Logiciel de comptabilité : comment cela fonctionne ?

La plupart des entreprises doivent tenir des registres de comptabilité. En effet, chaque année les sociétés présentent à l’administration fiscale un calcul des profits et un bilan comptable complet. De plus, les entrepreneurs et les travailleurs indépendants sont également concernés puisque cela peut être très intéressant pour ces derniers de calculer à tout moment les recettes et les dépenses de leur activité. Enfin, ce bilan comptable doit être aussi utilisé pour quantifier exactement la rentabilité d’une entreprise ou d’une activité professionnelle et ainsi aider à planifier l’avenir d’une société ou d’une activité.

Les programmes de comptabilité facilitent grandement cette tâche. Ils s’adressent principalement aux indépendants et aux PME qui n’emploient pas en permanence un comptable professionnel et qui doivent par conséquent réaliser efficacement une comptabilité, si possible le plus facilement. Justement en utilisant ces logiciels de comptabilité, des personnes même sans savoir-faire comptable peuvent gérer et créer une comptabilité et cela de manière sécurisée.

La comptabilité sur le Cloud, accessible via une application dans le navigateur Web est particulièrement efficace. Nous allons voir en détail quelles sont les caractéristiques d’un tel logiciel de gestion comptable et quel est son fonctionnement.

Programmes de comptabilité comme application Web

Ces logiciels spécialisés simplifient grandement la comptabilité. En utilisant un programme de comptabilité en ligne ou sur le Cloud sous la forme d’une application Web, vous pouvez économiser beaucoup de temps et vous épargner de lourds efforts. Ceux qui réalisent la comptabilité générale (comptabilité financière) sur Internet ont accès aux données non seulement de n’importe où mais peuvent aussi réaliser directement des opérations comme la déclaration préalable de TVA sur CA (chiffre d’affaire) ou effectuer des opérations bancaires en ligne via le logiciel de facturation.

Mais le logiciel spécialisé en gestion comptable et financière est également utile dans de nombreux domaines différents. Tout ce dont vous avez besoin pour vos comptes en ligne est un programme adapté, un appareil connecté à Internet et une connexion correspondante sur le Web. Nous vous expliquons ci-dessous les fonctions principales d’un logiciel de comptabilité.

Enregistrer et numériser des documents

Les programmes de gestion comptable sont utiles parce qu’ils permettent de regrouper toute votre comptabilité sur un seul programme. Avec un tel outil, il est possible de numériser des documents comme les reçus et les factures et de les ajouter dans votre propre compte. Il est ainsi aisé d’ajouter des documents pertinents soit avec un scanner ou simplement en prenant des photos avec votre Smartphone. Le contenu est par la suite analysé par la reconnaissance textuelle, ce qui signifie que vous n’avez même pas besoin de rentrer manuellement de nombreux détails (par exemple la facturation, date et montant de la TVA etc.). Les informations sont directement intégrées dans votre compte et sont traités par le programme pendant le processus comptable (par exemple, pour le calcul automatique du revenu excédentaire ou la déclaration de la TVA).

L’avantage du logiciel de comptabilité sur le Cloud est la garantie et le groupement des données de votre comptabilité financière : vos données sont stockées sur les serveurs du fournisseur, ce qui signifie que vous n’avez plus à vous soucier de sécuriser les documents. Avec l’aide de cette application comptable, vos documents sont prêts pour l’administration fiscale.

Livre de caisse

Un livre de caisse doit contenir tous les paiements entrants et sortants. Le logiciel répertorie automatiquement les dépenses et les revenus des documents capturés, ainsi que les frais d’affranchissement et les virements bancaires réalisés (si vous vous connectez à votre compte bancaire en ligne avec l’application, vous pouvez réaliser des transferts directement via le programme). Avec ce logiciel de gestion comptable il est très facile de réaliser un livre de caisse journalier ou mensuel.

Ce n’est pas seulement avantageux pour la comptabilité de votre entreprise, ceci est aussi et surtout nécessaire pour la vérification qui est effectuée par l’administration fiscale qui oblige de mettre à disposition un journal de caisse complet.

Calcul du revenu excédentaire

Les PME, qui ne sont pas obligés de réaliser une comptabilité en partie double peuvent utiliser le calcul de revenu excédentaire simplifié. Il fonctionne avec le principe des entrées et sorties. Le calcul automatique de toutes les dépenses et des revenus facilite la création de votre calcul du revenu excédentaire. Tout comme pour le livre de caisse, son état est actualisé après chaque validation et il peut être consulté à tout moment.

Avec le calcul du revenu excédentaire, vous pouvez voir sur une certaine période de temps la situation économique de votre entreprise : il suffit simplement de définir la période et l’application vous présente votre bilan. Tous revenus et dépenses pertinents sont affichés par le système et sont pris en compte dans le calcul de l’excédent de revenu. Il est évidemment possible de l’exporter ensuite en format PDF.

Déclaration préalable de TVA sur CA

Les entreprises en France doivent réaliser une déclaration mensuelle. Toutes les entreprises soumises à l’IS doivent télé-déclarer leur TVA en ligne sans condition de chiffre d’affaire minimal via le formulaire 10963 ou CA3. Le logiciel de comptabilité est donc très pratique pour calculer et contrôler la déclaration préalable de TVA sur CA. De plus, le programme sépare les différents taux de TVA. Enfin il est possible de modifier et de corriger toute déclaration directement via le programme.

Format DATEV et exportation

Si un conseiller fiscal contrôle et vérifie vos documents, il a généralement besoin de votre bilan au format DATEV. Il s’agit en effet d’un format standard dans le milieu fiscal. Il peut être créé immédiatement avec un logiciel de gestion comptable via la fonction d’exportation.

Si ce fichier n’est pas suffisant pour votre conseiller fiscal, et s’il souhaite avoir un aperçu plus approfondi, il est possible de créer un accès supplémentaire à votre compte de comptabilité financière. Ainsi un logiciel  de comptabilité en ligne facilite considérablement la coopération entre vous et votre conseiller fiscal et permet aux deux parties de gagner du temps.

Conclusion : une comptabilité sur le Cloud efficace et facile

Avec le bon logiciel, la comptabilité devient simple et facile à gérer. Nul besoin d’être comptable pour faire fonctionner les programmes : grâce aux nombreuses fonctionnalités pratiques, aux modèles et aux calculs automatiques des factures, même un novice peut rapidement maîtriser une comptabilité conforme aux règles juridiques. Il est inutile de se soucier de la mise à jour des logiciels ; en effet, les fournisseurs y veillent. Tout ce que vous avez à faire est d’ouvrir l’application dans un navigateur et de toujours travailler avec la dernière version du programme.

De plus, un logiciel de comptabilité sur Internet sert aussi de sauvegarde pour vos documents. Vos données sont en effet en sécurité sur les serveurs du fournisseur et vous pouvez y accéder via Internet en quelques clics simplement. La fonctionnalité du Cloud permet non seulement d’obtenir un aperçu actualisé des finances de votre entreprise, mais aussi de transférer et d’ajouter de nouveaux documents en prenant des photos avec un Smartphone. Grâce à la reconnaissance textuelle, une grande partie des informations est directement transférée et traitée par le système.

Un programme Web de comptabilité peut créer automatiquement des bilans et vous pouvez simplement les télécharger sous un document texte. Les fonctions comme la génération automatique du calcul du revenu excédentaire, de la déclaration préalable de la TVA ou encore l’intégration de vos comptes bancaires facilitent grandement la comptabilité. Un bon logiciel permet surtout d’économiser un temps précieux de travail qui peut ainsi être consacré à d’autres tâches essentielles pour votre entreprise.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.