Modèle livre de caisse : une aide précieuse pour la comptabilité

Le livre de caisse est l’un des livres de comptabilité les plus importants pour toute entreprise. Il peut être crée sous la forme d’un simple document écrit, mais aussi sous la forme d’un document Word ou Excel. Ce livre enregistre tous les paiements en espèces d’une entreprise, tous les mouvements de caisse donc, d’où son nom. En effet les comptes annuels qui sont obligatoires à la fin de chaque exercice n’enregistrent pas seulement les transactions par prélèvement automatique, virement bancaire, carte de crédit etc. Mais aussi toutes les transactions en espèces.

Le livre de caisse remplit le rôle de tenir une liste exhaustive de ces transactions en cash. Les formulaires appropriés sont donc d’une aide précieuse. Les avantages d’un livre de caisse numérique sous forme de tableur Excel sont évidents : il est clair, rapide et les montants saisis sont automatiquement calculés entre eux. Les modèles numériques de livre de caisse donnent aussi un aperçu direct de la situation financière de l’entreprise et permettent d’économiser du temps pour calculer et permet d’éviter des erreurs courantes qui peuvent rapidement advenir.

Un modèle de livre de caisse représente donc un avantage non négligeable pour tous les travailleurs indépendants, qu’ils soient tenus ou non de tenir un livre de caisse. Pour cela, il vous suffit de télécharger un formulaire approprié en ligne. Ci-dessous, vous trouverez un modèle pour votre livre de caisse et toutes les informations importantes sur la façon de le remplir correctement. Mais nous allons tout d’abord expliquer son rôle pour la comptabilité d’une entreprise. 

Tous les travailleurs indépendant ne sont pas obligés de tenir un livre de caisse, ce n’est valable que pour ceux qui exercent leur activité avec une comptabilité en partie double et présentent un bilan à la fin de l’année. Cette obligation est déterminée principalement en fonction du chiffre d’affaire annuel. Cependant le fait d’avoir une caisse rend normalement obligatoire l’utilisation d’un livre de caisse au niveau comptable et fiscal.

Ainsi, même si vous réaliser juste une comptabilité simple, il est important de tenir en bonne et due forme un livre de caisse. Contrairement aux virements et paiements en ligne, les paiements en espèces sont beaucoup plus difficiles à comprendre rétrospectivement, et garder un aperçu est un avantage pour chaque entrepreneur. Avec un livre de caisse à jour, vous gardez une vue d’ensemble de votre situation financière actuelle.

Si une déclaration fiscale est présentée au bureau des impôts à la fin d’un exercice, le livre de caisse fait aussi partie de la base imposable d’une société. Comme tous les autres livres de comptabilité, le livre de caisse doit être tenu conformément aux principes de transparence et de traçabilité. Pour répondre à ces exigences, il existe des règles à respecter. 

Notre modèle de livre de caisse qui est disponible en téléchargement contient toutes les informations nécessaires pour tenir correctement un livre de caisse. Les renseignements suivants sont consignés dans six colonnes :

1. Le numéro de pièce correspondant à une opération
2. La date de la transaction
3. Les entrées en euros
4. Ou les sorties en euros
5. La désignation : soit la description ou remarque sur la nature de l‘opération
6. Le solde (calculé automatiquement) de toutes les entrées et sorties

L’en-tête du modèle de livre de caisse comporte deux zones supplémentaires : l’une pour saisir le nom de votre société et l’autre pour remplir la période de la feuille de livre de caisse. En bas de celle-ci il suffit enfin d’y apposer votre signature. Toutes les opérations sont comptabilisées de manière chronologique. L’exhaustivité est la règle, même le simple achat de timbres doit être entré dans le livre de caisse. Le principal avantage du livre de caisse sous la version Excel est le calcul automatique du solde actuel.

Voici comment procéder après avoir téléchargé le modèle du livre de caisse :

1. Saisissez tout d’abord le nom de votre société dans l’en-tête du modèle.
    
2. Puis inscrire la période : la date du jour si vous démarrez le livre de caisse le jour même. Si vous souhaitez utiliser la feuille de livre de caisse pour plusieurs jours, remplissez ultérieurement la fin de la période afin d’éviter des erreurs lors de l’impression.
    
3. L’étape suivante consiste à transférer l‘état de la trésorerie actuelle dans la table. Ceci est indiqué dans la première ligne du tableau sous « solde d’ouverture », vous pouvez y inscrire la date du jour et le solde courant.
    
4. A partir de maintenant, vous pouvez commencer à enregistrer les transactions en espèces du jour (ou de la période que couvre la feuille du livre de caisse) et cela de manière chronologique avec le numéro de pièce, la date de l’opération et le montant de l’entrée ou de la sortie en euros. Il est important de saisir chaque transaction individuellement afin de pouvoir lire correctement toutes les valeurs à partir de la feuille de calcul Excel.

5. Dans la colonne « désignation », vous devez inscrire une courte description de l’opération. Au plus tard, le jour suivant, vous devez saisir toutes les transactions dans la feuille de livre de caisse. 
    
6. En dessous à droite, la somme des entrées et des sorties est indiquée ainsi que le solde calculé. Avant d’imprimer la feuille du livre de caisse, assurez-vous d’avoir correctement recopié toutes les valeurs afin de ne pas trouver d’erreur au niveau du montant final. La somme peut ensuite être retranscrite dans la feuille suivante sous « solde d’ouverture ».
    
7. Généralement, il est conseillé d’imprimer la feuille de livre de caisse en fin de journée. Avant cela il est important de vérifier la période complète dans l’en-tête du document. Enfin vous pouvez y apposer votre signature et la classer ensuite par ordre chronologique. Il est aussi possible de l’enregistrer sous format PDF.
    
8. Le jour suivant, il suffit de lancer une nouvelle feuille Excel de livre de caisse via le modèle sauvegardé.

Il est important de noter que les données ne peuvent pas être modifiées dans la comptabilité par la suite. Cela est contraire aux principes d’une comptabilité correcte. Cependant, en cas d’erreur, le changement doit alors être identifiable et compréhensible pour les tiers et la date de la modification doit obligatoirement apparaitre. Tenir le livre de caisse exclusivement de manière numérique n’est bien souvent pas suffisant, il est vivement recommandé d’imprimer la feuille après chaque période (généralement à la fin d’une journée), de la signer et de la classer par ordre chronologique dans un classeur et cela afin d’assurer la traçabilité et de répondre aux exigences des principes comptables.

Dans le guide digitale de IONOS, vous trouverez plus de détails sur la manière de tenir un livre de caisse.

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