Les meilleures formules de politesse en fin de mail

Du « Cordialement » au « Sincères salutations » : la fin d’un email est au moins aussi importante que son introduction, même si elle est souvent négligée. Pourtant, les derniers mots d’un échange par écrit sont une occasion unique de prouver son professionnalisme tout en soignant sa relation (commerciale) avec le destinataire. Nous passons en revue les formules de politesse pour email courantes et vous expliquons quand utiliser une formule précise et ce qu’il faut éviter en conclusion d’un email.

Si vous ne souhaitez pas recourir systématiquement aux formules standard bien établies, vous pouvez éventuellement faire appel aux circonstances présentes comme la semaine, l’année ou le quotidien pour votre fin d’email ou faire appel à des expressions plus originales pour sortir du rang et nouer une relation de confiance avec le destinataire. Par exemple :

Toutes les formules de politesse mentionnées plus haut et associées à une occasion spéciale peuvent être modifiées et combinées à d’autres formules standard.

D’une manière générale, c’est toujours le degré de familiarité avec le destinataire qui décide de la formule de politesse adaptée à la fin d’un email. Dans le contexte professionnel, il vaut mieux écarter les risques et adopter une formule neutre pour conclure votre mail. N’oubliez pas non plus que chaque email vous représente, ainsi que votre entreprise. Veillez donc à choisir une fin d’email appropriée. Si nécessaire, réagissez au choix des mots de votre homologue dans l’échange en cours : quelle formules votre interlocuteur utilise-t-il, quelles sont les limites à ne pas dépasser ?

Un repère permettant de jauger le niveau de décontraction que vous pouvez adopter sont les différentes caractéristiques du destinataire, par exemple sa position, son âge mais aussi sa culture d’entreprise et son secteur d’activité. Dans le monde des médias et des start-ups, la communication prend souvent un tour très détendu de prime abord tandis que l’étiquette de l’email privilégie un ton plus conventionnel au contact des banques, administrations ou assurances.

Variez en outre vos formules de politesse à la fin d’un email, surtout quand vous vous référez à une occasion ou à un contexte propre. Si vous souhaitez inlassablement une belle journée ensoleillée ou une belle matinée, votre salutation prendra vite une tournure quelconque, automatisée et moins enthousiaste.

D’autres éléments que la formule de politesse permettent de conclure un email. Penchez-vous également sur les composantes suivantes :

• Phrase de conclusion : avant la formule de politesse en soi, vous devriez formuler une phrase de conclusion qui résume le contenu de l’email et/ou invite le destinataire à l’action. Par exemple en formulant la prière d’envoyer un retour d’information, des documents, etc.
• Votre nom complet : si vous vouvoyez le destinataire de l’email, vous devez obligatoirement mentionner vos nom et prénom. Mais même si le tutoiement est déjà installé, la mention du nom complet peut permettre d’éviter les confusions (avec un collègue portant le même nom, par exemple).
• Position et informations sur l’interlocuteur : en principe, ces informations sont contenues dans votre signature. Si vous n’en avez pas encore, veillez impérativement à créer une signature email. N’oubliez pas d’ajouter aussi ces informations à l’échange en cours afin de permettre à votre interlocuteur de retrouver rapidement votre numéro de téléphone en cas d’interrogation.

Je me réjouis de votre proposition de rendez-vous pour évoquer les documents.

Bien à vous,

Maximilien Dubois

(Signature)

Dans l’attente de votre retour d’information, je serais ravie de pouvoir vous rencontrer.

Salutations distinguées,

Mariam Diasso

(Signature)

Je me réjouis de notre rendez-vous ce lundi.

Cordialement,

Kim Kramer

(Signature)

Comme décrit plus haut, il convient d’éviter les abréviations et les formules trop solennelles ou trop familières à la fin d’un email. Mais il y a également d’autres formules à bannir :

• Respectueusement / Respectueusement vôtre : cette formule est à réserver strictement aux membres du clergé ou à des représentants du gouvernement
• Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées : ce type de formules plus ou moins pompeux n’a plus sa place dans un email car il est trop long
• Faites attention à vous : cette formule peut sembler menaçante
• N’utiliser aucune formule de politesse : encore pire que l’emploi d’une mauvaise formule de politesse est l’absence de formule de politesse. Seule exception : si vous communiquez avec un interlocuteur commercial sur une courte période dans le cadre d’un échange répété, vous pouvez dans certains cas vous passer d’une formule de fin d’email car ceci s’apparente pratiquement à une conversation (écrite).