Copie conforme invisible (Cci) : comment envoyer un mail en copie cachée

Le champ Cci mail est un des trois champs d’adresses figurant dans l’entête d’ex­pé­di­tion de vos mails. Il peut être renseigné en com­plé­ment des champs A et Cc.

Nous allons vous expliquer l’intérêt du champ Cci, comment l’utiliser pour gérer vos mails et dans quels cas il est pré­fé­rable de ne pas utiliser de des­ti­na­taires de mail en copie cachée.

L'abré­via­tion Cci signifie Copie carbone (conforme) invisible. En français, on parle gé­né­ra­le­ment de copie cachée. L’ex­pres­sion copie carbone est empruntée à la tra­di­tion­nelle feuille de carbone que l’on in­ter­ca­lait entre deux feuilles blanches quand on tapait à la machine à écrire.

À la dif­fé­rence de la fonction copie-carbone (abrégée en Cc), où les des­ti­na­taires se­con­daires sont visibles par tous, le des­ti­na­taire Cci est invisible pour tous les autres des­ti­na­taires du mail.

La fonction Cci mail n’est pas gérée de façon nor­ma­li­sée. Les adresses saisies dans le champ Cci sont traitées dif­fé­rem­ment en fonction du logiciel de mes­sa­ge­rie utilisé.

La procédure suivante est la plus courante :

• Avant d’envoyer votre mail aux des­ti­na­taires inscrits dans les champs A, Cc et Cci, votre serveur de mes­sa­ge­rie va tout sim­ple­ment supprimer la ligne Cci de l’entête de votre courrier. Pour le reste, les des­ti­na­taires Cci sont traités comme n’importe quel autre des­ti­na­taire de votre mail, et recevront donc une copie du courrier au même titre que les des­ti­na­taires Cc. Comme tous les autres, les des­ti­na­taires Cci verront à la fois le nom des personnes dans la ligne A et dans la ligne Cc. En revanche, ils ne savent pas quels sont les éventuels autres des­ti­na­taires cachés du mail, car ces in­for­ma­tions sont masquées pour tout le monde.

Bien que la plupart des serveurs mail suivent la procédure décrite ci-dessus, il peut arriver que le champ Cci fasse l’objet d’un autre type de trai­te­ment.

• Il arrive par exemple que certains serveurs effacent bien le contenu du champ Cci, mais qu’ils trans­met­tent le mail avec le champ Cci mail visible, mais vide. Dans un tel cas, les des­ti­na­taires com­pren­dront que des tiers ont également reçu le mail, sans pour autant pouvoir les iden­ti­fier.
• Il arrive aussi que la ligne Cci soit tout sim­ple­ment supprimée auprès des des­ti­na­taires des lignes A et Cc. Les des­ti­na­taires cachés reçoivent cependant le mail avec la ligne Cci, où ils voient leur propre adresse, et dans certains cas (très ma­la­droits), les adresses des autres des­ti­na­taires cachés.

Les des­ti­na­taires de mails Cci reçoivent donc des mails adressés à d’autres personnes sans que ces dernières ne le sachent. Une telle pratique peut a priori sembler relever de la ca­chot­te­rie. Pourtant, elle est par­fai­te­ment justifiée dans certains cas, et en par­ti­cu­lier lorsque vous souhaitez protéger le caractère con­fi­den­tiel des adresses mail de vos cor­res­pon­dants en copie cachée.

Trois dif­fé­rentes mo­ti­va­tions peuvent le justifier :

• Respect de la vie privée : ne mettez pas en copie ordinaire des contacts qui ne sou­hai­tent pas voir leur adresse mail divulguée auprès de tous les des­ti­na­taires.
• Pré­ven­tion du spam : les mails cir­cu­laires, dans lesquels les adresses de tous les des­ti­na­taires sont sim­ple­ment affichés dans les champs A et Cc, sont des mines d’or pour les spammeurs.
• Pro­tec­tion contre les virus : protégez vos contacts des virus, en évitant autant que possible de rendre leurs adresses mail ac­ces­sibles à tous dans les champs A et Cc. Les cyber-criminels s’abonnent souvent aux news­let­ters ou mails pu­bli­ci­taires pour profiter des nom­breuses adresses mail qu’ils utilisent ensuite à des fins dé­lic­tueuses.

En utilisant le champ Cci, vous pourrez ainsi envoyer une cir­cu­laire à un plus grand nombre de des­ti­na­taires.

Imaginez que vous souhaitez envoyer une carte de vœux à tous vos clients, par­te­naires com­mer­ciaux et four­nis­seurs. Pour vous sim­pli­fier la vie, vous décidez d’envoyer le même message à tout le monde au lieu de rédiger des messages per­son­na­li­sés. Ac­cep­te­riez-vous pour autant de faire figurer tous ces contacts dans le champ A ou Cc ? Cer­tai­ne­ment pas. Pour protéger les données de vos clients, mais aussi pour respecter vos en­ga­ge­ments à l’égard de vos par­te­naires com­mer­ciaux, vous uti­li­se­rez plutôt le champ Cci mail.

La pro­tec­tion des données ne concerne pas seulement le secteur com­mer­cial. Une en­seig­nante qui sou­hai­te­rait envoyer une in­vi­ta­tion pour une réunion de parents d’élèves avec des documents ou un compte-rendu de réunion évitera d’afficher toutes les adresses dans le champ Cc mail et optera plutôt pour un envoi de mails en copie cachée. En procédant ainsi, vous protégez les données per­son­nelles de vos des­ti­na­taires et évitez toute uti­li­sa­tion frau­du­leuse des adresses mail, comme par exemple le spam.

Dans le cas d’une com­mu­ni­ca­tion interne à une en­tre­prise ou une or­ga­ni­sa­tion, le mail en copie cachée n’est pas pertinent.

Un nombre im­pres­sion­nant de mails est échangé au sein des en­tre­prises. On met ses collègues et ses su­pé­rieurs en copie pour les informer de l’avan­ce­ment des projets, fa­vo­ri­sant ainsi une bonne trans­pa­rence. Dans le contexte d’une com­mu­ni­ca­tion trans­pa­rente, le recours à la fonction Cci est pré­ju­di­ciable.

Imaginez un instant que vous ayez évoqué un problème par mail, et que votre in­ter­lo­cu­teur vous réponde, en mettant une tierce personne en copie cachée sans vous en faire part. Si vous l’apprenez un jour, vous vous sentirez peut-être un peu trahi, et vous vous in­ter­ro­ge­rez sur les raisons qui ont poussé votre in­ter­lo­cu­teur à avoir informé l’autre collègue « dans votre dos ».

Pour toutes ces raisons, nous vous re­com­man­dons ne pas utiliser la fonction Cci dans la com­mu­ni­ca­tion au sein d’une même or­ga­ni­sa­tion, et de préférer le recours à l’option Cc mail. Une exception est toutefois sou­hai­table pour les si­tua­tions dans les­quelles vous souhaitez clai­re­ment que certains collègues ne s’expriment pas pendant un certain temps.... En effet, en cas d’uti­li­sa­tion de la fonction « Répondre à tous », il n’est pas certain que les des­ti­na­taires de mails en copie cachée soient aussi des­ti­na­taires de la réponse. Si vous souhaitez informer un de vos collègues d'un mail que vous envoyez, tout en l’épargnant de tous les échanges qui s’en­sui­vront, vous pouvez le mettre en copie cachée et men­tion­ner ex­pli­ci­te­ment cette par­ti­cu­la­rité dans le corps du mail.