Mail de départ aux collègues et clients : exemples et conseils

Votre dernier jour de travail approche et vous commencez à paniquer à l’idée de devoir écrire un mail de départ ? Vous vous demandez à quels collègues l’envoyer et s’il est judicieux de l’annoncer également aux clients de longue date ? Nous avons résumé pour vous les bonnes pratiques à connaître pour réussir son message de départ et conçu des exemples pour vous aider. Nous vous invitons aussi à lire nos conseils de rédaction pour éviter une éventuelle bévue ou des phrases creuses.

Écrire un mail de départ vous en coûte et vous estimez qu’une poignée de main cordiale serait plus appropriée pour dire au revoir à vos collègues ? Sachez qu’envoyer un dernier mail avant de quitter vos fonctions est une pratique courante de nos jours. Cela permet également de s’adresser à des collaborateurs et partenaires travaillant sur d’autres sites et que l’on ne peut pas saluer en personne. Ce message peut en outre contenir des informations importantes pour vos collègues et clients, par exemple la personne qui reprend vos projets en cours. Il est difficile de se passer de cette information. De plus, annoncer son départ à ses clients par mail permet de laisser une bonne impression avant de quitter l’entreprise.

La liste des destinataires dépend avant tout de votre lieu de travail et de son organisation. Si vous exercez vos fonctions dans une petite ou moyenne entreprise, vous pouvez certainement envoyer votre mail à l’ensemble du personnel. En revanche, si vous évoluez au sein d’un grand groupe, a fortiori un groupe qui possède des filiales, il est préférable de restreindre la liste. Contentez-vous d’inclure votre service, vos supérieurs directs ainsi que vos collègues les plus proches se trouvant dans d’autres services et branches.

Le message de départ à vos collègues, comme d’ailleurs toute votre communication au travail, doit rester professionnel et exempt de fautes d’orthographe. Pensez aussi à suivre les consignes pour des mails professionnels réussis.

Le ton d’un mail de départ doit être neutre et sérieux, mais peut également se terminer par une note plus personnelle. Tout dépend du contexte, de la taille de l’entreprise, de l’ambiance avec les collègues et les supérieurs, et plus généralement des conventions du secteur. Évitez simplement de verser dans le pathos et les traits d’humour douteux. Restez authentique, léger et positif.

Pour déterminer le ton qui convient, la longueur appropriée et le niveau de détail d’un message de départ, il faut prendre en compte votre ancienneté dans l’entreprise, la fonction que vous avez occupée et l’organisation de l’entreprise. Il va de soi qu’un mail de départ après six mois dans une start-up ne ressemblera pas à celui envoyé après 25 ans passés à un poste de direction dans une multinationale.

Vous pouvez évoquer la raison de votre départ si cela fait sens pour vous. S’il s’agit d’un licenciement ou d’un changement d’emploi, il est plus prudent de ne pas en faire part. En revanche, rien ne s’y oppose dans le cas d’un départ en retraite. Si vous faites une pause dans votre carrière, vous pouvez aussi le préciser. Le cas échéant, vous aurez peut-être besoin de rédiger un message d’absence pour congé maternité/parental ou une année sabbatique.

Les paragraphes qui suivent énumèrent quelques informations supplémentaires qu’il est conseillé d’inclure ou d’exclure de votre mail de départ.

• La date de votre dernier jour de travail
• Contact : vous ne pourrez plus utiliser votre adresse mail professionnelle. Par conséquent, il peut être judicieux de laisser une adresse mail personnelle et/ou un numéro de téléphone à vos collègues afin qu’ils puissent vous recontacter ultérieurement.
• Le nouvel interlocuteur ou votre successeur, autrement dit la personne qui prendra la suite de vos projets ou assumera vos responsabilités
• Votre profil sur les réseaux professionnels, comme LinkedIn ou Viadeo, votre site Web personnel, votre compte sur les réseaux sociaux : Instagram, Twitter, etc.
• La date, le lieu et les détails de votre pot de départ (si vous en avez prévu un)

Les compliments et traits d’humour ont tout à fait leur place dans un message de départ à vos collègues, contrairement aux critiques et propos désobligeants. Les différends doivent être réglés en privé. Gardez à l’esprit qu’on ne sait jamais qui l’on sera amené à recroiser, que ce soit dans sa vie professionnelle ou personnel. Qui plus est, il est très malvenu de critiquer à tout-va pour régler ses comptes dans un dernier mail.

Ne mentionnez pas votre nouvel employeur dans votre message de départ. C’est plus contreproductif qu’autre chose, surtout s’il s’agit d’un concurrent et/ou si votre changement d’emploi est parsemé de problèmes. Il n’y a d’intérêt à le citer que si vous allez dans une société partenaire ou dans une nouvelle filiale et allez continuer à travailler avec d’anciens collègues.

N’attendez surtout pas votre dernier jour de travail pour envoyer votre message, faites-le quelques jours avant. De cette manière, vos collègues auront suffisamment de temps pour vous saluer en personne et éventuellement vous remettre un cadeau de départ. Si vous organisez un pot, prévoyez là encore quelques jours de battement pour laisser à vos collègues le temps de se préparer.

Si besoin, consultez vos supérieurs pour savoir quel est le meilleur moment pour envoyer votre mail. Dans tous les cas, votre intention de quitter l’entreprise devra déjà avoir été annoncée au sein de la société avant l’envoie de votre message. Ainsi, vous éviterez les mauvaises surprises et les malentendus.