Méthode PDCA : une performance renforcée grâce à la roue de Deming

Employeur, salarié, manager ou autoentrepreneur : chacun souhaite réaliser son travail le plus efficacement possible. L’augmentation de la productivité n’entraîne pas seulement des profits plus élevés, mais peut aussi améliorer la satisfaction personnelle. L’augmentation de la productivité est un processus continu. Vous pouvez continuer à travailler à l’amélioration des opérations : un cycle continu si vous vous impliquez.

Le physicien Walter Andrew Shewhart avait déjà cette idée dans les années 1930. Il a développé une méthode cyclique pour la gestion et le contrôle de la qualité. Son élève William Edwards Deming a affiné la théorie, c'est pourquoi aujourd’hui nous parlons de la roue de Deming. D’autres sont plus familiers avec le terme du cycle PDCA ou plus généralement de la méthode PDCA : la série Plan-Do-Check-Act.

L’objectif premier est d’apprendre sans cesse. C’est pourquoi le cycle PDCA est si flexible et adaptable : le management peut bénéficier du modèle circulaire, les processus de travail dans la production ou dans la vie quotidienne au bureau deviennent plus efficaces, mais la vie personnelle de chaque individu peut également bénéficier de la mise en application du principe de la roue de Deming.

Le cycle PCDA a été conçu dans le but d’établir un modèle continu pour l’amélioration constante des processus : une gestion de la qualité efficace et continue. Cependant, le modèle peut être utilisé dans de nombreux contextes, en particulier par le biais des extensions de Deming. Derrière le cycle PDCA se cache un modèle utile pour tout processus d’apprentissage et d’amélioration.

Pour cela, il faut suivre les étapes Plan-Do-Check-Act, que l’on peut traduire en français par : planifier, développer, contrôler, agir. Cela peut s’appliquer aussi bien aux processus de travail qu’aux produits et services qui en découlent, mais aussi aux personnes elles-mêmes. Le cycle PDCA permet ainsi, par exemple, d’améliorer la collaboration au sein d’une équipe exactement comme de la pérennité d’un article de vente.

La méthode PDCA est un outil populaire pour mettre en œuvre un processus d’amélioration continue. Une telle réflexion repose sur le principe qu’une entreprise doit continuer à s’améliorer en permanence pour survivre sur le marché face à la concurrence. La roue de Deming peut servir de plan concret sur la façon de mettre en œuvre l’idée de processus d’amélioration continue.

Le modèle est divisé en quatre phases qui forment un processus circulaire et répétitif.

On doit commencer par une phase de planification : quels problèmes avez-vous identifiés et comment pouvez-vous les résoudre au mieux ? La première étape consiste à déterminer l’état actuel. Le problème est esquissé de façon à ce que l’on puisse déterminer exactement comment l’objectif doit être atteint. Cela inclut également la planification concrète des ressources nécessaires. Ici aussi, vous déterminez d’abord l’état actuel et l’échelle en fonction des besoins supplémentaires.

Après tout, une équipe doit aussi s’entendre sur les facteurs de réussite. Que doit-il se passer pour que le changement soit considéré comme achevé avec succès ? Ce n’est que si vous avez défini les objectifs de manière suffisamment concrète que vous pouvez également mesurer si vous avez atteint un résultat acceptable. Cela englobe le choix d’objectifs réalisables de façon pragmatique. Il ne sert à rien de définir des succès utopiques qui ne peuvent être obtenus dans un délai raisonnable et avec un effort justifiable.

Après la planification, la phase de mise en œuvre commence. L’équipe ou l’individu réalise maintenant ce qu’il s’est fixé dans la première phase. Le mieux est de procéder par petites étapes et de remettre en question la mise en œuvre à maintes reprises. De cette façon, vous pouvez vous assurer de ne pas perdre le contrôle pendant la mise en œuvre et de bien respecter le plan. En outre, il a été prouvé dans la pratique que le processus de changement ne peut être testé qu’à petite échelle, par exemple d’abord sur un produit et non sur l’ensemble de la gamme de produits, ou seulement au niveau d’un département et non au niveau de l’entreprise entière.

Par conséquent, cette deuxième étape peut également être considérée comme une phase de test. Profitez de ce temps pour vous faire une idée : ce n’est pas parce que quelque chose a été bien planifié que cela doit fonctionner dans la pratique. Les expériences que l’on acquiert dans la phase « Do » initient directement la troisième phase.

Au cours de l’examen et du contrôle, les résultats recueillis sont comparés aux objectifs fixés. Vous examinez alors d’un œil critique ce qui a bien fonctionné et ce qui s’est passé différemment de ce à quoi vous vous attendiez. Il est important d’examiner vraiment objectivement le plan et sa mise en œuvre. Il n’est pas utile pour le processus d’amélioration de faire abstraction des résultats simplement pour éviter de mettre en danger sa propre stratégie. Les problèmes de la phase « Do » ne doivent pas être considérés comme des revers, mais comme des occasions d’en tirer des leçons, car c’est à cela que cette phase est destinée.

Dans la phase « Check », les résultats ne sont pas seulement synthétisés, mais également analysés : pourquoi tout ne s’est pas déroulé comme prévu ? Une fois que vous avez compris comment les problèmes sont survenus, vous pouvez alors modifier le plan en conséquence et obtenir de meilleurs résultats la prochaine fois.

Maintenant que les problèmes sont connus et les causes identifiées, le plan peut être adapté et finalement mis en œuvre. Alors que la phase « Do » était une phase d’essai et réalisée à petite échelle, la quatrième étape comporte une vue d’ensemble. Selon la structure dans laquelle vous utilisez le cycle PDCA, vous étendez l’application.

Une fois la transformation terminée, le nouvel état est considéré comme standard. Ce niveau de qualité ne doit plus être abandonné ou abaissé. C’est pourquoi il faut aussi installer une forme de contrôle, de veille. Vous pouvez toujours vous remettre en question et vous assurer de ne pas retomber dans vos vieilles habitudes et cela aussi via une personne tierce, comme un tuteur, un superviseur, etc. Il est important que le développement futur ne régresse pas. La méthode PDCA recommence à partir du nouvel état actuel.

Prenons l’exemple d’une usine de meubles. La direction souhaite augmenter le rendement des armoires. On remarque que la plus grande partie de l’armoire est rapidement terminée, mais on attend régulièrement les pieds ronds. À ce niveau précis, la méthode PDCA devrait être utile.

Lors de la phase de planification (plan), on remarque que le tour (la machine-outil) utilisé pour produire les objets ronds est très sujet aux erreurs. Souvent, les pieds défectueux doivent être éliminés, ce qui non seulement ralentit la chaîne de production, mais entraîne également des dépenses supplémentaires inutiles. Il est donc prévu d’acheter une machine plus moderne. Au lieu de remplacer directement toutes les machines correspondantes, vous commencez avec une seule pour la tester.

Dans la seconde étape (Do), la nouvelle machine est testée dans la pratique. Le travail avec le nouvel appareil est analysé pendant un mois. Dans le même temps, cependant, les machines plus anciennes continuent à fonctionner. Les responsables ont ainsi l’avantage de savoir exactement si l’investissement dans la nouvelle machine valait la peine.

On remarque que bien que l’erreur de production ait été limitée, la cadence de production n’a guère augmenté. Dans la troisième phase (Check), ce problème est donc analysé et il est reconnu que les employés sont tellement habitués à l’ancienne machine qu’ils ont encore des difficultés à utiliser la nouvelle de manière totalement efficace.

Par conséquent, le plan sera maintenant modifié, puis entièrement mis en œuvre au cours de la dernière phase (Act) : toutes les machines sont maintenant remplacées et les employés reçoivent en même temps des instructions détaillées sur le nouvel équipement. En conséquence, la production d’armoires est considérablement accélérée et les pertes sont réduites au maximum. L’entreprise considère maintenant la nouvelle cadence de production comme standard, une référence à maintenir.

La méthode PDCA est un formidable outil pour introduire des améliorations d’une manière durable et raisonnée. Au lieu de changer les procédures habituelles avec une intervention brusque par à-coups, on procède par petits pas et toujours sous étroite surveillance. Mais c’est aussi l’un des grands inconvénients de la roue de Deming : il faut prévoir suffisamment de temps pour le modèle. Le cycle PDCA n’apporte pas de solutions rapides aux problèmes.