Avec une structure claire, vous améliorez la lisibilité. Avec un formatage uniforme de tous les comptes-rendus, les participants s'habituent également à la structure fixe et s'y adapteront rapidement à l'avenir. Il peut donc être utile de créer un modèle pour les enregistreurs. Les informations standard suivantes appartiennent à chaque comptes-rendus :
L’en-tête : l'en-tête indique le lieu, la date et le nom des parties concernées. Le thème de la réunion sert de titre.
Le corps de texte : ici, vous pouvez donner un compte-rendu des sujets abordés. Dans un compte-rendu de résultats, chaque point thématique a son propre paragraphe. Dans cette section, vous résumez les arguments et les débats sur ce sujet. Les moyens de visualisation, par contre, appartiennent à l'annexe. Des contre-arguments à certaines déclarations devraient également être inclus dans la partie principale, surtout s'ils soulèvent des questions qui pourraient être importantes pour les séances de suivi.
La conclusion : à la fin, vous résumez à nouveau les résultats et les décisions de la réunion. Si les tâches ont été réparties, nommez les responsables de chacune. Ici, vous avez également de la place pour des prévisions. Vous spécifiez quand la prochaine réunion est programmée. Si des dispositions ont été prises en matière d'ordonnancement, consignez-les. Au cours de la prochaine session, ces notes aideront à documenter les progrès importants. À la fin, le procès-verbal contient habituellement un espace pour la signature de la personne qui rédige le procès-verbal et/ou du président de l'assemblée.
L’annexe :l'annexe comprend des polycopiés de conférences, des diapositives d'exposés ou des documents contenant des faits et des chiffres sur le sujet, qui présentent clairement les informations contenues dans le procès-verbal.
Pour rédiger un compte-rendu, il faut également respecter les conventions stylistiques, en particulier écrire de façon objective et concise. Les jugements émotionnels ou les commentaires subjectifs n’ont pas leur place dans un compte-rendu. Ne parlez pas à la première personne. Par contre, avec des citations, vous pouvez mettre en évidence des arguments importants.
Pour les résolutions et les motions officielles, utilisez le discours direct et le discours indirect pour toutes les autres déclarations. En général, le présent est le temps pour les comptes-rendus, dans certains cas, le passé est aussi acceptable, si l’on veille à s’en tenir au temps choisi ! Évitez de passer du coq à l’âne et rendez le compte-rendu le plus clair possible.