Exemples d'emails professionnels : un modèle adapté à chaque situation
Pour qu’un email soit bien compréhensible, il faut toujours faire attention à la structure. Afin de ne pas devoir à chaque fois réécrire entièrement l’email, il peut être utile d’avoir des exemples d’emails professionnels à portée de main. Nous avons rassemblé des modèles d’emails adaptés aux situations les plus importantes pour votre entreprise. Un article à garder sous le coude pour faciliter vos communications professionnelles au quotidien !
- Avoir des exemples d’emails professionnels sous la main : pour quoi faire ?
- Exemples d’emails professionnels : comment rentrer en contact ?
- Exemples d’emails professionnels concernant les devis et les factures
- Exemples d’emails professionnels pour la prospection
- Exemples d’emails professionnels : invitations
- En résumé : plus la communication est fréquente, plus les exemples sont utiles !
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Avoir des exemples d’emails professionnels sous la main : pour quoi faire ?
Dans la vie professionnelle, un email est souvent le premier point de contact entre une entreprise et des clients potentiels. Dans le meilleur des cas, l’email doit être compréhensible et convaincant. Ainsi, l’interlocuteur sera probablement séduit par votre offre et plus enclin à agir.
Pour écrire un email professionnel, certaines consignes doivent cependant être respectées. La formulation ne devrait certes jamais être arbitraire, mais il peut valoir la peine d’utiliser des modèles d’emails qui définissent des normes de base au sein de la multitude d’emails sortants. Qu’il s’agisse de fixer un rendez-vous, de présenter un service ou une offre : utiliser des exemples d’emails professionnels permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer la qualité de la communication.
Exemples d’emails professionnels : comment rentrer en contact ?
Une première prise de contact peut traiter d’une demande de rendez-vous ou d’échange pour plus d’informations sur l’offre de services. Cette communication se prête idéalement à l’utilisation de modèles.
Les exemples d’emails que vous trouverez ci-dessous s’inscrivent dans le cadre d’une relation client polie et formelle, ce qui est généralement approprié, surtout au début d’un échange. En fonction du secteur d’activité et des échanges antérieurs, il est conseillé d’utiliser des formules de politesse appropriées, qui donnent une touche plus personnelle à la communication.
Accusé réception, par exemple via un formulaire de contact sur le site Web de l’entreprise
Objet : Merci de votre intérêt !
[Madame, / Monsieur,]
Nous vous remercions sincèrement pour votre message et l’intérêt que vous portez à [Nom de votre entreprise] ainsi qu’à nos services.Nous répondrons à votre message dans les plus brefs délais et restons à votre disposition pour toute demande supplémentaire, y compris une rencontre personnelle si vous le souhaitez. D’ici là, vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur nos [Produits/Services] en consultant, par exemple, nos réseaux sociaux sur [Lien vers les réseaux sociaux, par exemple, YouTube] ou en téléchargeant notre [Lien de téléchargement, tel qu’une présentation d’entreprise ou un document technique].
Chaleureusement,
L’équipe de [Nom de votre entreprise]
Relancer un email de façon professionnelle
Objet : Comment pouvons-nous vous aider davantage ?
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
Il y a quelque temps, nous étions en contact concernant [demande/produit/projet]. J’aimerais reprendre cette discussion et explorer, lors d’une rencontre personnelle ou d’un appel téléphonique, les opportunités de collaboration. Seriez-vous disponible pour un rendez-vous la semaine prochaine ?
Bien à vous,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
La signature personnelle à la fin d’un email est également déterminante dans la façon dont vous souhaitez vous présentez auprès de votre clientèle. La pratique le montre : une signature propre et clairement structurée favorise la prise de contact, car les informations importantes sont mieux saisies dans le cas d’une signature d’email professionnelle.
Souhaiter la bienvenue à de nouveaux clients
Objet : Bienvenue parmi nous !
[Madame, / Monsieur,]
Nous sommes ravis que vous ayez choisi notre [Produit/Service]. Pour faciliter votre arrivée parmi nous, j’ai préparé une série de documents que vous pouvez consulter via le lien suivant : [Lien]. Pour toutes vos questions supplémentaires, n’hésitez pas à me contacter directement, et je me chargerai d’y répondre dans les plus brefs délais et de coordonner toutes les étapes à venir.
En vous remerciant,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Email de suivi après le premier échange/rendez-vous
Objet : Plus d’informations sur l’offre de [Nom de votre entreprise] !
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
C’est avec plaisir que j’ai constaté, lors de notre première communication [par email / par téléphone / sur une plateforme de médias sociaux, etc.], votre intérêt pour [Nom de votre entreprise]. Dans la prochaine étape, j’aimerais vous présenter plus en détail notre approche dans le domaine de [Nom du sujet].
Nous pourrions fixer une rencontre pour discuter plus en détail, et/ou je pourrais vous faire parvenir des documents complémentaires d’information selon vos préférences.
Restant à votre disposition pour toute question supplémentaire,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Confirmation de rendez-vous
Objet : Confirmation de votre rendez-vous du [date/heure].
[Madame [Nom de l’interlocutrice], / Monsieur [Nom de l’interlocuteur],]
Je vous confirme le rendez-vous prévu le [Date] à [Heure] pour [Réunion/Présentation] dans nos locaux / via Microsoft Teams / Zoom, etc. Nous sommes impatients de cet échange et restons bien entendu à votre disposition pour d’éventuelles questions.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
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Exemples d’emails professionnels concernant les devis et les factures
Lorsque, après les premiers entretiens, des projets communs et des commandes potentielles se profilent, il est temps d’envoyer des offres ! Même chose pour les factures une fois le service effectué. Pour gagner du temps et en efficacité, utiliser des emails standard est recommandé. Il suffit ensuite d’indiquer la date, le numéro de facture, etc., de joindre le fichier au format PDF et de l’envoyer !
Envoi d’un premier devis
Objet : Votre premier devis personnalisé
[Madame, / Monsieur,]
C’est avec plaisir que je vous adresse un devis adapté à votre demande pour [Produit/Service]. Vous trouverez en pièce jointe un document détaillé présentant les différents points évoqués lors de notre dernier échange. Si vous avez des questions ou des demandes de modification, je me tiens à votre entière disposition.
Mes sincères salutations,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Suivi d’un devis
Objet : Suivi de notre proposition du [date] [Chère Madame [Nom de l’interlocutrice] / Cher Monsieur [Nom de l’interlocuteur],]
Nous avons échangé il y a quelque temps au sujet d’un devis pour [Produit/Dienstleistung]. Avez-vous bien reçu l’offre et eu le temps de la consulter ? Avez-vous des questions à ce sujet ou avez-vous besoin d’informations supplémentaires ? Je suis à votre disposition pour toute clarification.
Veuillez noter que cette offre est valable jusqu’au [Date], et après cette date, nous devrons discuter à nouveau des modalités souhaitées.
Cordiales salutations,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Facturation du service/produit vendu
Objet : Facture [numéro de facture] - à régler avant le [date]
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
Je vous envoie la liste détaillée des [Prestations de travail] effectuées jusqu’à présent / des [Nom du produit] que vous avez achetés.
Veuillez régler la facture d’ici le [Date] sur le compte professionnel indiqué dans le document de facturation. Je reste à votre disposition pour toute question concernant les informations à fournir.
En vous remerciant par avance,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Rappel en cas de facture impayée
Objet : Rappel de paiement - facture #[numéro de facture]
[Madame, / Monsieur,]
Je tiens à vous rappeler avec courtoisie que le paiement de la facture #[numéro de facture] n’a pas encore été effectué au [Date d’échéance]. Veuillez virer le montant sur le compte indiqué. Je suis à votre disposition pour toute question concernant la facture.
Si vous avez déjà effectué ce paiement, veuillez ne pas tenir compte de cet email.
Veuillez agréer, [Madame / Monsieur], l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Rappel en cas de facture impayée dans le délai indiqué
Objet : Important : premiers frais de rappel perçus pour une facture impayée
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
J’ai le regret de vous informer que le paiement de la facture [Numéro de facture] n’a toujours pas été effectué dans les délais et que nous nous voyons ainsi contraints, conformément à l’accord contractuel, de prélever des frais de rappel d’un montant de [Montant].
Veuillez vous acquitter immédiatement de la facture afin d’éviter des frais de rappel supplémentaires.
Si vous avez déjà effectué un paiement, veuillez ne pas donner suite à ce courrier.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre email adresse]
Une présentation professionnelle de l’entreprise ne se manifeste évidemment pas uniquement dans le contenu d’un email : cela commence tout d’abord par une adresse email appropriée ! Avec IONOS, les professionnels et les entreprises ont la possibilité de générer leurs propres adresses email souhaitées et de convaincre ainsi dès la première prise de contact.
Exemples d’emails professionnels pour la prospection
En plus de la communication régulière autour des rendez-vous et des factures, les emails servent aussi régulièrement au premier contact avec les nouveaux potentiels clients. Des documents d’information sous forme de présentations peuvent également être envoyés par email dès le premier contact, comme une sorte de carte de visite virtuelle.
Prospection à froid auprès de groupes de clients potentiels
Objet : Laissez-vous séduire par notre offre !
[Madame, Monsieur,]
J’ai découvert votre profil via [LinkedIn/Publicité/Conférence]. Après avoir consulté davantage d’informations à propos de votre entreprise [sur le site Web/dans la presse, etc.], je suis convaincu que nous pouvons vous proposer un [Produit/Service] adapté qui répondra à vos besoins.
Nous sommes une entreprise spécialisée dans le domaine du [Marketing/Automatisation, etc.] et avons déjà conseillé et soutenu des entreprises similaires telles que [Liste des entreprises pertinentes].
Je serais ravi de vous présenter notre offre de manière plus détaillée. Auriez-vous quelques instants dans les prochains jours pour en discuter davantage, par exemple le [Proposition de rendez-vous], lors d’un bref [appel téléphonique/visioconférence] ?
Mes sincères salutations,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Présentation d’un produit
Objet : Lancement d’un nouveau produit - découvrez les avantages du [Nom du produit] !
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
Je serais heureux de vous présenter notre nouveau produit, [Nom du produit]. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans la présentation ci-jointe. Je me ferais alors un plaisir d’en présenter les détails lors d’un échange ultérieur et je suis à votre disposition pour toute question supplémentaire.
Chaleureusement,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Exemples d’emails professionnels : invitations
Dans l’interaction entre les entreprises et les groupes de clients nouveaux et existants, il existe de nombreuses occasions qui exigent une communication proactive. Il peut s’agir d’invitations à des produits marketing tels que des newsletters ou des présentations, mais aussi de rendez-vous sur place pour renforcer les relations lors d’événements.
Invitation à un événement
Objet : Invitation à [nom de l’événement] le [date] à [lieu] !
[Madame, Monsieur,]
Je vous invite chaleureusement à [nom de l’événement] le [Date] à [Heure]. L’événement aura lieu à [Lieu de l’événement]. Veuillez me faire savoir avant le [Date] si vous y participez. Je serais heureux que nous ayons l’occasion de nous entretenir personnellement et de profiter de cette occasion solennelle pour le faire !
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, l’expression de mes sentiments distingués,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Invitation à un webinaire ou à une série de webinaires
Objet : Le [Date], apprenez tout ce qu’il y a à savoir sur [Nom du sujet] !
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
Je vous invite à participer à notre webinaire gratuit sur le thème [Nom du sujet]. Le webinaire aura lieu le [Date] et est limité à [Nombre] de participants. Tous les documents vous seront envoyés par e-mail. Je me réjouis d’avance de votre participation !
Bien à vous et à bientôt,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
Inscription à une newsletter
Objet : Restez à jour sur [Nom d’un sujet] !
[Chère Madame, / Cher Monsieur,]
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Meilleures salutations,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
En résumé : plus la communication est fréquente, plus les exemples sont utiles !
La qualité d’un exemple d’email professionnel dépend étroitement du contexte dans lequel il est sollicité. Les programmes de messagerie offrent la possibilité de sauvegarder des modèles, ce qui rend pratique la disponibilité de plusieurs emails standard de diverses longueurs pour les démarches de prospection à froid. L’objectif primordial demeure de maintenir une utilité commerciale maximale, s’adaptant efficacement à différentes situations récurrentes.
Pour les cas de situations imprévues, il vaut cependant mieux adapter les emails individuellement, notamment s’il s’agit par exemple d’un email pour présenter des excuses. Mais là aussi, nous avons des conseils adaptés pour rédiger le parfait email d’excuse !
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