La facture pro forma est principalement utilisée pour le commerce extérieur. Les transactions commerciales avec des pays tiers sont soumises à une obligation de déclaration. Si vous exportez des marchandises vers un pays hors de l’UE, vous devez déclarer leur valeur en douane. Cela vaut également lorsque la marchandise est exportée gratuitement pour le destinataire - par exemple pour le cas d’envois d’échantillons, de cadeaux, de dons ou d’une livraison de remplacement gratuite du fait de la garantie d’un produit ou par simple geste commercial.
Ainsi, une facture pro forma est émise pour servir aux douanes plutôt que comme facture commerciale. La déclaration fait état de la valeur des marchandises exportées et a donc une fonction purement informative.
De plus, la facture pro forma est utilisée comme copie préalable d’une facture commerciale. Par exemple, si le destinataire paie à l’avance. Dans ce cas particulier, la facture pro forma peut alors servir de demande de paiement.
Les factures pro forma sont également courantes pour les transactions traitées par lettres de crédit ou comme condition préalable à la délivrance de licences d’importation.