliter l’émission de factures

Il existe un nombre incalculable de possibilités pour gagner de l’argent avec des produits ou services, mais il n’existe qu’un seul chemin standard conforme pour exiger le paiement d’une prestation à votre client : l’émission d’une facture. Si vous êtes un travailleur indépendant ou responsable des finances d’une petite ou moyenne entreprise, vous devez vous soucier des informations de paiement à transmettre à vos clients pour votre activité.

Pour qu’une facture soit reconnue comme document commercial officiel par le fisc, il ne suffit bien entendu pas d’indiquer le montant exigible. Il y a une série de formalités à prendre en compte, qui complexifie la rédaction d’une facture. Plus la liste de commandes est longue, plus il sera long de concevoir votre facture si vous n’utilisez pas d’outils pour vous aider. Vous n’avez pas non plus absolument besoin d’un programme spécifique pour remplir les conditions nécessaires à l’émission d’une facture. Mais les modèles de factures préfabriqués et adaptables restent un moyen rapide et simple de faciliter votre comptabilité courante.

Qu’est-ce qu’un modèle de facture ?

Un modèle de facture est un Template préétabli contenant tous les éléments obligatoires et les bases pour compléter de nouvelles factures. Un modèle de la sorte vous fournit un exemple à compléter rapidement incluant déjà les informations des propriétaires ; il n’y a plus qu’à remplir les quelques espaces manquants, plutôt que de devoir continuellement recommencer à zéro. Une solution simple et répandue pour les modèles de factures est l’utilisation de documents Word ou Excel. Vous pouvez rédiger ces derniers vous-même, ou bien télécharger des modèles, souvent gratuits, pour le programme de bureautique de votre choix. Il existe aussi des modèles de factures pour d’autres programmes de bureautique tels que LibreOffice ou OpenOffice.

Le type de programme de bureautique à utiliser pour créer un modèle de facture dépend de votre activité : si vos factures ne demandent pas une mise en page sophistiquée, utilisez plutôt un programme de traitement de texte. Un programme de tableur conviendra mieux à des activités plus complexes. Ces tableurs offrent l’avantage d’afficher les prix unitaires et globaux de manière beaucoup plus claire. Ils permettent d’obtenir des résultats exacts, calculant automatiquement la TVA par exemple, si vous intégrez les fonctions correspondantes. Etant donné que les divers modèles de factures via les programmes de bureautique sont disponibles gratuitement sur Internet, leur utilisation est particulièrement intéressante pour les travailleurs indépendants ainsi que pour les petites et moyennes entreprises disposant d’un budget restreint.

A quoi ressemble un modèle de facture professionnel ?

Les modèles de factures professionnels se caractérisent par deux aspects : d’un côté, ils doivent être mis en page de manière claire afin que les clients les comprennent sans ambiguïté ; d’un autre côté, ils doivent aussi être complets du point de vue du contenu. Des informations incomplètes ou des oublis peuvent se transformer en problème en cas de contrôle du fisc, mettant en danger votre droit à une déduction d’impôt. Voici les mentions obligatoires devant apparaître sur une facture : 

  • Nom complet et adresse du fournisseur ou prestataire de service
  • Données de contact (nom et adresse) complètes du destinataire
  • Numéro de la facture et d’identification à la TVA
  • Date d’émission de la facture (date de création de la facture)
  • Quantité livrée et type de marchandise
  • Date de la livraison ou de la performance effectuée
  • Prix de la marchandise ou du service
  • Taux de TVA et montant correspondant
  • Somme à payer hors taxe

Vérifiez tout d’abord si les indications énumérées sont complètes et correctes, en particulier si vous recourez à un modèle pour vos factures.

Conseil

Il convient de recourir à un programme pour concevoir vos factures sur le long terme. Si cela signifie des frais supplémentaires, cela permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Contrairement à un modèle de facture avec lequel vous devez effectuer toutes les adaptations manuellement, vous vous épargnez de nombreuses étapes avec un tel programme, comme l’ajout des clients et des produits ou le calcul du montant de la TVA. Ces derniers seront en effet automatisés.

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Modèles de factures pour Word et Excel : comment les compléter ?

Pour mieux vous faire comprendre la structure et la fonctionnalité des modèles de factures avec Word et Excel, nous vous présentons les étapes nécessaires à leur utilisation.

Faites votre choix en fonction du programme avec lequel vous avez envie de travailler. Vous pouvez ainsi atteindre l’objectif souhaité plus simplement et rapidement, avec une facture conforme standard qui comprend à la fois les données correctes, complètes ainsi que les données client correspondantes. Ouvrez le document ainsi téléchargé via un double clic et effectuer cette série de modifications :

  1. Indiquez vos coordonnées ou celles de votre société en haut à gauche. Insérez les coordonnées du client juste en-dessous.

  2. Vous trouverez sur le côté un autre champ pour vos propres coordonnées et données de contact telles qu’un numéro de téléphone ou une adresse email. Si vous ne disposez pas d’une assistance ou de ces informations, effacez simplement les lignes correspondantes du modèle de facture.

  3. S‘en suit l’objet de la facture, que vous pouvez déterminer librement. A la place de la mention « facture »,  vous pouvez par exemple indiquer le numéro de facture ou des accords particuliers ou conditions.

  4. Vous trouvez sous l’objet, le champ pour le numéro de facture, le numéro du client (optionnel) et la date d’émission de la facture. Remplacez le numéro en exemple à tout prix et n’oubliez pas d’actualiser la date.

  5. La ligne suivante est prévue pour le texte de l’en-tête, dans lequel vous pouvez vous adressez directement au client.

  6. On inscrit ensuite la liste des articles et services, c’est la partie la plus importante d’une facture. Un tableau est à votre disposition pour cela, permettant d’élargir ou de raccourcir à volonté cette liste en ajoutant ou supprimant les lignes correspondantes. Entrez-y la description, le nombre de pièces ainsi que le prix unitaire et total de chaque produit ou service.

  7. Il s’agit ensuite d’indiquer la somme totale hors taxe ainsi que le montant TTC sous ce tableau.

  8. Le champ suivant permet d’indiquer la date de la livraison ou la date de la réalisation de la performance au client. Une autre indication typique est celle du délai de paiement accordé pour la facture.

  9. Le dernier élément d’un modèle de facture est le texte de bas de page. Il convient d’y inscrire vos coordonnées de contact, ainsi que les coordonnées bancaires nécessaires à vos clients pour effectuer le virement dû :
  1. Vous pouvez dorénavant enregistrer le modèle de facture et l’imprimer. Il est également possible d’enregistrer la facture en tant que PDF, si vous souhaitez l’envoyer par email.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.