Étape 2 : Les formules d’appel
Un email, tout comme une lettre, devrait commencer par une formule d’appel, s’adressant au(x) destinataire(s). Si courte soit-elle, celle-ci est indispensable et peut varier selon le contexte.
À quel point faut-il être poli ?
En cas de doute, mieux vaut souvent être trop poli que pas assez. La formule d’appel classique « Madame, Monsieur, » est la meilleure solution lorsque l’on ne connait pas l’identité exacte du destinataire mais que l’on s’adresse à un service ou à un département.
Lorsque l’on connait son identité, un simple « Madame, » ou « Monsieur », éventuellement suivi de son nom de famille, fait souvent l’affaire. Dans le cas d’une supériorité hiérarchique, on mentionnera le titre du destinataire dans la formule d’appel : « Madame la Directrice », « Monsieur le Directeur adjoint », etc. Lorsque l’on s’adresse à des personnes que l’on connait déjà et avec qui l’on a des relations cordiales, « Chère Madame X » constitue une formule à la fois polie et chaleureuse. Enfin, pour s’adresser à des collègues plus proches, un simple « Bonjour » est totalement acceptable.
Quels destinataires dois-je indiquer en priorité ?
Dans le cas d’un email à destinataires multiples, il convient de s’adresser à tous. Il faut donc se demander dans quel ordre ils apparaissent. En général, les postes hiérarchiquement supérieurs sont toujours mentionnés en premier. Si les destinataires se trouvent au même niveau hiérarchique, il est recommandé de les classer par ordre alphabétique : tout le monde peut comprendre cet ordre et personne ne se sent négligé. Il existe également une règle selon laquelle, à rang égal, une femme est nommée avant un homme. C’est toutefois une pratique de plus en désuète, à laquelle on préfèrera un simple classement alphabétique, plus pratique et plus neutre.
Comment procéder lorsque l’on n’est pas sûr du genre de la personne à qui l’on écrit ?
Il arrive parfois que l’on ne connaisse que le nom de famille de la personne à qui l’on doit s’adresser, ou que cette personne ait un prénom mixte. Les erreurs sur le genre pouvant aiguiser la susceptibilité de nombreuses personnes, il est recommandé de mener une petite enquête : on peut par exemple utiliser le site Web de l’entreprise, les réseaux sociaux, un annuaire ou même passer un rapide coup de téléphone au siège de la société. Si un doute persiste, mieux vaut avoir recours à un simple « Bonjour », voire à la formule « Madame, Monsieur », s’il s’agit d’un email plus formel.
Quel signe de ponctuation vient après la formule d‘appel ?
La meilleure solution est la virgule. On l’utilise pour terminer la ligne, puis l’on insère un alinéa, après lequel la phrase commence par une lettre minuscule.
Cher Monsieur Bernard,
je vous remercie d’avoir répondu si rapidement.