Les reçus font partie intégrante du quotidien de toute entreprise, freelance ou particulier. Bon nombre de ces derniers sont en attente d’un contrôle fiscal ou d’une déclaration d’impôts. Un reçu est une preuve des évènements influant sur une situation financière. Si l’absence d’une facture ou d’un reçu peut sembler peu importante, ces documents constituent pourtant la base de la comptabilité. Un des principes de base de la comptabilité est qu’il n’existe pas de comptabilisation sans reçu.
Le terme de reçu est un terme générique pour les différents documents servant de preuve pour la comptabilité des transactions commerciales : factures, reçus et bons comptent parmi les types de documents justificatifs les plus courants. La fonction d’un reçu est de documenter les dépenses commerciales et d’enregistrer les fluctuations de matériaux. Les activités d’une entreprise sont accréditées, rendues transparentes et compréhensibles via ces reçus. C’est pourquoi le reçu est l’un des documents les plus importants pour une entreprise.
Encore une particularité au sujet du reçu : la comptabilité s’est entre-temps presque entièrement digitalisée, mais le reçu persiste comme reliquat de la comptabilité manuelle. Etant donné que les documents doivent être délivrés et recueillis, ils sont conservés ensemble pendant dix ans afin de pouvoir servir de preuve en cas de contrôle. Mais comment gérer tout cela efficacement et correctement juridiquement parlant ? Nous vous expliquons l’essentiel concernant ces documents.
Une bonne gestion des reçus concerne la confection, le stockage et l’utilisation des documents. Le code du travail ne prévoit pas de forme particulière de ce document. Néanmoins, il existe une série d’exigences légales et d’informations importantes pour sa rédaction. Nous vous indiquons les principaux points à connaître.
Les nombreux types de reçus peuvent être sensiblement différents en apparence. Un simple ticket de caisse est ainsi bien différent d’une lettre de commerce ou d’un livre de paie. Cependant, un reçu doit obligatoirement comprendre les quatre éléments suivants :
Si un reçu est numérique, il doit contenir une signature électronique. Dans le cas contraire, le document ne peut être valable pour une déduction de TVA. Vous pouvez toujours demander un reçu original sous forme de papier en cas de doute.
Un reçu est par définition tout ce qui pourrait prouver une transaction. Le type de reçu le plus répandu est bien entendu la facture. Une facture documente l’exigence d’une prestation de service ou d’une livraison de marchandise. Mais il existe une grande variété de types de reçus, chacun ayant trait à différents types de transactions respectivement, qu’il s’agisse d’une transaction entre une entreprise et des acteurs externes, ou bien de transactions au sein même d’une entreprise. Dans ce cas, les documents externes (aussi appelés bons naturels ou bons étrangers) se différencient les uns des autres.
Parmi les reçus externes, on trouve tous les documents provenant de l’extérieur d’une entreprise. Ce sont par exemple :
Les reçus internes sont au contraire des documents émis au sein d’une entreprise, comme par exemple :
C’est l’origine du reçu qui détermine s’il s’agit d’un reçu interne ou externe. Nous pouvons éclaircir ceci en prenant comme exemple des relevés de comptes bancaires en ligne : même si un relevé de compte est imprimé dans votre entreprise, il s’agit d’un reçu externe car il a été conçu et distribué par une partie externe. Une facture envoyée par email et imprimée par vos soins est également considérée comme un reçu externe.
Comment comptabiliser un reçu exactement ? Que faire avec ces nombreux documents après qu’ils aient été délivrés ? Comptabiliser des reçus nécessite de respecter quelques règles de base. La première est de respecter le moment de la comptabilisation, car les transactions doivent fondamentalement être délivrées à la comptabilité au moment opportun. Toutes les transactions commerciales et les reçus correspondants sont en général comptabilisés au plus tard à la fin du mois. Les documents comptables doivent être compréhensibles dans deux directions : à la fois à partir de la comptabilité et à partir des reçus.
De plus, la comptabilité des reçus doit être effectuée sans trou et de manière claire. Cela signifie que vous devez avoir trié les documents par date et dans l’ordre chronologique. Il est important pour cela de classer chaque reçu avec le processus commercial correspondant. Posséder un timbre de comptabilité est très pratique pour cela. Avec un tel cachet, vous reconnaissez immédiatement un reçu ainsi que les informations importantes qu’il contient. Cela rend la comptabilisation de documents bien plus facile à la fin du mois.
Ces documents sont de nos jours comptabilisés numériquement, via un ordinateur. La manière dépend bien sûr du système informatique utilisé. Tout système de comptabilité digital est basé sur des paramètres de précision et de clarté.
Une dernière règle importante concerne la période de stockage. En France, tous les documents comptables sont soumis à une obligation de conservation de dix ans. Sur demande, vous devez être en mesure de présenter un audit de tous les reçus de la période. Dès lors qu’une entreprise utilise un système de comptabilité informatisé, elle est tenue d’accorder l’accès complet à ses données numériques.
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