Par ailleurs, il est possible d’insérer d’autres éléments dans les signatures d’emails tels que des slogans publicitaires, des photos de nouveaux produits ou d’événements à venir afin de valoriser les activités de l’entreprise. Il faut pourtant faire attention au fait que la signature sert de prise de contact et votre correspondant n’a souvent que faire de ces publicités. Il ne faut pas surcharger sa signature de peur de donner à votre destinataire des maux de tête ! Néanmoins, il est pertinent d’annoncer dans une signature d’email des périodes de vacances voire de fermetures temporaires de l’entreprise.
Un autre élément à prendre en considération peut être la clause de non-responsabilité, très usitée aux Etats-Unis. Néanmoins, ces formulations n’ont aucune valeur juridique en France. En voici des exemples :
« Ce courrier électronique et tous les fichiers associés sont confidentiels. Seule la personne ou l’entité à laquelle ils sont adressés peut les utiliser. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en avertir le gestionnaire du système. »
« Les employés sont expressément priés de ne pas faire de déclarations diffamatoires, de ne pas porter atteinte au copyright et de ne pas autoriser toute violation de copyright ou de tout autre droit via leurs communications par messagerie électronique. Les employés qui reçoivent ce type de courrier électronique doivent en informer immédiatement leur superviseur. »