Qu’est-ce qu’un reçu ? Pourquoi est-il si important ?

Un reçu est par définition tout ce qui pourrait prouver une transaction. Le type de reçu le plus répandu est bien entendu la facture. Une facture documente l’exigence d’une prestation de service ou d’une livraison de marchandise. Mais il existe une grande variété de types de reçus, chacun ayant trait à différents types de transactions respectivement, qu’il s’agisse d’une transaction entre une entreprise et des acteurs externes, ou bien de transactions au sein même d’une entreprise. Dans ce cas, les documents externes (aussi appelés bons naturels ou bons étrangers) se différencient les uns des autres.

Parmi les reçus externes, on trouve tous les documents provenant de l’extérieur d’une entreprise.  Ce sont par exemple :

• Factures fournisseurs / Factures clients
• Extraits bancaires
• Connaissements ou lettre de commerce
• Relevés postaux
• Notes de frais
• Relevés fiscaux
• Récépissés

Les reçus internes sont au contraire des documents émis au sein d’une entreprise, comme par exemple : 

• Salaires et rémunérations
• Reçus d’emprunt de matériel
• Copies de factures fournisseur
• Copies de reçus, lettres de commerce, chèques, etc.
• Reçus pour annulations et modifications

C’est l’origine du reçu qui détermine s’il s’agit d’un reçu interne ou externe. Nous pouvons éclaircir ceci en prenant comme exemple des relevés de comptes bancaires en ligne : même si un relevé de compte est imprimé dans votre entreprise, il s’agit d’un reçu externe car il a été conçu et distribué par une partie externe. Une facture envoyée par email et imprimée par vos soins est également considérée comme un reçu externe.

Comment comptabiliser un reçu exactement ? Que faire avec ces nombreux documents après qu’ils aient été délivrés ? Comptabiliser des reçus nécessite de respecter quelques règles de base. La première est de respecter le moment de la comptabilisation, car les transactions doivent fondamentalement être délivrées à la comptabilité au moment opportun. Toutes les transactions commerciales et les reçus correspondants sont en général comptabilisés au plus tard à la fin du mois. Les documents comptables doivent être compréhensibles dans deux directions : à la fois à partir de la comptabilité et à partir des reçus.

De plus, la comptabilité des reçus doit être effectuée sans trou et de manière claire. Cela signifie que vous devez avoir trié les documents par date et dans l’ordre chronologique. Il est important pour cela de classer chaque reçu avec le processus commercial correspondant. Posséder un timbre de comptabilité est très pratique pour cela. Avec un tel cachet, vous reconnaissez immédiatement un reçu ainsi que les informations importantes qu’il contient. Cela rend la comptabilisation de documents bien plus facile à la fin du mois.

Ces documents sont de nos jours comptabilisés numériquement, via un ordinateur. La manière dépend bien sûr du système informatique utilisé. Tout système de comptabilité digital est basé sur des paramètres de précision et de clarté.

Une dernière règle importante concerne la période de stockage. En France, tous les documents comptables sont soumis à une obligation de conservation de dix ans. Sur demande, vous devez être en mesure de présenter un audit de tous les reçus de la période. Dès lors qu’une entreprise utilise un système de comptabilité informatisé, elle est tenue d’accorder l’accès complet à ses données numériques.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.