Voici comment optimiser la signature d'un email professionnel

Une signature d’email est un élément essentiel dans la communication professionnelle. Ces informations à la fin d’un message permettent à un destinataire d’identifier rapidement qui est son correspondant et facilitent ainsi la prise de contact. Tandis que la signature d’un email privé est accessoire, le contexte professionnel exige de mentionner certaines informations.

Une bonne signature d’email contient l’essentiel des informations utiles à l’identification d’un correspondant. Il est également recommandé d’insérer un logo de l’entreprise pour laquelle on travaille et pour ainsi valoriser sa marque. Les informations obligatoires dépendent beaucoup du genre de communication que l’on veut entretenir.

D’autres éléments tels que les citations, les dictons, voire les illustrations sont appréciés mais doivent être utilisés avec précaution et adaptés en fonction des correspondants. En effet, tandis que de telles signatures peuvent bien être vues par vos amis ou votre famille, elles peuvent être inadaptées pour les échanges avec des administrations voire avec des entreprises contactées dans le cadre de candidatures professionnelles.

Par ailleurs, il est possible d’insérer d’autres éléments dans les signatures d’emails tels que des slogans publicitaires, des photos de nouveaux produits ou d’événements à venir afin de valoriser les activités de l’entreprise. Il faut pourtant faire attention au fait que la signature sert de prise de contact et votre correspondant n’a souvent que faire de ces publicités. Il ne faut pas surcharger sa signature de peur de donner à votre destinataire des maux de tête ! Néanmoins, il est pertinent d’annoncer dans une signature d’email des périodes de vacances voire de fermetures temporaires de l’entreprise.

Un autre élément à prendre en considération peut être la clause de non-responsabilité, très usitée aux Etats-Unis. Néanmoins, ces formulations n’ont aucune valeur juridique en France. En voici des exemples :

 « Ce courrier électronique et tous les fichiers associés sont confidentiels. Seule la personne ou l’entité à laquelle ils sont adressés peut les utiliser. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en avertir le gestionnaire du système. »

« Les employés sont expressément priés de ne pas faire de déclarations diffamatoires, de ne pas porter atteinte au copyright et de ne pas autoriser toute violation de copyright ou de tout autre droit via leurs communications par messagerie électronique. Les employés qui reçoivent ce type de courrier électronique doivent en informer immédiatement leur superviseur. »

Pour mieux se démarquer, beaucoup d’entreprises tablent sur des éléments graphiques dans leurs signatures d’emails tels que leurs logos ou leurs publicités récentes pour faire valoir leurs structures. Par ailleurs, une photo de l’émetteur peut permettre de donner à l’email une note plus personnelle. Cependant, un tel effort n’est pas vu de la même manière par tout le monde. Certains logiciels de messagerie ne lisent pas ou mal les images à cause de leurs formats HTML et peuvent parfois les destiner au dossier spam. Néanmoins, même si ces emails sont bien interprétés par les logiciels de messagerie, la taille de leurs photos peut être trop lourde et prendre du temps à se charger, ce qui irrite les correspondants.