La note de crédit : explications, modèle et conseils

Facture, note de crédit : quelle est en fait la différence ? Lorsqu’il s’agit de facturer une livraison de marchandises ou une prestation, cela mène souvent à une certaine confusion. Peut-être vous demandez-vous également en quoi une note de crédit se différencie d’une facture et à quel moment elle est utile. Nous vous livrons ici un aperçu et vous expliquons ce qu’est un avoir, à quel moment il est avantageux de l’utiliser et comment le créer.

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Qu’est-ce qu’une note de crédit ?

Une note de crédit est une forme particulière de facture. Elle est émise par le créancier de manière discrétionnaire, à sa convenance. Il ne faut pas la confondre avec une réduction de valeur (qui indique qu’une créance risque de ne pouvoir être récupérée à concurrence du montant porté au crédit du compte, par exemple parce qu’elle est douteuse).

Une note de crédit peut comporter plusieurs corrections. Son émission entraîne 3 conséquences :

  • La diminution du montant de la créance sur le client
  • La réduction du montant des ventes de marchandise
  • La diminution du montant de la TVA sur les ventes

L’avoir est une facture négative et doit spécifier le montant du solde en faveur du client. Différents cas de figure sont possibles :

  • La facture destinée au client existe déjà, alors elle ne doit pas être modifiée
  • La facture n’est pas encore payée, il est possible de l’acquitter en l’état afin d’éviter la création d’une note de crédit. Dans le cas où il resterait un reliquat, il passerait alors dans les escomptes (opération de crédit consistant à acheter un effet de commerce avant son échéance).
  • La facture a déjà été réglée, il est alors nécessaire d’émettre une note de crédit afin que la comptabilité soit correcte.

Le règlement d’une note de crédit

Dans le cas où le débiteur souhaite être remboursé en numéraire, cette sortie d’argent au comptant doit être mentionnée sur la note car elle correspond à un versement négatif.

L’avoir peut aussi être un bon de réduction envoyé par une entreprise à son client et correspondre à une facture spécifique qui doit être mentionnée sur l’avoir.

Une note de crédit doit être émise lorsque la marchandise est retournée au fournisseur. Elle peut consister en un crédit partiel ou total. Ce document est indispensable à la tenue d’une comptabilité correcte et claire.

La note de crédit permet d’enregistrer dans la comptabilité les fonds qui ont été remboursés au client après que ce dernier a réglé la facture. L’avoir sert aussi à prouver au client l’annulation du paiement de la facture originale.

A quel moment faut-il émettre un avoir ?

Il y a plusieurs situations courantes qui justifient l’émission d’une note de crédit. On retrouve deux types de notes de crédit :

  • Celles générées pour les paiements sortants
  • Celles générées pour les paiements entrants

La note de crédit peut ainsi aussi bien être reçue qu’émise par l’entreprise.

Remarque

en France, il est interdit par la loi de supprimer les factures qui ont été finalisées. C’est là que la note de crédit prend tout son intérêt et toute son importance : si une erreur a été commise en créant la facture et une fois que celle-ci a été finalisée, il suffit de créer un avoir sur cette facture pour l’annuler, sans la supprimer de la comptabilité.

Réfléchir à l’accord de vente

Avant d’établir une note de crédit, vous devez vérifier que votre client y a bien droit. Réfléchissez à ce qu’il a commandé ou demandé. Avez-vous bien respecté tous les accords et effectué tout ce qui était convenu ? Pour quelle(s) raison(s) devriez-vous établir une note de crédit ? Le vendeur aurait-il promis trop de choses au client ? A-t-il pris des accords qui n’étaient pas réalisables ? Ou bien le client a-t-il reçu autre chose que ce qu’il demandait ?

Il est essentiel de bien identifier ce que le client veut et ce dernier doit comprendre que tout n’est pas possible. Il est extrêmement important d’être honnête sur ce point.

L’importance de l’offre et du bon de commande

Bien entendu, quelle que soit votre activité, il est utile de fixer tous les détails dans une offre ou bon de commande. Vous devez indiquer tous les détails du produit ou service, le prix, la quantité et le délai de livraison. Il vous faut aussi noter toutes les données du client, un numéro d’entreprise et le nom de la personne de contact. La commande pourra ainsi être beaucoup plus facilement traitée en interne par vos collègues.

Mécanisme d’une note de crédit

Il peut arriver qu’une entreprise modifie sa facture initiale, suite à un événement imprévu. Deux situations se présentent alors :

  • Le montant de la facture est revu à la hausse et le créancier envoie alors une note de débit. Elle correspond au montant restant à payer.
  • Le montant de la facture est revu à la baisse. Le créancier envoie alors une note de crédit sur laquelle le montant remboursé au débiteur est spécifié.

Dans ce deuxième cas, le débiteur ne reçoit ni une nouvelle facture, ni une facture corrigée, mais une notification d’un crédit qui sera bien souvent déduit de sa prochaine facture.

Alors quelles sont les situations pouvant générer l’édition d’un avoir ? On retrouve fréquemment :

  • Des délais de livraison non tenus
  • Une erreur quelconque, par exemple sur un prix, appelant un « geste » tarifaire compensatoire
  • Un rabais consenti du fait d’un problème de conformité
  • Un rabais consenti après émission d’une facture tel que dans le cadre d’un geste commercial destiné à fidéliser un débiteur
  • La non-conformité de la marchandise envoyée par rapport à celle qui a été commandée.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.