Voici comment optimiser la signature d'un email professionnel
Une signature d’email est un élément essentiel dans la communication professionnelle. Ces informations à la fin d’un message permettent à un destinataire d’identifier rapidement qui est son correspondant et facilitent ainsi la prise de contact. Tandis que la signature d’un email privé est accessoire, le contexte professionnel exige de mentionner certaines informations.
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Que mettre dans une signature d’email ?
Une bonne signature d’email contient l’essentiel des informations utiles à l’identification d’un correspondant. Il est également recommandé d’insérer un logo de l’entreprise pour laquelle on travaille et pour ainsi valoriser sa marque. Les informations obligatoires dépendent beaucoup du genre de communication que l’on veut entretenir.
Les signatures privées
Même si les particuliers n’ont aucune obligation de se créer une signature d’email, celle-ci peut permettre de mettre en valeur des moyens de communication alternatifs (réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter voire Google+) ou des projets personnels tels que des sites Internet. Voici les informations que l’on peut trouver dans des signatures d’emails privés :
- Prénom et nom
- Téléphone fixe et / ou portable
- URL d’un site personnel, blog ou autre
- Liens vers des réseaux sociaux
D’autres éléments tels que les citations, les dictons, voire les illustrations sont appréciés mais doivent être utilisés avec précaution et adaptés en fonction des correspondants. En effet, tandis que de telles signatures peuvent bien être vues par vos amis ou votre famille, elles peuvent être inadaptées pour les échanges avec des administrations voire avec des entreprises contactées dans le cadre de candidatures professionnelles.
Signature d’email professionnel : les informations obligatoires
En France, les documents officiels sont la plupart du temps sur papier. Cela vaut pour la majeure partie des institutions. Néanmoins, les messages électroniques professionnels prennent le pas sur les lettres physiques et deviennent de plus en plus légitimes. Les signatures d’emails professionnels doivent contenir certaines informations telles que :
- Prénom et nom de l’émetteur
- Son poste dans l’entreprise
- Contacts téléphoniques (fixe et / ou portable)
- Nom de l’entreprise
- Adresse de l’entreprise
- Page Facebook et autres réseaux sociaux
Par ailleurs, il est possible d’insérer d’autres éléments dans les signatures d’emails tels que des slogans publicitaires, des photos de nouveaux produits ou d’événements à venir afin de valoriser les activités de l’entreprise. Il faut pourtant faire attention au fait que la signature sert de prise de contact et votre correspondant n’a souvent que faire de ces publicités. Il ne faut pas surcharger sa signature de peur de donner à votre destinataire des maux de tête ! Néanmoins, il est pertinent d’annoncer dans une signature d’email des périodes de vacances voire de fermetures temporaires de l’entreprise.
Un autre élément à prendre en considération peut être la clause de non-responsabilité, très usitée aux Etats-Unis. Néanmoins, ces formulations n’ont aucune valeur juridique en France. En voici des exemples :
« Ce courrier électronique et tous les fichiers associés sont confidentiels. Seule la personne ou l’entité à laquelle ils sont adressés peut les utiliser. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en avertir le gestionnaire du système. »
« Les employés sont expressément priés de ne pas faire de déclarations diffamatoires, de ne pas porter atteinte au copyright et de ne pas autoriser toute violation de copyright ou de tout autre droit via leurs communications par messagerie électronique. Les employés qui reçoivent ce type de courrier électronique doivent en informer immédiatement leur superviseur. »
Quelle est la forme d’une signature d’email?
Une bonne signature d’email doit être concise, agréable à lire et donner une impression de sérieux. Pour cette raison, il est conseillé de faire attention à la structure de vos informations.
L’exemple suivant montre une signature qui contient les données principales d’une signature d’email professionnel. Ces informations sont floutées intentionnellement pour le respect de l’anonymat.
Formez le plus de paragraphes possibles pour optimiser votre signature. En outre, vous avez la possibilité de séparer des informations grâce à des lignes horizontales pour faciliter la lecture. Certains logiciels de messagerie accordent assez de place pour les signatures et permettent la création d’espace blanc.
Voici un exemple de signature suivant ce principe :
Vous avez aussi la possibilité d’utiliser des styles, des tailles mais également des couleurs de police pour embellir votre signature d’email. L’œil humain réagit bien au contraste mais il faut prendre garde à l’utilisation de ces éléments qui peuvent parfois repousser les correspondants. Il faudra donc s’en tenir à « moins il y en a, mieux c’est ! ». En outre, il convient de noter que les signatures d’emails doivent être en format soit Rich Text (RTF, littéralement, format de texte enrichi), soit HTML. Contrairement aux signatures comportant seulement des textes, les messages au format spécifique présentent le danger que d’autres logiciels de messagerie ne puissent le lire. Il est donc important de vérifier si une signature est compatible avec les différentes applications existantes.
Pour donner bonne impression, il faut aussi faire attention aux choix des couleurs et de la police d’écriture (une ou deux au maximum). Autrement, la signature peut alors non seulement surcharger l’œil du lecteur mais aussi décrédibiliser son émetteur. Les rédacteurs de tels messages prennent le risque de ne pas être pris au sérieux. Certes, ce genre de signature peut être dans certains cas pertinent car pensé dans le cadre d’une charte graphique. Pourtant, il vaut mieux se distancer de ces modèles.
Les éléments optionnels
Pour mieux se démarquer, beaucoup d’entreprises tablent sur des éléments graphiques dans leurs signatures d’emails tels que leurs logos ou leurs publicités récentes pour faire valoir leurs structures. Par ailleurs, une photo de l’émetteur peut permettre de donner à l’email une note plus personnelle. Cependant, un tel effort n’est pas vu de la même manière par tout le monde. Certains logiciels de messagerie ne lisent pas ou mal les images à cause de leurs formats HTML et peuvent parfois les destiner au dossier spam. Néanmoins, même si ces emails sont bien interprétés par les logiciels de messagerie, la taille de leurs photos peut être trop lourde et prendre du temps à se charger, ce qui irrite les correspondants.
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