Tenir un livre de caisse correctement : fondamentaux

Documenter les dépenses et recettes permet certes d’évaluer le succès et la situation financière de votre entreprise, mais est aussi obligatoire pour le fisc à la fin de chaque exercice comptable dans le but de déterminer l’étendue et la nature de votre imposition. Mais qu’en est-il au quotidien ? Afin de pouvoir documenter vos paiements en espèce conformément à la réglementation, vous avez besoin d’un livre de caisse. Alors comment faut-il s’y prendre ? Et qui est dans l’obligation de tenir un livre de caisse ? Nous vous expliquons les fondamentaux pour tenir votre livre de caisse correctement.

De nombreux entrepreneurs estiment leurs recettes à l’aide des paiements sans espèces (tels que les transferts, débits directs, paiements par l’intermédiaire de cartes de crédit, etc.). Mais les paiements en espèces sont encore courants. Pour que l’administration fiscale reçoive toutes les informations nécessaires pour certaines transactions commerciales, vous devez prouver l’origine et l’existence de vos revenus et paiements en espèces. Cela se fait à l’aide du livre de caisse.

Le livre de caisse est l’un des documents les plus importants de la comptabilité. Afin de comprendre les principes du livre de caisse, il ne faut pas nécessairement être expert-comptable. Vous devriez en général vous concentrer sur le principe suivant : toute saisie dans les caisses (entrée ou sortie d’argent) doit être claire et compréhensible (revenus, dépenses, numéro de document, taux d’imposition, etc.).

Le livre de caisse contient toutes les transactions d’encaissement et de décaissement : il faut donc mentionner le vendeur et l’acheteur, le mode de paiement, la description de la transaction, le numéro du justificatif correspondant, le taux d’imposition appliqué ainsi que la date de l’opération et le solde quotidien de la caisse.

La tenue d’un livre de caisse est fondamentalement assez simple : toutes les entrées ou sorties d’argent en liquide doivent être notées chronologiquement dans le livre de caisse et reportées dans la déclaration de gain en fin d’exercice. Une fois que vous avez compris le processus, une routine se développe rapidement. Mais avant d’entrer dans la pratique, vous devez d’abord savoir comment un livre de caisse est structuré.

Pour que vous puissiez documenter correctement vos opérations en espèces, il vous faut un livre de caisse structuré et ce de manière uniforme. Les entrées et sorties doivent toujours contenir les éléments suivants :

✔ la date de la transaction commerciale

✔ le numéro de document à attribuer, pour mieux le classer

✔ Description courte de la transaction

✔ Le montant et la devise de l’entrée ou la sortie en espèces

✔ Le taux d’imposition appliqué

✔ La taxe sur le chiffre d’affaires / TVA déductible

✔ L’état actuel de la caisse et l’objectif prévisionnel

Le solde de trésorerie actuel est la valeur du montant total réel de la caisse. Listez le contenu de votre caisse selon la valeur des pièces individuelles ainsi que les factures et additionnez les montants. Il est important qu’à la fin de l’exercice, les soldes saisis dans le livre de caisse correspondent aux entrées et sorties réelles d‘espèces.

Avec le bon modèle de livre de caisse, vous pourrez vous habituer rapidement à ces processus. Entrez simplement toutes les données nécessaires conformément à la réglementation dans les domaines correspondants. Assurez-vous que vous gérez votre livre de caisse quotidiennement et conservez les données ainsi que tous les documents soigneusement. Faites attentions aux points suivants lors de la création d’une entrée d’encaissement ou de décaissement :  

✔ Le livre de caisse ne peut contenir que des transactions en liquide.

✔ Entrez la date exacte ainsi que le solde d’ouverture exact de la veille, du mois dernier ou de l’année dernière.

✔ Les entrées de trésorerie appartiennent à la colonne « revenus » et les sorties sont inclues dans la colonne « dépenses ».

✔ Entrez tous les processus de trésorerie dans l’ordre chronologique. Les modifications subséquentes ne sont pas autorisées.

✔ Vérifiez enfin si le solde de trésorerie est identique à la valeur réelle du  montant de trésorerie (compteur de trésorerie).

✔ Assurez-vous que votre solde ne soit pas inférieur à 0€.

Le choix d’un type d’outil peut se faire selon la taille de votre entreprise, si vous êtes obligés de tenir une comptabilité complète ou non, que votre activité soit importante ou non. Dans certains cas, des modèles de tableaux Excel ou documents Word peuvent suffire.

Des erreurs sur le livre de caisse peuvent engendrer un refus du fisc. En cas de violation des lois et directives fiscales, comme des informations manquantes par exemple ou encore des modifications apportées ultérieurement, le fisc peut réagir de la manière suivante :

• Les documents soumis vous seront retournés avec une invitation à corriger les informations manquantes ou incorrectes.
• Le fisc effectue des ajustements indépendamment, à l’aide d’estimations partielles ou globales.

Selon l’ampleur et la gravité des violations, des pénalités ou procédures pénales peuvent être appliquées :

• Retrait des avantages fiscaux, comme la déduction de TVA.
• Estimations défavorables de l’assiette fiscale
• Procédures fiscales

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.