Intranet social : une solution de communication incontournable pour les entreprises

Echanger des informations est capital au sein de toute entreprise. Plus les employés sont informés de l'actualité, des développements et des prévisions de leur société, et plus ils vont ressentir un sentiment d’appartenance envers cette dernière. En revanche, les employés qui ne sont pas suffisamment informés des événements importants ou qui le sont seulement tardivement, se sentent souvent laissés de côté, ce qui peut avoir des effets négatifs sur le long terme. Les entreprises en particulier dont les employés sont dispersés sur plusieurs sites, effectuent des déplacements réguliers ou font du télétravail, doivent faire face à cette situation grâce à des mesures appropriées et trouver des moyens de mieux intégrer leurs collaborateurs. Bien que les intranets classiques ont été considérés pendant des années comme la solution parfaite, les intranets sociaux innovants deviennent aujourd’hui de plus en plus populaires.

Les ordinateurs prenant de plus en plus d’importance dans le quotidien des employés d’une entreprise, les premiers intranets ont rapidement été créés. Il s'agit de réseaux internes à l'entreprise, qui se caractérisent par le fait qu'ils ne sont pas ouverts au public, mais seulement aux utilisateurs autorisés, en l'occurrence les employés de la société concernée. Outre ses avantages administratifs et le contrôle maximum de la sécurité du réseau, l'avantage principal de ces intranets est qu’il est possible de communiquer à tous les employés de manière plus rapide et plus efficace.

Cependant, comme les plateformes de chat et les réseaux sociaux ont fondamentalement révolutionné la communication digitale, le modèle d’intranet traditionnel avec sa structure hiérarchique plutôt statique a perdu une grande partie de son attrait. Les nouvelles manières de communiquer de façon interactive et en temps réel sont par conséquent devenus des composants réguliers des intranets modernes, qui sont certes toujours orientés vers un usage professionnel, mais se rapprochent fortement des réseaux sociaux dans leurs fonctions. C'est pourquoi, on parle fréquemment d'intranets sociaux.

Les intranets sociaux posent les bases d’une culture d'entreprise ouverte. Grâce à une structure optimisée, chaque collaborateur doit pouvoir recevoir des informations pertinentes en temps voulu. Par ailleurs, le fondement du réseautage social veut que tous les employés puissent être actifs et apporter leur propre contribution. Ainsi, les directions d’entreprise peuvent non seulement profiter de retours sur expérience précieux, mais également se voir alléger d’une partie de leur mission de management : en effet, grâce à différentes initiatives sur les intranets sociaux, les différentes équipes peuvent en principe s'organiser elles-mêmes. De plus, des plateformes de réseau bien conçues peuvent également permettre d’accéder à des outils de travail pratiques.

Même si les solutions d’intranets sociaux sont fortement sujettes aux exigences des différentes entreprises et peuvent donc être très variées, certains éléments se retrouvent dans presque toutes les plateformes. On pourra entre autres noter :

• Fil d’actualités : Les flux d'informations, souvent appelés fils d'activités ou newsfeeds, constituent le cœur des intranets sociaux. Ils veillent à ce que tous les employés reçoivent des informations actualisées sur l'entreprise et ses départements. Les articles du fil d'actualités sont triés par date et peuvent être suivis à tout moment. Les flux d'activités sont souvent réalisés sous la forme de blogs, bien qu'il ne soit pas spécifiquement nécessaire qu'une équipe éditoriale fixe soit responsable de la rédaction des articles. Contrairement aux intranets traditionnels, les employés peuvent réagir directement aux nouvelles informations, en laissant par exemple des commentaires.
   
• Profils utilisateurs et groupes : un des éléments les plus connus des réseaux sociaux est la possibilité de créer et de gérer des profils d'utilisateurs. Ils permettent non seulement de signer les contributions et les commentaires, mais aussi de trouver les interlocuteurs utiles à votre projet ou pouvant répondre à des problèmes éventuels. Les profils permettent en outre de créer des groupes, et d’associer ainsi les employés d'un service à un projet ou événement. Au sein de ces petits cercles, il est possible d’aborder des sujets précis et de partager des nouvelles spécifiques au groupe sans importuner les autres employés. Les groupes disposent souvent de leur propre fil d'actualités, en plus du fil principal de l'entreprise.
   
• Système de messagerie (messenger) : pour proposer une alternative au trafic d’e-mail traditionnel, les intranets sociaux offrent généralement aussi un système de chat dédié, principalement conçu pour promouvoir des échanges plus dynamiques grâce à une communication en temps réel. Peu importe le nombre de contacts qui participent à une conversation. Comme pour la structure générale de l'intranet, il est courant de mettre en place des espaces de communication différents, comme un chat général pour l’ensemble de l’entreprise et des chats d’équipes.
   
• Calendrier : si les collaborateurs peuvent mieux communiquer entre eux et se rappeler leurs rendez-vous, une fonction de calendrier simple et classique ne peut tout de même pas manquer à l’appel. Les calendriers aident à suivre l’ensemble de ses rendez-vous, qu'il s'agisse d'une réunion d'équipe, d'un déjeuner d'affaires ou de la deadline d’une mission. De plus, selon les configurations de chacun, vous pourrez éventuellement visualiser les emplois du temps de vos collègues et ainsi connaître leurs disponibilités.
   
• Stockage centralisé des fichiers : pour mettre en place une bonne collaboration numérique dans une entreprise, il faut non seulement un bon échange d'informations, mais aussi une bonne gestion des documents. Il est donc possible dans de nombreux intranets sociaux de stocker ses fichiers dans un dépôt centralisé accessible à tous les employés. Les documents peuvent être enregistrés et récupérés dans cet espace. De plus, les possibilités de  gestion de versions de fichiers vont permettre d’éviter les erreurs et de disposer des documents mis à jour.
   
• Fonctions de recherche : par définition, un intranet social doit pouvoir promouvoir la communication et la coopération entre différents participants. Même si la plateforme est conçue de la manière la plus optimale possible, il n'est pas toujours facile de bien suivre les choses, en particulier dans les grandes entreprises : des listes de contacts sans fin, des historiques de messages interminables et un nombre incalculable de documents rendent la recherche d'informations difficile et fastidieuse. Des options de recherche sur les différentes fonctions devraient donc faire partie de tout intranet social. Cela permet en effet de trouver tout contenu ou contact souhaité à l’aide d’un simple mot-clé.

Afin de mettre en œuvre les différents composants d'un intranet social, il est nécessaire de disposer d'un logiciel adapté. Ainsi, vous pouvez acheter divers programmes que vous coordonnerez, ou opter pour des solutions complètes telles que Jive-n qui peuvent offrir une plateforme sociale complète pour les entreprises. Dans les deux cas, il est important de décider si la nouvelle structure de mise en réseau sera introduite en une seule étape ou progressivement. La première option offre l'avantage que l'intranet peut être utilisé immédiatement par tous les employés, mais bien sûr, cela nécessite de bonnes ressources techniques.

La mise en place d'un intranet social peut à divers égards en valoir la peine pour les entreprises. En effet, l’intranet social doit pouvoir permettre d’optimiser et accélérer les processus de travail internes et externes grâce à ses options de communication développées sur mesure qui favorisent une réduction significative du nombre d’e-mails et permet d’écourter les réunions. Grâce à une bonne organisation des processus et au regroupement de tous les outils pertinents aux missions de l’entreprise, la productivité de chaque collaborateur devrait augmenter. Dans la plupart des cas, la plateforme sera par ailleurs consultable de tout ordinateur, que les employés se trouvent au bureau, chez eux ou en rendez-vous. En plus d’accroître l’efficacité de chacun, une meilleure collaboration (interne et inter-équipe) permet sur le long terme d’être plus rentable.

De plus, l'avantage d'un intranet social est aussi de faire évoluer une entreprise et de favoriser son développement de manière décisive. La possibilité d'un dialogue commun, en particulier avec la direction, renforce le sentiment d'appartenance ainsi que la motivation et l’engagement des employés. Les éloges, critiques ou idées créatives s'expriment rapidement, et les chefs d'entreprise ou d'équipe peuvent réagir en conséquence. Dans les entreprises sans intranet social, les employés sont souvent plus réticents à s’exprimer, ce qui signifie que de nombreuses idées prometteuses et importantes risquent de se perdre. Enfin, ces plateformes de travail permettent d'archiver les connaissances et le savoir-faire accumulés au sein de l'entreprise.

Les entreprises ne se distinguent pas seulement par leur philosophie, mais aussi par leur structure et leur envergure. Lorsqu'il s'agit de trouver la solution optimale pour mettre des collaborateurs en réseau, les approches doivent donc être tout aussi différentes. Alors qu'un modèle d’intranet social complet est avant tout rentable pour les grandes entreprises et grands trusts, les petites entreprises peuvent en revanche parfois mieux améliorer leurs structures de communication avec des outils individuels. Toutefois, la mise en place d'un intranet social ne peut pas être uniquement déterminée en se basant sur le nombre d'employés.

Les composants dont vous avez besoin dépendent de la place que vous souhaitez accorder au réseau social de l'entreprise. La question cruciale est donc de savoir quels sont les objectifs poursuivis en mettant en place un intranet social. Dans de nombreux cas, les entreprises disposent déjà de structures de communication de base qui n'ont besoin que d'être légèrement ajustées. Ainsi, une plateforme de chat ne va par exemple par forcement être nécessaire, car un logiciel similaire peut être déjà installé. Il faut surtout évaluer quels éléments sociaux vont offrir une valeur ajoutée aux employés. Une bonne raison d’intégrer un intranet social pourra également être de savoir si les plateformes pourront aider à l’intégration et la formation d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.

Voici quelques raisons et situations possibles qui peuvent vous amener à intégrer un intranet social au sein de votre entreprise :

• Trop de mails sont envoyés en interne ;
• Les réunions et les décisions prennent trop de temps ;
• Certaines équipes ne sont pas suffisamment informées de la situation actuelle et des évolutions futures de l'entreprise ;
• Les employés n'ont pas la possibilité d'exprimer leurs propres idées ;
• Les connaissances et savoir-faire dans certains domaines se limitent à un nombre limité de personnes et ne sont pas partagés ;
• Les employés travaillent sur différents sites, à domicile ou sont amenés à se déplacer ;
• Trouver le bon interlocuteur pour un problème ou entrer en contact avec un collaborateur s’avère compliqué ;
• Editer, utiliser et gérer ensemble des documents entraîne des complications.