La méthode Kanban permet d’assigner des tâches aux différents membres du projet, de visualiser les étapes de travail et de fournir une vue globale de l’avancement. Elle expose clairement chacune des tâches et les collaborateurs qui en sont responsables. Il est possible de prendre connaissance du statut des tâches dès que vous en avez besoin. En effet, ces dernières peuvent passer par différentes phases, et donc correspondre à différents états d’avancement. Ainsi, Kanban assure un bon flux de travail et aide à repérer les problèmes à temps.
La méthode de représentation Kanban fonctionne avec des moyens très visuels tels que les tableaux d’affichage, les tableaux noirs ou les post-it colorés. Il existe également des solutions logicielles. Un tableau Kanban accroché dans le bureau présente toutefois l’avantage que les employés peuvent à tout moment consulter le statut du travail, en discuter et ajouter des cartes eux-mêmes.
La technique de visualisation fonctionne très simplement : le tableau Kanban est d’abord divisé en colonnes et lignes. La première colonne contient les tâches nécessaires à la réalisation du projet, mais qui n’ont pas encore été lancées. On pourra l’intituler « To do », « Tâches » ou encore « Mission ». Les colonnes suivantes représentent les différentes étapes du processus. Par exemple, on pourra trouver les colonnes « Analyse », « Développement », « Test », « relecture ». Mais il est possible de fixer des échéances plus simples comme « Tâche », « En cours », et « Terminé ». Pour les projets complexes, il est conseillé de diviser toutes les étapes de manière très précises (comme on peut le voir dans le schéma ci-dessus). Selon le type de projet, des colonnes supplémentaires seront utiles, telles que « validé par le client / la direction », « en attente » ou « préparation de la production ».
Vous pouvez maintenant placer des cartes dans le tableau Kanban qui représentent chacune une tâche. Si une étape du processus a été franchie, le responsable déplace simplement la carte vers la colonne suivante. Cela permet d’avoir une bonne vue d’ensemble de l’état actuel du projet. Si plusieurs cartes s’accumulent dans la zone « à finir », cela peut être le signal qu’il y a un blocage. Cependant, grâce au tableau, il est facile de le repérer et de savoir dans quelle partie du processus il est nécessaire de fluidifier le travail.
Étant donné que la mise en œuvre d’un projet nécessite généralement la réalisation de nombreuses tâches, il est conseillé de les organiser dans un ordre logique. Pour organiser des tâches qui appartiennent au même domaine, vous pouvez les placer directement les unes sous les autres. Pour le domaine « Contrôle budgétaire » par exemple, il peut s’agir de « Créer un plan budgétaire », « Vérifier le budget pour le personnel, les fournitures de bureau, les prestataires de services externes » et « Comptabilité générale ». Les cartes avec des tâches hautement prioritaires doivent être placées aussi haut que possible dans une zone de tâches. De cette façon, les urgences sont directement visualisables.