Il existe de nombreux contextes dans lesquels il est nécessaire de rédiger un procès-verbal. Mais rares sont ceux qui souhaitent de leur plein gré s’atteler à la tâche. Beaucoup de gestionnaires eux-mêmes se demandent pourquoi un compte-rendu doit toujours être établi. Pourtant le compte-rendu est utile pour toutes les parties concernées.
De nombreuses personnes doivent rédiger chaque jour de nombreux courriels et documents, en particulier dans le cadre d'emplois de bureau. S'ils doivent en plus écrire des comptes-rendus, nombreux sont ceux qui résistent et se demandent : quel est l'intérêt de tout cet effort ? Vous n'avez pas besoin de beaucoup de temps pour réfléchir à une réponse à partir de maintenant, car il existe de nombreuses bonnes raisons de rédiger un procès-verbal. Nous vous en présentons quelques-unes.
Mais pour qu'un compte-rendu remplisse effectivement sa fonction, il ne doit pas simplement rester un objet écrit : un compte-rendu bien structuré et informatif n'est utile à personne s'il se retrouve directement dans la poubelle via la liste de diffusion par email. Ce n'est que lorsque les employés et la direction utilisent activement la transcription comme outil de travail qu'elle a un effet positif. Un moyen simple de s'en assurer : à chaque réunion, quelqu'un lit le compte-rendu de la réunion précédente pour en rappeler le contenu.
De nombreuses décisions sont souvent prises en réunion. Cependant, si celle-ci dure longtemps et que les interventions sont nombreuses, peu de gens se souviennent très précisément du libellé de ces décisions quelques semaines plus tard. La façon dont on est parvenu ensemble à certains résultats peut également être vite oubliée au bout de quelques jours. Ainsi, si l’on souhaite aborder un sujet particulier lors d'une session de suivi, il est très utile de pouvoir se rafraîchir la mémoire à l’aide d’un compte-rendu.
Pour permettre aux participants de s’assurer que leurs contributions ont été présentées correctement, il est courant que le compte-rendu soit vérifié avant publication par le président et, dans certains cas, par l’ensemble des participants.
Un membre de l'association s'est-il engagé dans une tâche et nie ensuite sa responsabilité ? Plusieurs personnes se voient-elles par erreur responsables d'un certain domaine ? Des comptes-rendus consciencieusement établis permettent de mieux cerner la répartition des tâches et la responsabilité de chacun.
Qu’il s'agisse de vacances ou de maladie, il arrive souvent que certains employés ne puissent pas assister à une réunion. Un compte-rendu permet de les tenir au courant de ce qu’il s’y est dit. Les investisseurs ont également droit à l'information. Si un investisseur étudie votre entreprise, l'équipe d'analyse peut demander des procès-verbaux des réunions du conseil et d'autres réunions importantes.
En France, la rédaction d’un procès-verbal est obligatoire pour les réunions des comités d’entreprise, conformément à l’article 17 de la loi 2015-994 relative au dialogue social et à l’emploi, dite loi Rebsamen. Le procès-verbal doit être établi dans les délais prévus par les accords de l’entreprise. En cas d’absence d’accords, il est fixé par défaut à quinze jours après la date de la réunion.
Il existe trois points de vue principaux selon lesquels différents types de comptes-rendus peuvent être distingués :
Le procès-verbal représente le déroulement d'une réunion, d'une négociation ou d'une réunion. Selon le moment où le compte-rendu est créé, il peut être affecté à un type spécifique.
Le compte-rendu a priori définit les règles ou le concept d'un événement. Il est donc écrit en amont. Ce type de compte-rendu est souvent utilisé en diplomatie : les chefs d'État suivent un protocole pour structurer un événement formel et éviter les incidents diplomatiques.
Le compte-rendu en temps réel est rédigé pendant la session elle-même : les réunions d'affaires, les procès et les expériences scientifiques nécessitent souvent ce type de procès-verbal. En effet, ce qui s'est passé doit être reproduit le plus fidèlement possible. Dans le domaine économique, c'est également la forme de transcription la plus courante.
Le compte-rendu a posteriori est rédigé de mémoire après la session. Ce type de transcription est utile pour se rappeler plus tard des faits qui peuvent avoir un impact potentiellement négatif. Il est utilisé après les accidents de la circulation et les discussions ultérieures avec la police ou la compagnie d'assurance, ainsi qu'après des accords verbaux avec des partenaires commerciaux. Ce compte-rendu est généralement une sorte d'aide-mémoire et ne nécessite aucune forme particulière.
Si l’on souhaite écrire un compte-rendu, il faut d'abord connaître l'objectif pour lequel le protocole doit être créé, et en tenir compte lors de la rédaction du contenu du procès-verbal :
Si ce qui a été dit doit être aussi précis que possible, il est nécessaire d’être très précis quant au vocabulaire et d’établir ce que l’on appelle un compte-rendu intégral. Avec des citations directes de la formulation exacte des personnes, ce protocole permet de comprendre comment certaines décisions ont été prises. La jurisprudence utilise ce type de compte-rendu, par exemple, comme preuve dans les négociations. Le procès-verbal suivant doit être clairement distingué du compte-rendu amélioré, qui rend compte des échange de façon optimisée, sans répétitions, les digressions, etc.
Le compte-rendu chronologique mentionne les événements et les décisions dans l'ordre chronologique, en précisant la durée de chaque section et l'heure exacte de chacune des interventions. Ce type de compte-rendu laisse plus de place aux détails : on décrit non seulement la séquence chronologique, mais l’on enregistre également qui a fait quelles déclarations et quand. Selon le degré de détail du procès-verbal, on peut également saisir les motifs des débats et leurs résultats. Les rapports d'étape sont habituellement présentés aux réunions d'équipe ou aux réunions du conseil d'administration, ainsi qu'aux consultations sur les valeurs mobilières. Ils sont généralement écrits au présent en utilisant le discours indirect.
Le compte-rendu de résultat est également indiqué pour les réunions. Au lieu du déroulé de la réunion, ce rapport présente en détail les résultats de cette réunion. Il ne s'agit donc pas de tout consigner, mais de rendre compte des résolutions et des décisions. Ce type de procès-verbal présente donc l'événement sous une forme abrégée et se concentre sur la conclusion et le résultat.
Le compte-rendu mixte est une combinaison entre compte-rendu chronologique et compte-rendu des résultats. Il consiste en effet à affecter les propositions à différents domaines. Il n’est donc pas nécessaire de suivre un ordre chronologique. Par exemple, si quelque chose est dit sur le premier sujet plus tard dans une réunion, cette intervention sera inscrite dans la partie consacrée au premier sujet.
Les comptes-rendus peuvent également être différenciés selon le type de transcription utilisé : si l’on écrit un protocole, il est par exemple possible d’utiliser un script long ou un script court. Si le document doit être utilisé plus tard par d'autres employés, il est préférable de commencer la session en prenant des notes manuscrites. Cependant, la sténographie est excellente pour prendre des notes. Cependant, les transcriptions d'événements importants du point de vue juridique sont de plus en plus souvent prises en charge par des machines. En informatique, l'enregistrement des données enregistre les données de vos identifiants et en cas d'accident, des boîtes noires enregistrent les informations pertinentes. Des enregistrements sonores et vidéo sont également possibles.
Dans l'environnement commercial, les protocoles de processus et de résultats sont les formes les plus courantes. Les rédacteurs du procès-verbal le transmettent généralement sous forme de document écrit sous forme électronique. L'avantage, c'est qu'ils économisent du papier. L'inconvénient est que les collègues peuvent facilement négliger ou ignorer le document dans leur courrier électronique quotidien. Essayez de vous y opposer en facilitant la tâche à vos lecteurs :
Avec une structure claire, vous améliorez la lisibilité. Avec un formatage uniforme de tous les comptes-rendus, les participants s'habituent également à la structure fixe et s'y adapteront rapidement à l'avenir. Il peut donc être utile de créer un modèle pour les enregistreurs. Les informations standard suivantes appartiennent à chaque comptes-rendus :
L’en-tête : l'en-tête indique le lieu, la date et le nom des parties concernées. Le thème de la réunion sert de titre.
Le corps de texte : ici, vous pouvez donner un compte-rendu des sujets abordés. Dans un compte-rendu de résultats, chaque point thématique a son propre paragraphe. Dans cette section, vous résumez les arguments et les débats sur ce sujet. Les moyens de visualisation, par contre, appartiennent à l'annexe. Des contre-arguments à certaines déclarations devraient également être inclus dans la partie principale, surtout s'ils soulèvent des questions qui pourraient être importantes pour les séances de suivi.
La conclusion : à la fin, vous résumez à nouveau les résultats et les décisions de la réunion. Si les tâches ont été réparties, nommez les responsables de chacune. Ici, vous avez également de la place pour des prévisions. Vous spécifiez quand la prochaine réunion est programmée. Si des dispositions ont été prises en matière d'ordonnancement, consignez-les. Au cours de la prochaine session, ces notes aideront à documenter les progrès importants. À la fin, le procès-verbal contient habituellement un espace pour la signature de la personne qui rédige le procès-verbal et/ou du président de l'assemblée.
L’annexe : l'annexe comprend des polycopiés de conférences, des diapositives d'exposés ou des documents contenant des faits et des chiffres sur le sujet, qui présentent clairement les informations contenues dans le procès-verbal.
Pour rédiger un compte-rendu, il faut également respecter les conventions stylistiques, en particulier écrire de façon objective et concise. Les jugements émotionnels ou les commentaires subjectifs n’ont pas leur place dans un compte-rendu. Ne parlez pas à la première personne. Par contre, avec des citations, vous pouvez mettre en évidence des arguments importants.
Pour les résolutions et les motions officielles, utilisez le discours direct et le discours indirect pour toutes les autres déclarations. En général, le présent est le temps pour les comptes-rendus, dans certains cas, le passé est aussi acceptable, si l’on veille à s’en tenir au temps choisi ! Évitez de passer du coq à l’âne et rendez le compte-rendu le plus clair possible.
En dehors du compte-rendu « aide-mémoire », aucun procès-verbal ne peut se passer d'une transcription détaillée, car il est très facile d'oublier les faits et les circonstances. Et la plupart des intervenants seront, à juste titre, mécontents de se voir confier de fausses déclarations ou des tâches dont ils ne sont pas responsables. Si vous n’êtes pas certain, n'hésitez donc pas à demander des précisions au cours de la séance. Pendant que vous réfléchissez encore à une question que vous aimeriez inscrire au procès-verbal, la discussion se poursuit. Peut-être que quelqu'un parle entre les deux pendant que quelqu'un d'autre fait un argument important. Ou vous ne connaissez pas assez bien un sujet pour être en mesure d'estimer si vous l'avez reproduit correctement sous forme abrégée. Avant d'écrire quelque chose qui ne va pas et de devoir le corriger plus tard, il faut donc clarifier les choses au plus vite.
Gardez également à l'esprit les conseils suivants pour créer un compte-rendu utile :
Quelqu'un donne une conférence ? Si possible, parlez-lui à l'avance. Vous pouvez utiliser certains des matériaux utilisés (graphiques, documents à distribuer) pour commencer à défricher le terrain. De plus, vous pouvez les placer aussitôt dans l'annexe et n'aurez pas besoin de les demander plus tard. Clarifiez à l'avance les termes qui vous sont moins familiers. S'il s'agit d'un événement récurrent, consultez le procès-verbal de la séance précédente. De cette façon, vous vous rappellerez les thèmes principaux de la session précédente et serez prêt, si nécessaire, à y donner suite. Vous ne connaissez pas tous les participants ? Faites une brève recherche pour connaitre le nom et le visage de chacun.
Pour une réunion d'affaires, vous n'avez pas besoin de préparer un compte-rendu textuel. Concentrez-vous sur les sujets les plus importants et suivez le discours jusqu'à la décision finale. Il est utile de garder à l'esprit le sujet de la réunion. Si vous souhaitez inclure une conversation plus longue dans votre procès-verbal, demandez-vous si cette conversation mène vraiment à une décision pertinente pour le sujet de la séance.
Exemple : vous inscrivez un examen du budget trimestriel pour l'achat d'expositions à votre club de musée local. Deux participants discutent du type de gâteau qui sera servi lors du prochain goûter du club. Pour le budget trimestriel, cela n'a pas d'importance, car l'argent provient d'une cagnotte différente et la restauration n'a rien à voir avec les expositions. La question ne doit donc pas être inscrite au procès-verbal.
Il s’agit d’une astuce simple, mais qui vous épargnera beaucoup de travail plus tard. Laissez suffisamment d'espace entre chaque ligne écrite. Il est également possible, à la fin d’un paragraphe concernant un sujet complexe, de laisser suffisamment d'espace pour une section supplémentaire. En effet, si la conversation revient ensuite sur ce sujet, il suffit de continuer à écrire dans cette section. Si vous assemblez vos notes plus tard, vous pouvez travailler pas à pas à travers vos complexes thématiques et n’aurez ainsi pas besoin de restructurer la transcription de façon thématique.
Il n'est pas nécessaire que votre transcription soit une sténographie professionnelle. Mais si vous utilisez des abréviations, la transcription en direct sera plus rapide. Développez ou utilisez un système que vous pouvez gérer à long terme. Sinon, vous risquez d’oublier plus tard ce que ces abréviations sont censées signifier. Rédigez la transcription en mots clés si nécessaire.
Si l'argument et le contre-argument alternent dans un échange verbal, vous partagez probablement le point de vue d'une des parties, en tant que membre du groupe. Néanmoins, en tant que commis à l'enregistrement, vous devez présenter les deux parties équitablement. Même les décisions avec lesquelles vous n'êtes pas d'accord doivent être reflétées dans les faits lorsque vous rédigez un procès-verbal.
Si nécessaire, relisez les notes à voix haute à la fin de la séance. Si une personne croit alors que son discours n'a pas été présenté correctement, elle peut s'y opposer immédiatement. Vous pouvez également vérifier l'exactitude des faits de cette façon. En même temps, cette étape rappelle à tous les participants les points les plus importants.
Commencez la copie propre immédiatement. Ensuite, les transitions sont encore fraîchement ancrées dans la mémoire. Si vous avez des questions, les participants s'en souviendront mieux s'ils peuvent les poser rapidement.
Vous avez écrit vos transcriptions. Mais avez-vous vraiment pensé à tout ? Le standard de qualité correspond-il à vos exigences habituelles ? Avant d'envoyer le document à vos collègues via la liste de diffusion, il est préférable d'utiliser notre checkliste pour être sûr.
Checkliste pour un compte-rendu réussi :
- Le type de compte-rendu choisi correspond-il aux conventions de l'entreprise ou est-il efficace ?
- Si vous écrivez un compte-rendu de résultat : avez-vous consigné toutes les décisions, les tâches assignées et les résultats des négociations dans le procès-verbal ?
- Si vous écrivez un compte-rendu chronologique : un fil rouge traverse-t-il le débat et signalez-vous l'évolution de la conversation ?
- Si vous rédigez un compte-rendu de réunion : documentez-vous les discussions ainsi que les résolutions ? Les résultats du débat en découlent-ils logiquement ?
- Le compte-rendu contient-il toutes les informations nécessaires sur le cadre (participant dont le nom, la date et le sujet de la séance sont correctement écrits) et est-il formellement correct ?
- A première vue, le document est-il facile à lire ?
- Au deuxième coup d'œil, les phrases sont-elles courtes et faciles à lire ? Les domaines d'études sont-ils clairement définis ?
- Le contenu du procès-verbal est-il complet ?
- Écrivez-vous tout le temps au présent ?
- Votre texte est-il exempt de jugements et de points de vue personnels ?
- Comprendriez-vous les enchainements si vous n'aviez pas été présent à la réunion ?
- Avez-vous clarifié des ambiguïtés ?
- Avez-vous, en tant que commis à l'enregistrement, signé ou apposé une signature numérique ? Pour les réunions formelles, vous avez besoin de la signature du président, pour les accords juridiquement contraignants, de la signature de tous les participants.
- Avez-vous joint toutes les annexes et sources nécessaires ? Avez-vous spécifié la date d'accès lorsque vous vous référez aux ressources en ligne ?
Après avoir abordé la structure et le contenu, voici un exemple pratique pour rédiger un compte-rendu. Mélanger un compte-rendu chronologique avec un compte-rendu de résultat est particulièrement adapté pour les séances plus longues. Pour les réunions de courte durée, il suffit souvent de rédiger un compte-rendu de résultat.
Les comptes-rendus sont utilisés dans de nombreux domaines. Si les parties concernées ou des tiers veulent être en mesure de comprendre certaines décisions plus tard, ces documents écrits aident à comprendre le processus décisionnel. Si vous souhaitez que vos employés rédigent un compte-rendu, vous pouvez les convaincre de son utilité notamment grâce à cette raison. Vous pouvez également utiliser nos conseils et modèles. Le résultat : moins de travail, et un compte-rendu informatif et clair.
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