Comptabilité d’associations : les caractéristiques et spécificités

Les méthodes de comptabilité varient suivant votre organisation, sa taille, son but et surtout la nature de ses sources de financement. Selon le site du gouvernement, les associations doivent en effet « impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature seront fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don,), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative ». La réglementation définie par la loi du 1er juillet 1901 qui définit la comptabilité pour les associations peut paraître néanmoins un peu confuse à première vue. En effet, elle ne prévoit pas d’obligation en matière de tenue des comptes.

Les méthodes pour la comptabilité d’associations

Avant de vous lancer tête baissée dans les chiffres de votre comptabilité, il est important de définir la manière dont vous vous organiserez. Deux méthodes de comptabilité pour associations se présentent à vous : la comptabilité en partie simple ou la comptabilité en partie double. La première est destinée aux associations de petites tailles. Elle consiste en l’établissement d’une colonne « recette » et d’une colonne « dépense ». Les mouvements sont listés de manière chronologique. Toutefois, la simplicité de cette méthode sera peu appropriée aux entités qui doivent faire état de nombreux mouvements financiers. La deuxième méthode, la comptabilité en partie double, s’impose à la plupart des associations ; vous aurez besoin de votre plan comptable des associations pour préciser la nature de vos opérations et devrez bien vous assurer que la somme des emplois (débits) correspond à celle des ressources (crédits). Cette méthode est indispensable pour les entités devant faire état de leur compte devant des partenaires, financeurs ou autorités fiscales.

Remarque

attention, le plan comptable d’une association diffère du PCG (plan comptable général). Il a en effet été adapté aux caractéristiques de la comptabilité pour associations. Vous pourrez vous le procurer dans les grandes librairies ou le consulter simplement sur internet.

La comptabilité en association : quelles obligations ?

L’arrêté du 8 avril 1999, JO 4 mai, définit les types d’associations concernées par une comptabilité en partie double dite comptabilité d’engagement. On compte notamment les associations bénéficiant des subventions publiques dépassant les 153 000 € (stipulé dans la loi Sapin, décrets du 27 mars 1993). Bilan, compte de résultat et annexes ont été rendus obligatoires pour les cas répondant à au moins deux des critères suivants : associations de plus de 50 salariés, bilan supérieur à 3 100 000 €, bilan de plus de 1 5550 000 d’euros. Les associations reconnues d’utilité publiques ou encore celles exerçant une activité commerciale et fiscalisée doivent également rendre des comptes. Pour en savoir plus sur les cas précis et les exceptions qui peuvent s’appliquer à la comptabilité d’une association à but non-lucratif ou autre, vous pouvez consulter le site de Légifrance.

Bon nombre de dirigeants se sont crus exemptés de comptabilité sous couvert du statut d’« association » de leur organisation. Et pourtant, une association a bel et bien des responsabilités et des obligations. Qu’il s’agisse de code du travail ou de fiscalité, les associations peuvent en effet faire l’objet de poursuites. Dans le cas d’un non-respect des obligations comptables, la loi 2014-854 (vers le site de Legifrance) [https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000029313296&categorieLien=id] spécifie des peines pour les dirigeants, tout comme cela s’applique dans le Code de commerce. Les enjeux sont donc importants. Pour avoir un bon contrôle de ses comptes, nous vous conseillons de vous entourer d’experts. Pour les associations de petites tailles ne pouvant pas se le permettre, des logiciels pourront les aider dans leur démarche.

Remarque

afin de pouvoir justifier de l’honnêteté de vos comptes, n’oubliez pas de garder vos justificatifs. Même pour les petites associations qui ont le droit de tenir une comptabilité à partie simple, dite comptabilité de trésorerie, il est primordial de garder tout document justifiant des entrées et sorties financières de votre organisation.

La comptabilité d’association à l’aide d’un logiciel

L’industrie de l’informatique a bien remarqué que la comptabilité d’association constituait un domaine spécifique dans l’univers de la finance. Elle a ainsi réagi en créant des logiciels appropriés à la comptabilité d’association. Il existe donc aujourd’hui une quantité de programmes qui sont spécifiquement développés pour ce champ d’application.

De ce fait, ces logiciels prennent en compte vos besoins et la spécificité de votre activité. Ils facilitent la gestion de votre trésorerie en vous permettant de gérer par exemple vos adhérents et les cotisations. Ils permettent de tenir une comptabilité en bonne et due forme même lorsque vous ne disposez pas de l’expertise requise. Les documents de synthèse peuvent être générés automatiquement et vous pourrez avoir une visualisation claire de votre activité pour présentation à toute administration fiscale.

Les contrôles fiscaux mis à part, les tableaux de bord et documents de synthèse permettront à vous et vos équipes de prendre les meilleures décisions grâce à des synthèses claires de la comptabilité de votre association. Vous pourrez de plus mettre en place un budget provisionnel adapté et estimer vos risques.

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