Générer une signature email : ex­pli­ca­tions étape par étape

Une signature d’email est l’équi­valent d’une carte de visite sur Internet et laisse im­mé­dia­te­ment une im­pres­sion de pro­fes­sion­na­lisme auprès de vos par­te­naires com­mer­ciaux. Vos par­te­naires d’affaires et vos clients y trouvent des in­for­ma­tions im­por­tantes telles que le numéro de téléphone avec l’indicatif ou bien l’adresse Internet de votre page d’accueil. Avant de créer une signature email, vous devez réfléchir aux in­di­ca­tions que votre signature email pro­fes­sion­nelle doit contenir. Il existe en effet, selon les corps de métier, des di­rec­tives spéciales aux­quelles vous devez prêter attention, afin de créer une signature email valide. La manière d’insérer tech­ni­que­ment une signature d’email diffère lé­gè­re­ment selon les services de mes­sa­ge­rie ou le gé­né­ra­teur de signature.

Comment créer une signature Outlook ?

Utilisez-vous Outlook Microsoft comme client de mes­sa­ge­rie ? Afin de trouver comment vous pouvez générer une signature email, vous devez d’abord savoir quelle est la version actuelle d’Outlook que vous utilisez. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Fichier » en haut à gauche, puis sur l’option « Compte office ». Vous y trouvez vos in­for­ma­tions per­son­nelles uti­li­sa­teur ainsi que les in­for­ma­tions relatives au produit. Vous pouvez consulter ces dernières pour iden­ti­fier quelle version du pack Office est installée sur votre or­di­na­teur.

Générer une signature mail dans Outlook 2007 à 2010 :

1. Cliquez sur « Nouveau message élec­tro­nique », de sorte qu’une fenêtre séparée pour la rédaction d’un nouvel email s’ouvre.
2. Veillez également à ce que l’onglet « Message » soit sé­lec­tionné et cliquez sur « Signature » dans le menu déroulant puis encore sur « Sig­na­tures ».
3. Nor­ma­le­ment, une petite fenêtre intitulée « Sig­na­tures » s’ouvre. Après avoir cliqué, le menu pour les sig­na­tures et courriers s’ouvre dans une fenêtre pop-up sup­plé­men­taire.
4. Dans l’onglet « Signature élec­tro­nique », si vous cliquez sur « Nouveau », une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous pouvez entrer un nom pour la nouvelle signature. Cliquez sur « OK ».
5. Main­te­nant, vous pouvez éditer votre signature email comme vous le souhaitez, dans le grand champ de texte sous les pop-up. Non seulement vous trouverez dif­fé­rents outils de formatage de texte, mais vous pouvez aussi intégrer dans votre signature d’email des cartes de visite, des liens ou encore des gra­phiques (en format JPG ou sous forme de GIF), en utilisant les boutons situés sur la droite.
6. Lorsque vous avez mis en place votre signature selon vos souhaits, cliquez sur « OK » pour en­re­gis­trer. Vous pouvez main­te­nant spécifier dans la partie su­pé­rieure droite de la boîte de dialogue si la nouvelle signature email doit être ajoutée au­to­ma­ti­que­ment à chaque nouveau message, chaque réponse et chaque transfert d’email. Pour ce faire, sé­lec­tion­nez dans le menu déroulant le nom que vous avez donné à votre nouvelle signature.

Les étapes in­di­vi­duelles sont montrées de manière très parlante dans ce tutoriel YouTube :

Générer une signature email dans Outlook 2013 à 2016

Si vous utilisez une nouvelle version d’Outlook, le procédé de création de signature email ne diffère pas beaucoup de celui des versions plus anciennes.

1. Ouvrez la fenêtre pour un nouveau message en cliquant sur « Nouveau message élec­tro­nique » en haut à gauche ou bien en utilisant le raccourci Ctrl + N.

2. La fenêtre pop-up s’ouvre gé­né­ra­le­ment pour un nouvel email si l’onglet « Message » est pré­sé­lec­tionné. Vous trouverez l’onglet « Signature » dans la liste du menu. En faisant un clic gauche, sé­lec­tion­nez « Sig­na­tures » dans le menu déroulant.

3. Vous vous trouvez désormais dans l’onglet « Signature élec­tro­nique ». Ici, de la même façon que lors des étapes 4 et 5 pour les versions Outlook 2007 et 2010, vous pouvez créer une signature email, la nommer, la concevoir et l’en­re­gis­trer.

4. Enfin, vous devez encore choisir tout en haut à droite laquelle de vos sig­na­tures Outlook doit ap­pa­raître dans quel type de vos messages.

Comment créer une signature email dans l’ap­pli­ca­tion Web Outlook ?

Vous utilisez le plus souvent Outlook depuis votre na­vi­ga­teur ? Dans l’ap­pli­ca­tion Web, l’approche est un peu dif­fé­rente.

1. Une fois que vous vous êtes connecté à l’ap­pli­ca­tion Web avec vos données per­son­nelles de connexion, vous pourrez voir en haut à droite, à côté de votre nom uti­li­sa­teur, l’icône de la roue qui vous permet d’entrer dans les pa­ra­mètres du menu. Cliquez dans le menu déroulant sur « Options » puis « Pa­ra­mètres de l’ap­pli­ca­tion » et enfin « Courrier ».

2. Dans la fenêtre, les options de l’email ap­pa­rais­sent. Dans la barre latérale gauche, sé­lec­tion­nez l’option de menu « Mise en page ». Dans le menu déroulant qui s’ouvre, cliquez sur « Signature élec­tro­nique ».
3. Vous pouvez désormais créer votre signature mail Outlook selon vos souhaits, la formater in­di­vi­duel­le­ment et l’intégrer au­to­ma­ti­que­ment à vos futurs messages en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.

Créer une signature Outlook pour Mac

Si vous utilisez Outlook en com­bi­nai­son avec le système d’ex­ploi­ta­tion MacOs d’Apple, l’interface du client de mes­sa­ge­rie diffère alors lé­gè­re­ment. Cependant, il est possible également de créer une signature email Outlook pour Mac en quelques clics.

1. Cliquez sur « Outlook » dans la liste du menu en haut à gauche et sé­lec­tion­nez l’onglet « Pré­fé­rences » dans le menu déroulant.
2. Sous l’onglet « Courrier », vous trouvez le bouton « Sig­na­tures », qu’il vous faut sé­lec­tion­ner.
3. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez désormais créer et éditer vos sig­na­tures.
4. Cliquez sur l’icône plus, afin d’ajouter une nouvelle signature. En double cliquant sur « sans titre », vous pouvez attribuer un qua­li­fi­ca­tif quel­conque à la signature.
5. Dans le champ de texte à droite, saisissez main­te­nant les in­for­ma­tions que vous voulez faire ap­pa­raître dans vos emails.
6. Pour formater le texte ou ajouter des liens, marquez les pa­ra­graphes de textes souhaités et cliquez sur chaque option dans le menu « Format ».
7. Si vous voulez définir une de vos sig­na­tures email comme signature par défaut, vous pouvez le faire sous « Choisir une signature par défaut ». Il est également possible de choisir une signature dif­fé­rente pour les réponses et les trans­ferts d’email.
8. Pour insérer ma­nuel­le­ment une signature d’email, cliquez sur « Signature » dans l’onglet « Message » du texte de votre message. Une liste com­por­tant vos sig­na­tures créées apparait alors. Choi­sis­sez ainsi celle qui vous convient et est adaptée à votre message.

Ces ins­truc­tions s’ap­pli­quent aussi bien aux versions 2011 et 2016, qui ne se dif­fé­ren­cient guère l’une de l’autre en ce qui concerne le maniement. Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez voir la procédure sé­pa­ré­ment pour les dif­fé­rentes versions :

Comment générer une signature email avec Gmail ?

Pour pouvoir utiliser le système d’ex­ploi­ta­tion Android, les dé­ten­teurs de smart­phone ont besoin d’un compte Google valide. Grâce à Gmail, beaucoup utilisent aussi leur compte di­rec­te­ment comme programme de mes­sa­ge­rie élec­tro­nique favori. La création d’une signature d’email dans Gmail se fait en quelques étapes.

1. Après vous être connecté à votre adresse Gmail, cliquez sur l’icône de la roue qui se trouve en haut à droite dans la fenêtre du na­vi­ga­teur. Vous aurez ainsi accès aux pa­ra­mètres.
2. Une liste dé­rou­lante s’ouvre, dans laquelle il vous faut cliquer une nouvelle fois sur « Pa­ra­mètres ». Assurez-vous toutefois de bien vous trouver dans l’onglet « Général ». Main­te­nant, vous devez encore faire défiler le menu vers le bas pour arriver dans la fenêtre de l’éditeur et y entrer votre signature.

3. L’option « Aucune signature » est ici pré­sé­lec­tion­née. Cependant, dès que vous saisissez un texte dans l’éditeur, cela change au­to­ma­ti­que­ment. Dans Gmail aussi vous pouvez insérer sans problème des liens et des photos dans votre signature. Cliquez sim­ple­ment sur le bouton ad hoc ou sur l’icône d’image au milieu de la barre des tâches.
4. Main­te­nant vous devez encore décider si Gmail doit également intégrer votre signature à chacune de vos réponses. Cochez la case ap­pro­priée si vous le souhaitez.
5. Enfin, faites défiler vers le bas et confirmez vos nouveaux pa­ra­mètres en cliquant sur « En­re­gis­trer les mo­di­fi­ca­tions ».

Comment insérer une signature email dans GMX ?

Pour créer une signature email dans GMX, vous devez seulement suivre les 4 étapes suivantes :

1. Une fois connecté à votre adresse de mes­sa­ge­rie, vous vous trouvez gé­né­ra­le­ment dans le menu. Cliquez à gauche, en-dessous de la fenêtre du na­vi­ga­teur, sur « Pa­ra­mètres ».
2. Assurez-vous que « Nouveau message » soit sé­lec­tionné dans le menu des pa­ra­mètres. Ensuite, vous verrez déjà à droite le champ de saisie prévu pour votre signature.
3. Entrez votre signature qui ne doit pas excéder 500 ca­rac­tères maximum. Si vous disposez de plusieurs comptes GMX, vous pouvez attribuer une signature à chaque adresse email.
4. Cliquez en bas à droite sur « Sau­ve­gar­der ».

Comment créer une signature email dans Yahoo ?

L’en­tre­prise Internet ca­li­for­nienne est l’un des moteurs de recherche les plus utilisés et offre, tout comme Google, un service de mes­sa­ge­rie. Si vous disposez d’un tel compte, vous avez également la pos­si­bi­lité d’insérer une signature mail Yahoo :

1. Cliquez en haut à droite sur l’icône de la roue et sur « Réglages » dans le menu déroulant, afin d’accéder aux pa­ra­mètres.
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre au premier plan. Sé­lec­tion­nez l’option de menu « Comptes » et faites défiler vers le bas jusqu’à l’option « Signature ».
3. Si vous cochez la case « Ajouter une signature aux emails envoyés », l’éditeur de texte sera alors activé. Vous pourrez ainsi y entrer votre signature.
4. Sau­ve­gar­dez vos données en cliquant sur « En­re­gis­trer ».

Quel que soit le service de courrier élec­tro­nique que vous utilisez, l’effort pour créer une signature email est minime. Cependant, les avantages que vous tirez de ces quelques minutes de travail sont d’autant plus im­por­tants : vous n’offrez pas seulement à vos contacts une valeur ajoutée à travers les in­for­ma­tions fournies, mais vous leur laissez également une im­pres­sion de sérieux et de pro­fes­sion­na­lisme. Ainsi, cela fait de la signature un élément in­dis­pen­sable du parfait email pro­fes­sion­nel.