Les listes d’inventaire sont utilisées pour l’inventaire physique. Vous distribuez les listes à vos salariés ou au groupe de personnes que vous avez spécifiquement chargé de l’inventaire, et ces derniers vont remplir les lignes suivant le stock réel de votre entreprise. Il est donc bon de diviser la liste en colonnes :
- Description de l’article : saisissez la description exacte de chaque article.
- Numéro d’article : chaque article de votre entreprise a son propre numéro d’inventaire. Il peut être utile de trier la liste par numéro de poste et de déplacer cette colonne vers la gauche, selon la façon dont votre entrepôt est organisé.
- Quantité : dans cette colonne, le salarié saisit le résultat de son comptage ou de sa mesure.
- Unité de mesure : cette colonne indique si le chiffre entré dans la colonne quantité correspond à un nombre de pièces, un poids, une longueur ou une autre unité de mesure.
- Valeur : deux colonnes distinctes sont ici nécessaires. Tout d’abord, la valeur de l’article individuel, puis la valeur totale résultant du comptage.
À la fin de chaque feuille, vous calculez la somme des valeurs totales de chaque famille de produits.
En plus du tableau réel, la liste d’inventaire contient des informations complémentaires pour assurer une documentation la plus précise possible. Chaque feuille est numérotée afin que vous puissiez en faire le suivi et qu’ultérieurement, vous pouviez vous assurer que vous possédiez bien la liste complète de votre inventaire (et ce non seulement pour vous, mais aussi pour les auditeurs éventuels). De plus, chaque feuille doit être datée et signée.
Avec presque n’importe quel tableur (comme Excel), mais aussi avec un logiciel de traitement de texte moderne, vous pouvez créer une liste d’inventaire claire et pratique. Lors de la création de votre modèle d’inventaire, portez une attention particulière aux besoins des salariés qui exécutent réellement le comptage. Par exemple, il est important de laisser suffisamment d’espace pour les entrées. Essayez de ne pas placer trop d’articles sur une page. N’oubliez pas que vos employés remplissent les listes à la main. Les colonnes ne doivent pas être trop petites afin que les entrées puissent rester lisibles.
Si vous effectuez votre inventaire à l’aide d’un modèle de ce type, vous pouvez enregistrer et analyser les données sur ordinateur plus tard - il vous suffit ensuite d’insérer les valeurs dans un tableur. L’utilisation d’Excel peut faire gagner beaucoup de temps : par exemple, utilisez la fonction SOMME pour vous décharger d’une grande masse de calculs. Néanmoins, il est nécessaire d’imprimer les listes et de les signer et dater à la main.
Dans Excel, vous pouvez utiliser les lignes du haut pour créer un en-tête figé. Vous trouverez toutes les informations dans le document. N’oubliez pas de travailler page par page pour que vous n’ayez pas de problème à l’impression.