Comment rédiger un mail en anglais ?

Pour beaucoup d’entre nous, l’anglais fait partie du quotidien professionnel. Si, à l’oral, les petites erreurs et approximations se remarquent à peine, ce n’est pas le cas à l’écrit. Découvrez dans cet article ce à quoi vous devez faire attention lorsque vous rédigez un mail en anglais, les formules d’appel et de politesse à utiliser et un exemple de mail en anglais.

Tout d’abord, les messageries électroniques fonctionnent de la même manière partout dans le monde. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’appliquer des règles structurelles particulières lorsque vous écrivez un message en anglais. En plus du champ pour le ou les destinataires, vous avez la possibilité d’ajouter des personnes en CC ou Cci. Il vous suffit ensuite de rédiger un objet pertinent et le contenu du mail.

L’objet et le contenu en anglais suivent les mêmes règles et étiquettes qu’en français. Dans la ligne « Objet », privilégiez un titre court et concis résumant le contenu de votre message, puis rédigez le corps du mail en incluant des formules d’appel et de politesse appropriées, ainsi qu’une formulation compréhensible de votre demande.

Pour la formule d’appel, il existe la même distinction qu’en français entre le registre formel (professionnel) et informel (privé). Si vous connaissez bien le destinataire du message, une formule d’appel informelle peut également être utilisée dans un contexte professionnel, mais opter pour une formule formelle permet de minimiser les risques. Il existe plusieurs façons de commencer un mail en anglais :

Le corps du message est généralement suivi d’une phrase de conclusion, un résumé et/ou un appel à l’action, une formule qui demande une réponse dans un court délai. Pour finir, une formule de politesse est intégrée. Il existe également différentes formules de politesse en fonction du destinataire et de la relation à celui-ci :

Depuis quelques années, dans certains secteurs, les abréviations se sont multipliées dans les mails et la plupart sont d’origine anglaise. Une raison de plus d’expliciter les abréviations les plus courantes :

La façon d’écrire les dates et les horaires en anglais mène souvent à des confusions lors de la rédaction de mails en anglais.

Pour vous faciliter la tâche pour les horaires et éviter les confusions, optez pour une notation numérique : les notations 13:45 et 20:15 sont également comprises en Grande-Bretagne et sur le continent américain.

Il est cependant d’usage d’utiliser les expressions « am » et « pm ». « am » vient du latin « ante meridiem », qui signifie « avant midi », et « pm » signifie « post meridiem », donc « après-midi ». Dans ce cas de figure, les heures ne sont comptées que jusqu’à 12. Pour préciser s’il s’agit du matin ou de l’après-midi, la mention « am » ou « pm » est apposée derrière l’heure : par exemple, on écrira 4 pm pour 16 h (4 heures de l’après-midi). Il n’y a pas de consensus sur la nécessité d’un espace entre le chiffre et l’abréviation.

Pour la date, il existe des différences entre le format américain et le format britannique. En Grande-Bretagne, la date s’écrit comme en France, « 24 December 2021 » ou « 24th of December 2021 » ou bien encore « 24/12/2021 ». En anglais américain, les mois et les jours sont inversés : « December 24, 2021 » Il est particulièrement important d’avoir cette différence en tête lorsque vous utilisez le format de date numérique, afin d’éviter tout malentendu : « 4/12/2021 » peut être à la fois le 4 décembre ou le 12 avril 2021.

Voici un exemple de mail en anglais avec formule de politesse et d’appel qui contient tous les éléments importants, une bonne structure et peut vous donner une idée du bon usage des formulations :