Qui est soumis à l’obligation de conservation des documents commerciaux ?

Toute entreprise reçoit ou émet des documents dans le cadre de son activité. Ceux-ci doivent être conservés pendant une durée déterminée puisqu’ils servent essentiellement de preuves, notamment en cas de litiges.

Le délai de conservation des documents est fixé par la loi. Cependant, le délai de conservation des documents commerciaux peut aussi varier selon les délais de prescriptions applicables et également des périodes au cours desquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

De nombreuses entreprises privilégient désormais l’archivage électronique, par souci écologique et gain de place. Cette méthode d’archivage a-t-elle cependant une valeur légale ?

Selon la Loi n°2000-230 du 13 mars 2000, les documents électroniques possèdent la même valeur que les documents au format papier. Toutefois, pour avoir valeur d’authenticité, le document numérique doit répondre à certains critères.

L’article 1316-1 du Code Civil stipule que : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Pour qu’un document numérique soit reconnu au niveau juridique, il doit réunir deux conditions :

• l’expéditeur de l’écrit numérique (PDF, e-mail…etc.) doit être identifiable facilement ;
• le document numérique doit être conservé dans son état d’émission. Il ne doit avoir subi aucune modification (point crucial en cas de litige).

Par souci de facilité et de respect de la législation, les entreprises peuvent utiliser un logiciel d’archivage.

En cas de non-conservation des documents d’entreprise, il n’existe pas de sanction spécifique.

Toutefois, selon les circonstances, plusieurs peines peuvent être applicables.

En matière commerciale, il n’existe aucune sanction en cas de non établissement des livres obligatoires. Cependant, si cela entraîne le non établissement des documents comptables annuels, les dirigeants des sociétés concernées risquent une amende de 9 000 euros, selon l’article L. 241-4 du Code de commerce.

De plus, le faux et l’usage de faux sont punis de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (article 441-1 du Code pénal).

En matière fiscale, l’article 1746 du Code général des impôts prévoit une amende de 25 000 euros, sanction prononcée par le tribunal correctionnel. S’il y a récidive, le tribunal peut prononcer une peine de 6 mois de prison.

En matière pénale, le faux et l’usage de faux sont punis de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros pour les personnes physiques. Des peines complémentaires telles que l’interdiction des droits civiques, civils, de famille …etc. peuvent également être prononcées.

Les personnes morales sont passibles d’une amende maximum de 225 000 euros ainsi que de peines complémentaires le cas échéant comme la dissolution de la société par exemple.

Les courriels peuvent également être classés comme des documents commerciaux : chaque fois que des transactions commerciales sont préparées, conclues, effectuées ou annulées par e-mail, ce dernier est considéré comme un document commercial et il ne faut donc pas le supprimer.

En France, la législation est encore floue concernant la durée de conservation des e-mails. En règle générale, les courriels doivent être considérés comme des documents commerciaux classiques et conservés pour la même durée. Toutefois, cette règle ne s’applique qu’aux courriels d’affaires.

En effet, la CNIL impose aux entreprises en France de ne pas conserver de données privées. Bien qu’un bon système d’archivage électronique soit censé filtrer les e-mails à archiver, c’est l’employé seul qui peut déterminer ce qui relève vraiment du privé.

Ainsi, diverses solutions s’offrent à l’entreprise pour gérer les courriels en conformité avec les directives de la CNIL :

• les employés peuvent classer l’e-mail comme personnel à l’aide d’une balise permise par la messagerie ;
• ils peuvent rajouter dans l’objet de l’e-mail l’étiquette « Privé » ou « Perso » ;
• ils peuvent créer un dossier dans leur boîte aux lettres nommé « Perso ».

Grâce à l’une de ces trois options, le système d’archivage électronique permet de faire le tri et évite de stocker de manière inopportune une correspondance privée.

L’archivage correcte des e-mails est donc un élément important du stockage de documents. Puisqu’un archivage manuel est fastidieux, utiliser un logiciel spécial s’avère pratique. Les programmes correspondants veillent à ce que les e-mails soient correctement stockés. L’archivage électronique garantit également que les e-mails archivés puissent être recherchés automatiquement. Ainsi, toutes les informations sont toujours disponibles, aussi bien pour l’entreprise que pour les organismes de contrôle.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.