Dans beaucoup de situations, on penche pour la rédaction d’un email, bien qu’un court appel téléphonique soit plus adapté. Cela est notamment le cas lorsque des faits doivent être discutés et les pour et les contre doivent être mis en lumière. Dans ce genre de situation, la communication par email représente une perte de temps. Ce qui sera clarifié en cinq minutes par téléphone peut parfois correspondre à plusieurs jours d’échanges d’emails.
Avant d’envoyer un email, vous devriez toujours considérer si la conversation risque de mener à un conflit. Rédiger un email, professionnel ou non, sous le coup de la colère est généralement une très mauvaise idée. Dans une telle situation, il est fortement recommandé également de privilégier la communication orale, afin d’éviter que la situation n’escalade et finisse par se dégrader. Cherchez le dialogue personnel et assurez-vous que votre interlocuteur n’interprète pas à tort vos propos.
Quiconque envoie un email professionnel (ou privé) doit aussi prendre conscience que le contenu pourra être sauvegardé pour un certain temps. Vous n’avez aucune maîtrise sur ce que décide de faire le destinataire avec votre email, où il le sauvegarde et à qui il le transfère. Ainsi, vous devriez toujours bien réfléchir avant d’écrire des données sensibles. Même lorsque vous êtes convaincu de l’intégrité du destinataire, l’email reste un risque pour la sécurité : dans le but d’éviter l’espionnage par des tiers, vous devriez sécuriser vos messages en les chiffrant avec SSL ou PGP.