Enregistrer correctement vos frais de représentation

Pour la majorité des entreprises, les repas d’affaires sont habituels et nécessaires. De plus certains évènements comme les fêtes annuelles d’une entreprise sont de plus en plus populaires. Ces deux dépenses ont un point commun : elles doivent être correctement enregistrées et bien comptabilisées.

Il est bien souvent normal de ne pas regarder à la dépense quand un repas d’affaire est notamment utile pour sceller un nouveau partenariat professionnel ou pour acquérir de nouveaux clients. Cependant, il ne faut toutefois pas perdre de vue le facteur du coût. Pour cette raison il est important de s’assurer de la bonne comptabilité des frais et de la bonne écriture comptable notamment pour les autorités financières dans le but de déduire des impôts une part de ces frais. Nous allons vous indiquer comment correctement comptabiliser les frais de représentation ?

Le cadre comptable approprié

Pour correctement comptabiliser toutes les transactions, un cadre comptable approprié est nécessaire. Il s’agit en effet d’une condition préalable à la création graphique détaillée et personnalisée des comptes couvrant à la fois les comptes de votre entreprise ainsi qu’une partie de la comptabilité en partie double.

Au niveau du Plan Comptable General (PCG), il existe une multitude de compte de charges à utiliser. Pour enregistrer les notes de frais, frais de représentation et de réception, les comptes de la classe 6 doivent selon la nature de la dépense être utilisés. La société peut librement utiliser ces comptes de cette classe et peu importe que le remboursement soit basé selon un barème forfaitaire ou sur le montant réel des dépenses.

Par exemple, le compte 6257 enregistre notamment les frais de réception, d’invitation au restaurant et les frais d’hébergement des personnes et des invités (par exemple un repas d’affaire avec un client ou un prospect). Le compte 6256 enregistre lui les frais de missions comme par exemple les frais de déplacement d’un employé ou d’un dirigeant dans un but professionnel.

Il existe bien d’autres comptes comme par exemple le compte 6181 pour la documentation générale ou bien le compte 6183 pour la documentation technique qui a été prévu par le Plan comptable général. Vous pouvez retrouver l’ensemble de ces comptes et des classes dans le Plan comptable général sur le site officiel de l’Autorité des normes comptables.

Comment bien enregistrer les frais de représentation avec une note de frais ?

Prenons un exemple assez classique et simple d’un salarié en déplacement professionnel pour rencontrer un client avec an programme un repas d’affaire. Le salarié peut ainsi fournir une note de frais avec bien évidemment tous les justificatifs ou pièces comptables (facture, reçu, note de restaurant avec noms des personnes présentes etc.) comme ci-dessous :

Le salarié a utilisé un taxi comme moyen de déplacement, ainsi cette dépense doit être enregistrée sous le compte 6256 (mission). La note du restaurant qui correspond au repas d’affaires avec le client, doit être enregistrée sous le compte 6257 (réception). Enfin une revue économique utile pour le travail peut être comptabilisée sous le compte documentation générale (6181) comme le tableau ci-dessous l’illustre :

Le compte associé est ici un salarié, puisque nous semble dans le cas d’une note de frais d’un salarié, ainsi l’entreprise lui doit de l’argent. Mais ce document est aussi valable pour déduire une part des frais de vos impôts.

La date doit toujours apparaitre et il est important de noter les dépenses par ordre chronologique. Enfin, afin de pourvoir récupérer correctement la TVA sur ces frais, il est important de bien la démarquer et de faire attention aux différents taux lorsque vous enregistrer les frais de représentation.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.


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