Voici comment créer le message d’absence parfait

Si vous partez en vacances ou que vous êtes malade et ne pouvez ou ne voulez pas être joignable par e-mail pendant cette période, une réponse automatique incluant un message d'absence du bureau est utile pour que vos contacts n'aient pas à attendre longtemps et inutilement une réponse. Une note d'absence du bureau est un texte concis qui transmet les informations les plus importantes : dans quelle période de temps vous n'êtes pas disponible, quand vos contacts peuvent s'attendre à une réponse, éventuellement la raison de l'absence et si nécessaire une touche personnelle. Une référence à une autre adresse e-mail, par exemple celle d'un collègue, est souvent utile, voire nécessaire.

Clairement : une bonne communication par email passe aussi par le message d’absence. Vous le définissez à l'aide de la fonction de réponse automatique de votre fournisseur de messagerie ou de votre programme de courriels : n'oubliez pas de le désactiver à votre retour !

Ce que contient une note d’absence du bureau dépend bien sûr du contexte. Alors que certaines entreprises s'attendent à une approche formelle, ailleurs, il peut être courant d'assouplir le texte avec de petits éléments personnels. En principe, cependant, une note hors bureau est impersonnelle parce qu'elle est automatisée. Comme souvent, c'est le son qui fait la musique. Après tout, vous ne voulez pas contrarier ou offenser quiconque essaie de vous contacter.

Bien sûr, vous pouvez vous fier à des modèles et des exemples lorsque vous rédigez une note d’absence. Mais comment formuler la note parfaite ?

Titre

Il est courant d’utiliser comme titre de votre message d’absence « absent du bureau » ou « out of office » en anglais. Ainsi, tout le monde remarque dès la réception du message automatique que vous n’êtes pas disponible.

Formule d’appel et de salutation

Commencez votre message d’absence par une salutation, formule de politesse, avec laquelle commencer votre note d’absence. Vous pouvez commencer par remercier votre interlocuteur de leur message. Une combinaison des deux est bien entendu possible.

Exemples :

• Madame, Monsieur,
• Merci beaucoup de votre message.
• Bonjour et merci pour votre email !

Date de retour au bureau ou disponibilité

Il est préférable d'écrire l'information la plus importante dans la deuxième ligne du corps de votre message d'absence du bureau : quand vous pouvez être joint à nouveau et, si vous le souhaitez, la raison de votre absence. Si vous êtes absent pour une durée indéterminée, il suffit d'en indiquer la raison. L'information sur la date à laquelle vous pouvez être joint à nouveau donne une meilleure impression que l’indication de la durée de l'absence.

Exemples :

• Je suis actuellement en vacances. Vous pourrez me joindre de nouveau dès lundi, JJ/MM/AAAA.
• Je suis de nouveau joignable lundi, le JJ/MM/AAAA.

Pas de redirection

Si vos courriels ne peuvent pas être transférés ou visionnés par un collègue, il est parfois important de le faire savoir. Selon la clientèle, il peut être logique de donner une raison ou d'exprimer des regrets.

Exemples :

• Votre email ne sera pas retransmis.
• Pour des raisons de confidentialité, votre email ne sera pas transmis.
• Votre courrier ne sera malheureusement pas réexpédié.

Référent

Si vous êtes représenté par un collègue, vous pouvez indiquer son adresse email et/ou son numéro de téléphone. Une demande de n'utiliser cette option qu'en cas d'urgence peut aider à filtrer les petites préoccupations des messages importants.

Exemples :

• Vous pouvez vous adresser volontiers à Monsieur ou Madame X : MrMmeX@exemple.com
• En cas d’urgence, veuillez contacter Monsieur ou Madame X : MrMmeX@exemple.com
• En cas d’urgence, veuillez utiliser le numéro de téléphone suivant : XXXX

Formule de conclusion

Vous pouvez utiliser une formule de conclusion simple. Mais il est assez courant de ne pas les inscrire dans les notes d’absence du bureau.

Exemples :

• Cordialement,
  NOM
   
• Bien à vous,
  NOM

Votre message d'absence du bureau ne doit pas nécessairement être aussi formel que dans les exemples ci-dessus. Dans de nombreuses professions, par exemple, vous pouvez être plus détendu avec les clients. Ceci est particulièrement vrai pour vos collègues si la communication par email n'est de toute façon qu'interne à l'entreprise, c'est-à-dire que seuls vos collègues peuvent lire la note d'absence du bureau. Même avec de nombreux partenaires commerciaux externes, une réponse automatique "rapide" est tout à fait habituelle. Nous vous montrons ce que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre réponse automatique et ce dont vous devriez plutôt vous passer.

Message d’absence personnalisé : ce que l’on peut faire

Avec ces exemples aux tonalités différentes, vous pouvez décider personnellement de ce qui convient dans votre entreprise. Gardez à l'esprit que vos superviseurs peuvent recevoir le même message que vos collègues avec lesquels vous avez un ton détendu. Veuillez tenir compte de ces conseils attentivement.

Message d’absence : les choses à ne pas faire !

Les notes d’absence du bureau sont au fond une chose formelle. Certains dispositifs stylistiques peuvent être de trop. Nous vous montrons quelles erreurs vous devez absolument éviter.

L’usage d’une réponse automatique incluant un message d’absence est chose courante au bureau, cependant il est important de réfléchir aux informations que vous êtes prêt à partager avant de sauvegarder votre message.

Il devient de plus en plus fréquent que des criminels s’emparent d’informations pour les utiliser à leur avantage, comme par exemple pour planifier un cambriolage. Par l’envoi d’un message à des milliers d’adresses générées au hasard, les réponses automatiques permettent aussi aux expéditeurs de spam d’identifier quelles adresses e-mail existent vraiment.