L’archivage d’email : pourquoi les entreprises doivent y faire attention
En ce qui concerne les emails privés, libre à vous de les sauvegarder ou non et ce durant une durée indéfinie. Pour les emails professionnels, la situation est cependant différente. L’email est devenu le média classique de communication remplaçant en grande partie les lettres et les fax. Pourtant, en France au niveau juridique il reste encore trop peu réglementé, voire sous-estimé, alors que l’archivage de courriers électroniques comporte des aspects tant techniques, financiers que légaux. Il est ainsi fortement conseillé de conserver précieusement vos conversations électroniques surtout si ces dernières comportent des documents contractuels. Par ailleurs, l’archivage d’emails permet d’éviter toute perte de données.
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L’archivage d’emails est-il obligatoire ?
L’email, parfois appelé courrier électronique, est devenu la norme dans les entreprises. Il est devenu incontournable et universel. Beaucoup de documents contractuels sont ainsi échangés tous les jours en France via Internet sans que de réelles précautions soient prises. En outre, l’essentiel des emails reste non classé au lieu d’être archivé en bonne et due forme.
Contrairement aux pays anglo-saxon, voire même à l’Allemagne qui applique une législation stricte en la matière, aucune loi ne concerne directement l’archivage électronique en France. D’après un arrêt rendu le 28 décembre 2001, le Conseil d’Etat stipule qu’un email est accepté comme preuve lors d’un litige s’il est possible d’identifier l’auteur de l’email, notamment grâce à des documents sur papier par exemple. Néanmoins, la loi du 13 mars 2000 est plus claire et stipule ce qui suit : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
L’email constitue plus de 80 pourcent des communications écrites, bien loin devant la lettre ou le fax. Ainsi, archiver ses emails est devenu presque aussi important qu’archiver ses documents papiers.
Quelle est la valeur légale d’un email ?
La preuve est libre à ce jour en matière de droit des affaires et en droit commercial. En général, les preuves présentées sont des courriels ou des documents comportant des impressions de fichiers bureautiques ou informatiques. Il ne suffit pas d’archiver tous les emails reçus, il faut aussi procéder à un tri au préalable.
Quels sont les emails importants à archiver ?
L’archivage n’est pas un processus anodin. Il convient donc de faire un tri des documents importants à conserver. Il faut conserver tout ce qui a attrait :
- à la comptabilité d’une entreprise. On parle donc tant des conversations qui permettent de comprendre le travail que de rapports de gestion
- aux contrats en cours ou qui ont déjà été signés
- aux lettres commerciales envoyées
- aux taxes et aux impôts à payer
Au-delà des emails, les pièces jointes sont également très importantes, surtout si elles comportent une signature électronique. Il peut s’agir de devis, de bons de commandes, de factures, d’avoir… Ces documents doivent être conservés dans des dossiers directement sur votre disque dur, voire dans des dossiers physiques. Par conséquent, les emails internes ou courriers électronique qui ne mènent pas à une transaction commerciale sont exclus et n’ont pas besoin d’être archivés. De même pour les spams, les publicités ou une newsletter.
Le RGPD réglemente désormais la conservation des emails. Par exemple, l’archivage des emails privés des employés n’est autorisé qu’avec l’autorisation préalable des personnes concernées.
La valeur légale d’une signature électronique
Lorsque l’on parle de la valeur juridique d’un email, on en vient automatiquement à aborder le sujet de la signature électronique. Il est en effet important de garantir l’authenticité, lors de sa transmission, un email peut se voir adjoindre de données non visibles mais qui concourent à en garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité. Nous faisons référence ici aux métadonnées, soit la date et l’heure (création, envoi, passage dans les différents serveurs d’acheminement, réception et ouverture du document), numéro d’ordre non modifiable, identification des postes et des serveurs émetteurs et récepteurs.
Concernant la valeur légale, Le Code Civil est assez clair en la matière. L’article 1316-3 stipule que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ». Autrement dit, lors d’un litige, le juge peut considérer l’email comme une preuve.
Les entreprises doivent donc se montrer extrêmement précautionneuses. En effet, comme énoncé plus haut, un email n’est valable que si l’émetteur peut être identifié. Ainsi, l’usage de signature électronique peut faciliter les processus commerciaux, mais il faut garder à l’esprit que l’email doit obligatoirement permettre d’identifier l’émetteur du document afin de lui donner une valeur probante.
Comment procéder à l’archivage d’emails ?
Comme nous l’avons dit plus haut, archiver ses emails permet d’éviter toute perte de données. Il suffit qu’un pirate pénètre dans votre compte ou d’une simple panne pour que vous perdiez toutes les informations que vous avez stockées. À l’heure de la saturation des serveurs, la migration des emails vers une archive permet de réduire les coûts de stockage mais également l’amélioration de la productivité car tous les employés d’une entreprise peuvent ainsi avoir accès d’une manière simple et rapide à un stock d’emails complet.
Pour archiver vos emails plusieurs options s’offrent aux entreprises :
- Vous pouvez responsabiliser vos collaborateurs en leur décrivant la procédure pour qu’ils archivent leurs emails sur leurs disques durs. Cependant, cette solution n’est possible que si vous accordez toute votre confiance à vos employés.
- La deuxième solution consiste à déplacer ses emails vers un système de GED (Gestion électronique des documents) ou un espace mutualisé de stockage.
- Il est possible d’effectuer une copie systématique de tous les emails entrants et sortants vers un espace d’archivage. Cette option suppose d’avoir son propre serveur de messagerie.
Pour choisir la solution adaptée, il convient de bien identifier vos besoins et le niveau de risque. Les règles d’archivage doivent être flexibles et évoluer dans le temps.
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Les réglementations concernant les emails ne cessent de croître. Pour une entreprise, l’archivage est devenu une nécessité tant pour réduire la quantité d‘information sensibles dans le Cloud que pour réduire les coûts de stockage. Les emails contiennent toujours plus de documents commerciaux et sont donc aussi soumis à l’obligation de conservation avec des délais spécifiques. Ainsi, Il est aujourd’hui plus que primordial d’avoir une politique bien définie en matière d’archivage de courriers électroniques.
Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.
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