Quand une entreprise veut demander de l’argent à ses clients pour des biens ou des services livrés, elle établit des factures client. Pour être contraignantes au sens juridique général et valables au niveau du droit fiscal, les factures client doivent toutefois répondre à des exigences spécifiques. Mais qu’est-ce qu’une facture client exactement ? Quelles informations doivent figurer dans ce document et quels autres éléments est-il bon d’insérer ?
Facture client : les factures clients d’une entreprise servent à lister les montants à payer pour les biens ou services livrés. Elles permettent donc de générer des revenus et font partie du processus comptable. Elles sont envoyées aux clients.
Une facture est définie comme facture client du point de vue de celui qui l’envoie et comme facture fournisseur du point de vue du destinataire. La base en est généralement un contrat conclu entre deux partenaires commerciaux dans lequel la livraison et le prix à payer ont été convenus (par exemple, un contrat d’achat). La facture a une fonction différente pour chacune des deux parties contractantes :
Les factures clients doivent par définition être établies par écrit. Elles doivent donc être soit imprimées et envoyées par la poste, soit envoyées numériquement par email. Une facture émise à l’oral n’est juridiquement pas contraignante.
Les factures clients ont une fonction importante en comptabilité. Elles sont utilisées pour émettre des créances sur les clients qui apparaissent alors à l’actif du bilan. Si les factures sont ensuite payées, les montants apparaissent comme des produits dans le compte de résultat. Cela vaut aussi bien dans la comptabilité simple que dans la comptabilité en partie double. Si un client a un retard de paiement, les factures clients servent également de base pour les rappels.
La facture client est également d’une importance capitale pour la taxe sur la valeur ajoutée. D’une part, elle sert à déterminer le montant de TVA que la société émettrice doit au bureau des impôts pour la livraison des marchandises ou du service convenu. Il est donc primordial d’indiquer la taxe sur la facture. Le moment où cette TVA doit effectivement être payée dépend de divers facteurs annexes. D’autre part, la facture peut servir de base à l’acquéreur pour récupérer au bureau des impôts la TVA payée au fournisseur.
Les entreprises à très faible chiffre d’affaires, comme les microentreprises, n’ont pas obligation de payer la TVA. Elles bénéficient en effet de conditions spéciales, regroupées sous le terme de franchise en base de TVA. Le site gouvernemental Service-Public détaille tout sur ce dispositif.
Pour qu’une facture client soit juridiquement contraignante, les entreprises doivent impérativement fournir des informations de base. Les renseignements suivants sont requis :
Les entreprises doivent donner de nombreuses informations permettant de les identifier. Ces informations sont d’autant plus utiles au destinataire qu’elles lui donnent les moyens de vérifier qu’il ne s’agit pas d’une entreprise frauduleuse. Voici la liste des informations à mentionner pour l’identification de votre entreprise :
Pour les montants inférieurs à 150 euros hors TVA, il est toutefois possible d’émettre une facture simplifiée. Il n’est par exemple pas nécessaire de faire figurer le numéro individuel d’identification de TVA. Les mentions obligatoires devant figurer sur les factures sont détaillées sur le site des Finances Publiques.
Dans le cas de factures émises à des particuliers, l’entrepreneur est également tenu de faire remarquer que le destinataire doit conserver cette facture pendant au moins deux ans.
En outre, il est courant de spécifier d’autres informations qui, bien qu’elles ne soient pas juridiquement contraignantes, s’avèrent très pratiques dans le cadre de transactions commerciales. Voici les informations qu’il est bon d’ajouter dans votre facture client :
Ces dernières informations sont courantes, surtout pour les entreprises qui envoient des factures et reçoivent des paiements en grand nombre. Elles aident à enregistrer correctement et rapidement les encaissements.
Bien entendu, il n’est pas interdit de donner davantage de précisions sur les factures, même simplifiées. Elles garantissent une clarté des informations et sont également très utiles pour le service client.
L’émission des factures clients n’est pas seulement utile pour toute entreprise – que l’on parle de PME ou de grand groupe. Elle est également exigée par la loi. Les prestataires ont en effet l’obligation d’émettre une facture client pour tout service égal ou supérieur à 25 € TTC. Manquer à cette obligation peut être passible d’une amende pénale de 75 000 €.
Depuis le 1er janvier 2018, une nouvelle loi est en vigueur afin de lutter contre la fraude à la TVA. Ainsi, les factures ne peuvent plus être émises avec le programme Excel pour ceux qui possèdent un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse, mais doivent désormais impérativement provenir d’un logiciel certifié et sécurisé. Pour savoir si cette disposition vous concerne, rendez-vous sur le site impots.gouv : quel est le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?.
Une facture client ne doit pas nécessairement s’appuyer sur un modèle précis. Dans la mesure où le document contient toutes les informations utiles de manière claire et lisible, les entreprises sont libres de concevoir leurs factures comme elles le sentent. Sur le plan visuel, les factures client peuvent donc largement s’écarter d’une entreprise à l’autre. Au sein d’une même entreprise, il est toutefois judicieux d’avoir une présentation uniforme, et de retrouver les éléments clés de votre charte graphique. Les couleurs ne seront ainsi pas choisies au hasard, et un logo est toujours le bienvenue. Vous pouvez facilement créer vos factures client vous-même à l’aide de programmes de bureautique classiques. Toutefois, vous trouverez également sur Internet de nombreux modèles prêts à l’emploi à télécharger.
Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.
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