Pour de nombreuses entreprises, il ne s’agit pas simplement de décider comment elles vont gérer leurs documents et archives ; il s’agit surtout de suivre la norme internationale ISO 15489. Toutefois, cette norme venant de l’anglais, elle comporte de nombreuses ambiguïtés. Le records management est en effet un concept nouveau en France et les entreprises tâtonnent à l’appliquer.
La norme ISO 15489 donne tout de même les clés pour savoir comment gérer son système d’archives. Cette norme internationale a été implémentée au Royaume-Uni sous le nom de BS ISO 15489-1:2001 puis elle a été révisée en 2016 pour porter le nom BS ISO 15489-1:2016. Elle a été adoptée dans plus de 50 pays et traduit dans au moins 15 langues différentes. Le but est de fournir aux organisations un cadre théorique pour la tenue de documents et de souligner l’importance du records management pour une entreprise. Elle couvre des sujets tels que :
- Les métadonnées des documents
- Les systèmes d’archivage et les contrôles
- Le suivi des dossiers
- La formation pour un bon record smanagement
- La création, saisie et gestion des documents
En utilisant la norme comme guide, les organisations peuvent s’assurer qu’elles ne feront pas de faux pas en ce qui concerne le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou d’autres règles en matière de protection des données.
Bien qu’il ne soit pas obligatoire de suivre la norme ISO 15489, il existe des périodes de conservation des documents spécifiques en France qui doivent être respectées. Le site service-public.fr fait un bon résumé des délais d’archivage requis pour les documents d’entreprise, avec en référence les articles du Code Civil, Code de commerce ou autres.