Vous êtes sur le point de partir en congé maternité ou parental et vous avez encore un tas de choses à régler ? Nous avons synthétisé l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur le sujet pour vous faciliter la tâche. Grâce à nos exemples de messages d’absence en français et en anglais, vous avez toutes les clés en main pour réussir votre email. De surcroît, vous trouverez ici des conseils concernant son contenu et sa configuration.
Votre emploi du temps s’annonce certainement charger avant le début de votre congé maternité ou parental : projets à terminer ou à rendre, remplaçant(e) à former, vœux et cadeaux à réceptionner... Dans ces conditions, vous risquez d’oublier de rédiger votre message d’absence pour congé maternité. C’est pourquoi il est préférable de ne pas attendre le dernier moment ou même d’être déjà en congé pour préparer votre réponse automatique. Le mieux est de commencer à réfléchir à votre message et aux informations qu’il contiendra quelques jours ou semaines avant le début de votre congé maternité/parental. Il ne vous restera alors plus qu’à l’activer avant de quitter votre bureau.
La méthode pour configurer un message d’absence varie en fonction du logiciel de messagerie. Suivez par exemple notre guide pour configurer un message d’absence dans Outlook si vous travaillez avec le produit de Microsoft.
Le texte du message doit indiquer clairement la date jusqu’à laquelle vous serez en congé, le fait que vous ne lirez pas vos emails jusqu’à cette date et les coordonnées de la personne qui assumera vos fonctions par intérim. Vous avez des contacts internationaux ? Alors n’oubliez pas d’inclure une version en anglais au-dessous du message en français. Comme vous n’activerez cette réponse automatique qu’au début de votre congé, il n’est pas indispensable de mentionner la date de début.
Voici les informations essentielles à inclure :
Votre mail d’absence sera envoyé automatiquement à vos clients et vos collègues. Par conséquent, il doit être professionnel, refléter le style de votre entreprise et s’adresser à l’ensemble des destinataires. Veillez donc à ne pas employer un ton trop familier (évitez le tutoiement).
Il n’est pas forcément nécessaire de préciser comment vous joindre en privé pendant votre congé maternité/parental. Toutefois, rien ne vous empêche de faire figurer une adresse email personnelle, un compte sur les réseaux sociaux ou votre profil sur un réseau professionnel si cela a été convenu avec votre employeur et est permis dans votre contrat. En revanche, il vaut mieux s’abstenir d’inclure des détails privés, comme le nom de votre enfant ou votre situation familiale.
Vous ne savez pas trop comment formuler votre message d’absence pour congé parental ? Servez-vous de nos exemples (formules d’appel et corps de texte) en français et en anglais et modifiez-les selon vos besoins :
Je suis actuellement en congé maternité/parental jusqu’au XX/XX/XXXX. D’ici là, mes emails ne seront pas lus ni transférés. Merci de prendre contact avec mon remplaçant/ma remplaçante (prénom, nom) par email à l’adresse XX@XX.XX ou par téléphone au numéro XX-XX-XX-XX-XX.
Cordialement,
XX XX
Bonjour,
Merci beaucoup pour votre email qui me parvient pendant mon congé maternité/parental. Je me consacre encore à ma famille jusqu’au XX.XX.XXXX (inclus) et ne pourrai donc ni lire ni répondre à vos emails. Merci de prendre contact avec mon remplaçant/ma remplaçante (prénom, nom). Vous pouvez le/la joindre par email à l’adresse XX@XX.XX ou par téléphone au numéro XX-XX-XX-XX-XX.
Cordialement,
XX
Bonjour,
Je suis en congé maternité/parental depuis le XX.XX.XXXX et je profite de pouvoir me consacrer pleinement à mon enfant. Je ne peux ni lire ni répondre à votre email pour l’instant. Mon fabuleux remplaçant/ma fabuleuse remplaçante (prénom, nom) se chargera de le faire. Vous pouvez le/la joindre par email à XX@XX.XX ou par téléphone au XX-XX-XX-XX-XX.
Ceux qui veulent me contacter en privé peuvent le faire à l’adresse XX@XX.XX.
Si cela vous intéresse, vous pouvez me suivre sur mon compte Twitter : @XXXX.
Bien à vous,
XX
I am currently on parental leave until XX/XX/XXXX and can’t read or answer your email. Please get in touch with my colleague (first name, last name) (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX) for all enquiries and assistance.
Kind regards,
XX
Hello,
Thank you for your message. I’m currently on parental leave until XX/XX/XXXX and fully occupied with taking care of my little one. Please contact my colleague [first name, last name] (email: XX@XX, phone: XXX-XXX XX XX) who can assist and help you with any queries you might have. I am looking forward to being in touch on my return.
Best wishes,
XX
Hi,
I am super excited about the arrival of my child and will be on parental leave from XX/XX to XX/XX/XXXX.
As my little one will keep me busy, I won’t be able to read or answer my emails. For all enquiries and assistance, please contact my colleague (first name, last name) (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX).
For all personal matters, you can reach me via email: XX@XX.XX.
If you would like to follow my journey as a new parent, you can follow me on Instagram @XXXX.
I’m looking forward to being in touch when I’m back at my desk.
Yours,
XX XX
Vous êtes-vous déjà demandé comment rester en contact par email avec vos amis et collègues pendant votre congé maternité ou parental ? Comme vous ne pourrez pas utiliser votre adresse email professionnelle durant cette période, vous avez tout intérêt à vous renseigner sur une option privée alternative, comme une adresse email sécurisée et sans spam proposée par IONOS, et à créer un compte de messagerie personnel si vous ne l’avez pas encore fait.
Si vous continuez à travailler à temps partiel (en télétravail par ex.) durant votre congé maternité/parental, il est très important d’avoir des logiciels efficaces ainsi qu’un accès facile et sécurisé à toutes vos données. Dans ce contexte, la solution Hosted Microsoft Exchange de IONOS peut être intéressante.
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