Le gain de temps significatif est un avantage non négligeable d’un Intranet. Au lieu d’envoyer des emails à chaque personne, un Intranet offre, entre autres fonctions, une plateforme optimale pour l’échange de données. La productivité des employés s’en trouve ainsi augmentée, car il n’est pas nécessaire d’utiliser un temps de travail précieux pour des transmissions complexes et nombreuses.
De plus, un Intranet permet non seulement de raccourcir et de simplifier les canaux de communication, mais aussi d’en assurer la sécurité : des zones démilitarisées et des pare-feu intermédiaires mis en place par des professionnels garantissent un haut niveau de sécurité. Etant donné qu’un Intranet est par définition un LAN ou un WAN qui fournit des applications spécifiques à Internet au sein d’une entreprise, l’échange de données s’effectue exclusivement de manière sécurisée et cela contrairement à l’Internet public.
Grâce à des applications Intranet sélectionnées, les employés peuvent fournir des dossiers, des messages, fixer des rendez-vous ou transmettre d’autres informations pour l’ensemble des employés de l’entreprise ou bien à des groupes spécifiques de personnes au sein de la société et cela simplement en quelques clics. Certains processus internes de l’entreprise peuvent donc être optimisés via un Intranet.
Selon la solution logicielle choisie, un Intranet peut apporter une multitude d’avantages supplémentaires :
- Échange de données plus rapide.
- Augmentation de la productivité.
- Gain de temps accru.
- Archivage des données clairement catégorisé et structuré de manière logique.
- Canaux de communication simples, par exemple par le biais de chats ou de blogs intégrés.
- Publication interne du règlement intérieur de l’entreprise, informations sur les avantages ou le comité d’entreprise etc.
- Gestion plus économique et éco-responsable grâce à l’utilisation de documents numériques au lieu de recourir à des impressions papiers.
- La mise en place du travail en équipe est facilitée.
- Intégration de forums et d’enquêtes pour impliquer davantage les employés dans les processus de décisions.
Par contre, les coûts d’acquisition et de maintenance sont des inconvénients. La simple création d’un Intranet et l’achat du logiciel ne sont pas suffisants. En effet, pour le bon fonctionnement du système Intranet et pour le respect de toutes les normes de sécurité, il est essentiel de consacrer régulièrement du temps à la mise à jour du logiciel et/ou à la mise à jour du serveur. Par exemple, un informaticien externe ou interne doit veiller à ce que le réseau soit régulièrement entretenu, à ce que les problèmes soient résolus le plus rapidement possible tout en maintenant un niveau de sécurité élevé.
De plus, les utilisateurs de l’Intranet peuvent eux-mêmes représenter une faille de sécurité. Souvent, comme pour beaucoup d’autres connexions sur Internet, des mots de passe peu sûrs et trop simples sont malheureusement utilisés, ce qui s’accompagne d’un risque accru d’accès non autorisés et de piratage de compte. Afin de garantir les normes de sécurité également du côté de l’utilisateur, les utilisateurs doivent toujours choisir un mot de passe sécurisé, pour que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Si le serveur est accessible via une connexion VPN à partir d'un ordinateur privé, il existe également un risque que des logiciels malveillants pénètrent sur l’Intranet. Pour cette raison, vous devriez également utiliser un logiciel anti-virus efficace et approprié.