Une solution complète de Cloud computing vous rend moins indépendant. La Google Workspace exige constamment une connexion Internet rapide. Le modèle atteint ses limites en particulier avec l’utilisation d’appareils mobiles. Si la connexion est coupée, cependant, de nombreuses fonctions offrent la possibilité de passer en mode hors ligne et de synchroniser les fichiers ultérieurement.
Si vous ne faites pas de copies locales, vos documents ne seront sauvegardés que par un fournisseur externe, en l’occurrence les serveurs de Google. Google emploie des experts en sécurité et, en tant que géant de la Silicon Valley, dispose d’une infrastructure sophistiquée pour prévenir la perte de données. Cependant, même le meilleur système n’est pas complètement à l’abri des pannes techniques, des temps d’arrêt temporaires de serveur, de vol de données et des attaques de hacker. Dans le pire des scénarios, Google se réserve également le droit de bloquer le compte pour certaines raisons.
En tant qu’utilisateur de la Google Workspace, vous placez également des données sensibles entre les mains de Google et vous devez vous assurer qu’elles sont protégées contre tout accès non autorisé. Il est plus difficile de faire exercer son droit complet de contrôle. Il faut également comprendre que vos données atterrissent sur des serveurs de pays où les réglementations sont généralement différentes des vôtres. Les certifications de sécurité telles que ISO 27001, qui certifie la conformité de Google aux normes internationales de sécurité informatique, sont conçues pour répondre à ces préoccupations. Néanmoins, les révélations d’Edward Snowden en particulier, ont montré que les services secrets peuvent avoir accès à des données protégées.
En outre, la politique de confidentialité de Googlen’est pas totalement transparente. Cela donne à penser que le Groupe souhaite conserver certaines libertés ; après tout, le traitement des données des utilisateurs est le plus grand pilier commercial de Google. Des experts en matière de protection des données sont régulièrement sollicités.
Par ailleurs, il est important que vous prêtiez attention à la sécurité des données au sein même de votre entreprise. Une connexion unique est pratique, mais ne constitue pas un obstacle majeur pour empêcher les hackers de nuire. Si le mot de passe est piraté ou tombe accidentellement entre de mauvaises mains, beaucoup de données seront alors visibles car elles sont finalement toutes regroupées dans la Google Workspace. Pour augmenter la sécurité, Google propose une authentification multiniveaux et d’autres fonctions de sécurité. Le compte administrateur vous permet aussi de modifier les informations d’accès à tout moment. La gestion des appareils mobiles permet la sauvegarde de données des appareils mobiles en cas de perte. Dans certains cas, Google Workspace inclut également des outils de sécurité externes. Ceci s’applique, par exemple, à Gmail, où vous pouvez également utiliser vos propres certificats pour un cryptage S/MIME des échanges par mail.
En interne, il est généralement nécessaire de préserver la confidentialité entre les différents départements ou niveaux hiérarchiques et de protéger les données particulièrement sensibles, comme celles relatives aux clients et employés. Par conséquent, vous pouvez alors définir des droits d’accès individuels pour chaque utilisateur afin que tout le monde ne puisse pas visualiser, modifier et télécharger tous les documents.
La Google Workspace offre de nombreuses options aux administrateurs, ce qui peut leur permettre de répondre aux exigences de l’UE en matière de protection des données. Néanmoins, il est conseillé de faire vérifier par un juriste si votre utilisation de la plateforme est bien conforme aux règles de base de la RGPD. Certaines entreprises ont d’ailleurs convenu de leurs propres clauses contractuelles avec Google concernant le traitement des données.