Comment con­fi­gu­rer un message d’absence Thun­der­bird ?

Pour une bonne com­mu­ni­ca­tion par email, il est important d’informer vos contacts lorsque vous êtes tem­po­rai­re­ment in­dis­po­nible. Dans ce guide, nous vous ex­pli­quons pas à pas comment mettre un message d’absence à l’aide d’un modèle que vous créez dans Thun­der­bird.

Comment fonc­tionne un message d’absence Thun­der­bird ?

Le logiciel d’email Thun­der­bird de la Mozilla Foun­da­tion est dis­po­nible sur de nombreux systèmes d’ex­ploi­ta­tion. Son uti­li­sa­tion est simple et repose sur des mé­ca­nismes familiers. Il est ainsi possible d’y con­fi­gu­rer un message d’absence. La procédure diffère toutefois lé­gè­re­ment de celle d’autres logiciels d’email comme Microsoft Outlook ou Gmail de Google.

Guide rapide : comment con­fi­gu­rer un message d’absence sur Thun­der­bird ?

Pour ajouter un message d’absence Thun­der­bird dans Mozilla Thun­der­bird, procédez comme suit :

1. Rédigez votre message d’absence comme un nouvel email, puis en­re­gis­trez-le comme modèle.
2. Ouvrez les « Filtres de messages » dans Thun­der­bird.
3. Créez un nouveau filtre pour le compte ou la boîte de réception concernée, avec un nom fa­ci­le­ment re­con­nais­sable.
4. Con­fi­gu­rez ce filtre pour exécuter l’action « Répondre avec le modèle », idéa­le­ment après le filtre anti-spam.
5. Activez ou dé­sac­ti­vez le filtre à l’aide de la case à cocher dans la fenêtre des filtres.

Guide étape par étape : comment con­fi­gu­rer un message d’absence Thun­der­bird ?

Dans les sections suivantes, nous ré­ca­pi­tu­lons en détail les dif­fé­rentes étapes pour créer votre propre message d’absence Thun­der­bird.

Étape 1 : rédiger le message d’absence

Rédigez votre message comme un nouvel email en cliquant sur l’onglet « Nouveau message ».

Rédigez le texte de manière claire et précise, avec une formule d’appel, la période d’absence et votre signature d’email.

L’étape suivante diffère toutefois de l’envoi d’un email classique.

En en­re­gis­trant le message d’absence comme modèle, Thun­der­bird pourra le réu­ti­li­ser au­to­ma­ti­que­ment par la suite.

Étape 2 : définir le filtre approprié

Pour utiliser le modèle en­re­gis­tré lors d’une absence réelle, vous devez l’associer à un filtre appliqué à la boîte de réception concernée. Cliquez en haut à droite sur le menu hamburger, puis sé­lec­tion­nez « Outils ».

Choi­sis­sez ensuite l’entrée « Filtres de messages ».

Cliquez sur « Nouveau… » pour créer un nouveau filtre pour votre message d’absence Thun­der­bird.

Vous pouvez main­te­nant con­fi­gu­rer le filtre :

• Choi­sis­sez un nom explicite, par exemple « Absence congés » ou « Dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel »
• Activez l’option « Lors de la ré­cu­pé­ra­tion des messages »
• Sé­lec­tion­nez « Exécuter le filtre après la détection du courrier in­dé­si­rable »
• Laissez l’option « Aucune condition » activée

Dans la partie in­fé­rieure de la fenêtre, choi­sis­sez ensuite l’action « Répondre avec le modèle ». Sé­lec­tion­nez à droite le modèle en­re­gis­tré pré­cé­dem­ment, puis confirmez avec « OK ».

Étape 3 : activer le filtre d’absence

Pour activer le filtre, vous devez également sé­lec­tion­ner la boîte aux lettres concernée. En cochant la case située à côté du filtre cor­res­pon­dant, vous activez l’envoi du message d’absence Thun­der­bird. Vous pouvez ensuite sim­ple­ment fermer la fenêtre.

Dès que vous êtes de nouveau dis­po­nible, pensez à dé­sac­ti­ver ce filtre dans le même menu afin que Thun­der­bird cesse d’envoyer des réponses au­to­ma­tiques.

Remarques im­por­tantes con­cer­nant le message d’absence Thun­der­bird

Lors de la con­fi­gu­ra­tion de réponses au­to­ma­tiques dans Thun­der­bird, certaines par­ti­cu­la­ri­tés doivent être prises en compte :

• Thun­der­bird doit rester ouvert : les réponses au­to­ma­tiques ne sont envoyées que si Thun­der­bird est lancé et que le compte relève ac­ti­ve­ment les nouveaux messages. Si l’or­di­na­teur est éteint ou si le programme est fermé, le message d’absence Thun­der­bird ne fonc­tionne pas.
• Fonction anti-boucle intégrée : Thun­der­bird peut être configuré pour n’envoyer qu’une seule réponse au­to­ma­tique par ex­pé­di­teur et par session. Cela évite les boucles infinies lorsque deux réponses au­to­ma­tiques se répondent mu­tuel­le­ment.
• Comptes IMAP et POP : avec cette méthode, la dif­fé­rence entre IMAP et POP est se­con­daire. Les réponses au­to­ma­tiques dépendent surtout des filtres locaux de Thun­der­bird. Le logiciel doit donc rester ouvert et relever les nouveaux messages. Selon le four­nis­seur d’email, certaines li­mi­ta­tions peuvent aussi s’appliquer.
• Réponses HTML et filtres antispam : certains serveurs con­si­dè­rent les réponses au­to­ma­tiques au format HTML comme suspectes. Pour les des­ti­na­taires externes, le texte brut améliore souvent la com­pa­ti­bi­lité.
• Aspect sécurité : une réponse au­to­ma­tique informe les ex­pé­di­teurs que vous êtes mo­men­ta­né­ment in­dis­po­nible. De nom­breuses en­tre­prises limitent donc le message d’absence Thun­der­bird aux contacts internes.
• Prudence avec les listes de diffusion : Thun­der­bird peut également répondre à des news­let­ters ou à des listes de diffusion. Si né­ces­saire, créez un filtre sup­plé­men­taire pour exclure ces ex­pé­di­teurs.

Comment con­fi­gu­rer un message d’absence di­rec­te­ment chez votre four­nis­seur d’email ?

Si vous ne souhaitez pas laisser votre or­di­na­teur allumé en per­ma­nence pendant votre absence pour utiliser un message d’absence Thun­der­bird avec Mozilla Thun­der­bird, il existe une autre solution : de nombreux four­nis­seurs d’email proposent eux aussi cette fonction. Voici comment procéder chez plusieurs services po­pu­laires.

Con­fi­gu­rer un message d’absence dans IONOS Webmail

Si vous utilisez votre adresse email IONOS, vous pouvez activer la réponse au­to­ma­tique di­rec­te­ment depuis l’interface Webmail. Commencez par ouvrir la page de connexion IONOS Webmail, puis cliquez sur l’icône en forme de roue dentée pour accéder aux pa­ra­mètres.

Dans le menu déroulant, sé­lec­tion­nez ensuite « Réponse en cas d’absence » pour ouvrir les réglages détaillés.

Activez le curseur situé en haut pour informer au­to­ma­ti­que­ment les ex­pé­di­teurs des emails entrants de votre absence. Ren­seig­nez ensuite un objet approprié ainsi que votre message dans le champ prévu à cet effet.

Con­fi­gu­rer un message d’absence dans Microsoft Outlook

Pour con­fi­gu­rer un message d’absence dans Microsoft Outlook, cliquez sur l’onglet « Fichier ».

Sé­lec­tion­nez ensuite l’option « Réponses au­to­ma­tiques (absence du bureau) ».

Une fenêtre s’ouvre alors. Activez l’option « Envoyer des réponses au­to­ma­tiques » puis rédigez votre message.

Vous pouvez ensuite choisir si la réponse au­to­ma­tique doit être envoyée uni­que­ment aux contacts internes (Au sein de mon or­ga­ni­sa­tion) ou également aux ex­pé­di­teurs externes (En dehors de mon or­ga­ni­sa­tion).

Une fois la con­fi­gu­ra­tion terminée, cliquez sur « OK » pour activer le message d’absence.