La procédure de rupture conventionnelle est encadrée par le Code du travail par l’article L. 1237-11 et les suivants. Ils précisent en effet que « l’employeur et le salarié peuvent convenir d’un commun accord des conditions de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée qui les lie ». La rupture conventionnelle ne peut donc pas être imposée par l’une des parties.
Pour demander une rupture conventionnelle, l’initiative peut venir de l’employeur comme du salarié. La demande peut se faire oralement, il est toutefois parfois conseillé de formaliser la demande avec une lettre remise en main propre ou via un courrier recommandé avec accusé de réception.
Par la suite, si la seconde partie prenante du contrat de travail accepte la demande, salarié et employeur peuvent alors convenir d’une rupture conventionnelle via un ou plusieurs entretiens. Le salarié peut être assisté lors de ces entretiens d’une personne de son choix qui appartient au personnel de l’entreprise ou par un conseiller syndical et doit en informer l’employeur avant la date du ou des entretiens. L’employeur peut aussi se faire assister par une personne du personnel de la société et pour les entreprises de moins de 50 salariés par un employeur relevant de la même branche.
Une convention doit donc être rédigée entre l’employé et l’employeur et doit définir les conditions de la rupture dont notamment le montant de l’indemnité spécifique qui doit être versée au salarié et ne peut être inférieure à l’indemnité légale de licenciement. La date de rupture du contrat doit être décidée mais ne peut intervenir avant le jour suivant de l’homologation de la convention par l’administration. Chaque partie doit posséder un exemplaire de la convention signée.
Il est cependant possible de se rétracter, c’est pourquoi un délai minimum est imposée (15 jours calendaires) entre la signature de la convention et la transmission à l’administration pour homologation et permet ainsi à chaque partie de changer d’avis (droit de rétractation). À la fin de ce délai, une demande d’homologation doit obligatoirement être réalisée à l’administration via un formulaire règlementaire qui peut être téléchargé sur le portail du ministère du travail TéléRC.
L’autorité administrative (la DIRECTE : Direction régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) possède ensuite un délai de 15 jours ouvrables à compter de la réception de la demande dans le but de s’assurer du bon respect de la liberté de consentement du salarié et de l’employeur et des conditions prévues par le Code du travail (comme par exemple le montant minimal de l’indemnité spécifique).