L’archivage d’email : pourquoi les entreprises doivent y faire attention

205 milliards d’emails ont été échangés dans le monde au cours de l’année 2015, dont 1.4 hors spam en France. Dans une entreprise, un salarié recevra pour sa part en moyenne 45 emails par jour. L’email est devenu le média classique de communication remplaçant en grande partie les lettres et les fax. Pourtant, leur poids juridique est encore trop peu réglementé voire sous-estimé alors que l’archivage de courriers électroniques comporte des aspects tant techniques, financiers que légaux. Le monde professionnel peut nous dissimuler des surprises et il est fortement conseillé de conserver précieusement vos conversations électroniques surtout si ces dernières comportent des documents contractuels. Par ailleurs, l’archivage d’emails permet d’éviter toute perte de données.

En ce qui concerne les emails privés, libre à vous de les sauvegarder ou non et ce durant une durée indéfinie.

La preuve est libre à ce jour en matière de droit des affaires et en droit commercial. En général, les preuves présentées sont des courriels ou des documents comportant des impressions de fichiers bureautiques ou informatiques. Il ne suffit pas d’archiver tous les emails reçus, il faut aussi procéder à un tri au préalable.

Quels sont les emails importants à archiver ?

L’archivage n’est pas un processus anodin. Il convient donc de faire un tri des documents importants à conserver. Il faut conserver tout ce qui a attrait :

• à la comptabilité d’une entreprise. On parle donc tant des conversations qui permettent de comprendre le travail que de rapports de gestion ;
• aux contrats en cours ou qui ont déjà été signés ;
• aux lettres commerciales envoyées ;
• aux taxes et aux impôts à payer.

Au-delà des emails, les pièces jointes sont également très importantes, surtout si elles comportent une signature électronique. Il peut s’agir de devis, de bons de commandes, de factures, d’avoir… Ces documents doivent être conservés dans des dossiers directement sur votre disque dur, voire dans des dossiers physiques.

Garantie d’authenticité

Contrairement à ce qui peut être dit, un email est aussi authentique qu’une lettre physique. Un courriel électronique est à l’origine de la même forme qu’une lettre. Pourtant, lors de sa transmission, un email peut se voir adjoindre de données non visibles mais qui concourent à en garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité. Nous faisons référence ici aux métadonnées, soit la date et l’heure (création, envoi, passage dans les différents serveurs d’acheminement, réception et ouverture du document), numéro d’ordre non modifiable, identification des postes et des serveurs émetteurs et récepteurs.

Lorsque l’on parle de la valeur juridique d’un email, on en vient automatiquement à aborder le sujet de la signature électronique. Le Code Civil est assez clair en la matière. L’article 1316-3 stipule que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ». Autrement dit, lors d’un litige, le juge peut considérer l’email comme une preuve.

Pourtant, chaque loi peut être contournée et les entreprises doivent donc se montrer extrêmement précautionneuses. En effet, comme énoncé plus haut, un email n’est valable que si l’émetteur peut être identifié. Ainsi, l’usage de signature électronique peut faciliter les processus commerciaux, mais il faut garder à l’esprit que l’email doit obligatoirement permettre d’identifier l’émetteur du document afin de lui donner une valeur probante.

Comme nous l’avons dit plus haut, archiver ses emails permet d’éviter toute perte de données. Il suffit qu’un pirate pénètre dans votre compte ou d’une simple panne pour que vous perdiez toutes les informations que vous avez stockées. A l’heure de la saturation des serveurs, la migration des emails dans une archive permet de réduire les coûts de stockage mais également l’amélioration de la productivité car tous les employés d’une entreprise peuvent ainsi avoir accès d’une manière simple et rapide à un stock d’emails complet.

Pour archiver vos emails plusieurs options s’offrent aux entreprises :

1. Vous pouvez responsabiliser vos collaborateurs en leur décrivant la procédure pour qu’ils archivent leurs emails sur leurs disques durs. Cependant, cette solution n’est possible que si vous accordez toute votre confiance à vos employés.
2. La deuxième solution consiste à déplacer ses emails vers un système de GED (Gestion électronique des documents) ou un espace mutualisé de stockage.
3. Il est possible d’effectuer une copie systématique de tous les emails entrants et sortants vers un espace d’archivage. Cette option suppose d’avoir son propre serveur de messagerie.

Pour choisir la solution adaptée, il convient de bien identifier vos besoins et le niveau de risque. Les règles d’archivage doivent être flexibles et évoluer dans le temps.

Les réglementations concernant les emails ne cessent de croître. Pour une entreprise, l’archivage est devenu une nécessité tant pour réduire la quantité d‘information sensibles dans le cloud que pour réduire les coûts de stockage. Il est aujourd’hui plus que primordial d’avoir une politique bien définie en matière d’archivage de courriers électroniques.