Acheter Office 365, abonnement MS Office - partie 1

Microsoft a fait son apparition dans le domaine du Cloud. Plutôt que de coupler des licences à des produits logiciels dont les utilisateurs font une seule acquisition, l’entreprise américaine mise sur la vente au détail avec la multiplication de l’offre en abonnements. Le Pack Office de Microsoft, dont la réputation n’est plus à faire, est disponible depuis plusieurs années en tant que software as a service (SAS). La promotion des licences pour le modèle d’abonnement d’Office 365 est bien plus répandue que celle des canaux de distribution alternatifs. La suite bureautique classique du logiciel à installer en une fois est moins promue par la société Microsoft. Pourtant, où reposent les avantages de la version Cloud du logiciel ? Est-ce que cela en vaut la peine de passer au modèle d’abonnement pour les entreprises et les particuliers ?

Le terme « Cloud » désigne dans ce contexte les services informatiques basés sur le Web, avec lesquels non seulement les ressources  matérielles, mais aussi logicielles et celles de fournisseurs tiers sont pris en compte. Office 365 fonctionne avec le Cloud : le stockage des données, les processus de calcul tout comme les installations logicielles se déroulent sur les serveurs de Microsoft. C’est un avantage pour les utilisateurs, car les services d’Office 365 sont ainsi disponibles partout où l’on bénéficie d’une connexion Internet.

Le désavantage de l’utilisation logicielle sur le Cloud repose néanmoins dans le traitement des données sensibles (emails, documents, photos ou vidéos), qui sont stockées sur des serveurs externes. Ainsi, les utilisateurs sont contraints d’accepter les politiques de confidentialité de Windows. Dans le cadre d’une utilisation d’Office 365 en entreprise, il est tout de même possible et recommandé de rédiger une clause permettant d'assurer que Microsoft doive s'engager à se conformer à des conditions plus poussées de politique de confidentialité.

Vous souhaitez acquérir un abonnement à Office 365 mais vous n’avez pas confiance en la politique de stockage de données sur des serveurs à des milliers de kilomètres ? Pas de problème ! Vous pouvez retrouver ces applications populaires de bureautique chez IONOS avec la même étendue de fonctionnalités. En tant que fournisseur de services complet pour MS Office 365, IONOS vous propose trois offres de produits adaptées aux différents besoins des entreprises de petite et moyenne taille, avec la possibilité de recevoir un service de configuration gratuit ainsi que de stockage de données. Toutes les données MS Office 365 gérées avec un hébergement IONOS sont stockées en Allemagne et régulées par un organisme de contrôle interne certifié soumis à la juridiction la plus stricte au monde en matière de protection des données.  

Les packs d’abonnement du logiciel de productivité Office 365 sont proposés sous forme de « Plans » par Microsoft. L’entreprise propose une offre différente pour les utilisateurs privés, les entreprises, les ONG, les personnes en formation et l’administration.

La gamme de fonctionnalités d’Office 365 dépend de la formule qui aura été choisie (le « plan »). Pour un usage privé, Microsoft préconise l’abonnement suivant :

Office 365 Personnel

Office 365 Personnel s’adresse à des utilisateurs privés qui ne souhaitent utiliser ce logiciel de productivité que sur un ordinateur. Avec l’achat d’un abonnement au logiciel, les utilisateurs ont accès aux programmes comme Word Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher et Access dans la version 2016. Ces programmes sont présentés de la même manière qu’Office Online et son également disponibles sur le navigateur Web ainsi qu’en installation pour Windows et Mac sur l’ordinateur. Pour l’utilisation sur tablette et smartphone, un espace optimisé pour mobiles est disponible. Tous les documents créés peuvent être enregistrés hors ligne. De plus, l’abonnement comprend un TB de stockage sur le Cloud OneDrive ainsi que 60 minutes gratuites d’appels sur Skype sur les lignes fixes et les téléphones portables en France.

Prix : un abonnement pour Office 365 Personnel coûte 69,00 € par an ou 7,00 € par mois.

Office 365 Famille

Avec le Plan Office 365 Famille, Microsoft répond à la demande de particuliers et de familles qui disposent de plusieurs terminaux dans leur domicile. Les fonctionnalités inclues dans l’abonnement correspondent à celles dans Office 365 Personnel, et sont disponibles pour 5 utilisateurs. Toutes les applications peuvent être installées jusqu’à 5 ordinateurs PC ou Mac. De plus, jusqu’à 5 smartphones et tablettes sont compris dans cet abonnement. L’utilisation sur des supports mobiles est donc possible, et chaque utilisateur d’Office 365 bénéficie d’un stockage allant jusqu’à 1TB sur le Cloud OneDrive, ainsi que de 60 minutes d’appels gratuits sur Skype.

Prix : l’achat d’une licence d’abonnement pour Office 365 Famille coûte 99,00 € par an ou 10,00 € par mois.

La principale différence entre ces deux Plans Office 365 pour une utilisation privée se porte sur le nombre de tiers autorisés à l’exploiter et la quantité d’installations. Tandis qu’Office 365 Personnel ne comptabilise qu’un seul utilisateur, cinq personnes peuvent utiliser Office 365 Famille. Les deux Plans proposent aux abonnés de bénéficier d’un support technique par téléphone ou par chat. De plus, le modèle d’abonnement met automatiquement à jour la dernière version de la suite logicielle.

Microsoft propose des formules d’abonnement aux clients d’affaires également. Les Plans Microsoft répondent aux besoins des petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux grandes entreprises.

Retrouvez les différentes offres de manière détaillée dans la deuxième partie de notre Digital Guide IONOS sur Office 365.

Microsoft propose une offre spéciale pour les organismes publics avec le Plan Office 365 Secteur Public. Il s’agit ici d’abonnements Entreprise à un tarif préférentiel. Pour bénéficier de ce tarif réduit, il faut vérifier si l’on a le droit de participer en tant qu’organisme public, signer un contrat et certifier que l’on est un client éligible.

Microsoft met à disposition des étudiants, des professeurs et de l’administration des universités le Plan Office 365 Université. La suite Office est disponible à un tarif préférentiel pendant quatre ans pour l’utilisation des différents logiciels.

Office 365 Université

Le Plan Office 365 Université met à disposition des étudiants, des professeurs et de l’administration la version téléchargeable des suites logicielles Office 365, comprenant : Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher et Access. Un abonnement est limité à 4 ans et requiert un justificatif. Office 365 Université permet l’installation sur deux ordinateurs (PC ou Mac), tablettes et smartphones et comprend 1 TB de stockage OneDrive sur le Cloud, tout comme 60 minutes d’appels sur Skype sur les réseaux fixes et mobiles.

Prix : 79,00 € pour 4 ans (environ 1,65 € par mois)

Les utilisateurs qui achètent Office 365 Université doivent activer le logiciel pour pouvoir l’utiliser. L’activation requiert un justificatif en ligne prouvant que vous êtes éligible à bénéficier du tarif réduit. Microsoft Office 365 Université est un abonnement prépayé qui fonctionne sur une durée de 4 ans. Il a été conçu pour aider les professeurs et les étudiants à réaliser leurs projets depuis pratiquement n’importe et avec n’importe quel appareil.

Les nouveaux logiciels Office 2016 pour PC ou Mac sont désormais inclus. Les écoles et les Universités reconnues par l’État ont la possibilité de s’enregistrer sur le site de Windows afin de pouvoir faire profiter les élèves, les étudiants et le personnel des différents Plans Windows.

Office 365 Éducation

Avec Office 365 Éducation, Microsoft propose une version étendue d’Office Online. En plus des applications Web d’Office classiques comme Word, PowerPoint, Excel et OneNote, les étudiants et les enseignants disposent d’un espace de stockage de 1 TB sur le Cloud OneDrive, ainsi que de l’utilisation gratuite de Yammer et l’application Web SharePoint.

Prix : gratuit

Office 365 Éducation E5

Le Plan Office 365 Éducation E5 met à disposition des étudiants, des professeurs et de l’administration tous les logiciels de productivité de Microsoft à un tarif réduit. Tout comme pour Office 365 Education, l’activation requiert un justificatif en ligne qui prouve que l’on est éligible à bénéficier du tarif réduit en étant inscrit à un organisme d’éducation reconnu par l’État. Office 365 Education E5 peut être utilisé avec n’importe quel appareil et comprend Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher et OneNote tout comme une interface optimisée pour les mobiles et les tablettes.

Prix : un abonnement à Office 365 Éducation E5 coûte 5,90 €par mois aux élèves et étudiants. Les coûts pour le corps professoral sont à 7,90 € par mois (TTC).

Les coûts engendrés par l’utilisation des Plans Éducation sont portés par l’organisme de formation. Les étudiants, élèves et les professeurs obtiennent un accès au téléchargement d’Office 365 par un email officiel de leur Université.

Le Plan Office 365 pour les associations a été conçu pour aider les organisations non gouvernementales et les associations dans leurs actions. L’offre correspond à celle des Plans Entreprise et Business mais en proposant un tarif préférentiel, voire gratuit.

Les associations éligibles peuvent recevoir Office 365 pour les associations en effectuant un don ou une mise à niveau vers les fonctionnalités avancées avec une remise élevée. Pour pouvoir être éligible à Office 365 pour les associations, il convient d’avoir un statut d’association reconnu et signer une stratégie de non-discrimination.

En fonction du Plan Office 365 pour lequel un utilisateur va se décider, l’offre en matière de logiciels varie. La série logicielle de Microsoft est basée sur le Cloud et comprend différentes applications comme un éditeur de texte, une application tableur, de gestion de base de données et d’édition de présentations. On compte également un service email, un stockage des données centralisé et un outil performant de tchat et vidéoconférences. Le modèle d’abonnement comprend des fonctionnalités étendues exclusives et requièrent un compte Office 365.

Les abonnées à Office 365 disposent de fonctionnalités pratiques qui automatisent le processus de création des présentations, avec lequel un design adapté est suggéré. L’abonnement donne aussi accès à la fonction d’animation Morph, qui donne plus de possibilités pour les options de successions des pages de la présentation.

Tout comme pour Word et Excel, Microsoft mise sur une gestion des données centralisée et un travail collectif en temps réel avec PowerPoint. L’offre basée sur le Cloud permet également d’intégrer des interfaces de SharePoint et OneDrive. Ainsi, les utilisateurs ont la possibilité de travailler en équipe sur un tableau Excel en temps réel. Et tout comme avec Excel, il convient d’avoir un compte Office 365 et une connexion Internet.

Access est le système de gestion de données de Microsoft pour l’utilisateur final. Le logiciel combine le moteur de base de données Microsoft Jet avec un IDE (acronyme de integrated development environment, ou environnement de développement en français). C’est un logiciel qui comprend des outils pour développer d’autres logiciels comme des applications mobiles par exemple ou des consoles de jeux, des sites Web. Access fonctionne avec une interface utilisateur graphique et ne requiert pas de connaissances poussées en programmation. En plus de la possibilité de développer d’autres logiciels et applications pour l’ordinateur ou le navigateur, Access permet de créer des librairies ainsi que des frameworks (morceaux de code qui peuvent être sauvegardés et utilisés à nouveau dans d’autres programmes).

Pour cela, les données sont toutes stockées en Backend sur des serveurs SQL et sur la base de données Microsoft Azure SQL. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une grande fiabilité, de données sécurisées et d’un échelonnage des données. Grâce à des templates d’applications développées de manière professionnelle avec une présentation conviviale pour les utilisateurs, Access permet également aux débutants de développer leurs projets. Des applications individualisées peuvent être crées en quelques étapes seulement.

Avec Sway, le Pack Office de Microsoft s’est également établi en tant qu’application Web pour le storytelling digital. Ce logiciel intègre des éléments multimédia de sources diverses comme sur OneDrive, YouTube ou Facebook pour effectuer des présentations interactives. Les projets élaborés à partir de Sway, également appelés des « Sways », sont travaillés en ligne sur le navigateur et peuvent être partagés avec des amis, la famille, des collègues tout comme des clients d’affaires. Pour découvrir les Sways, il suffit d’obtenir un lien pour découvrir la présentation sans mot de passe ni de compte Microsoft.

Exchange Online est considéré comme l’alternative à Exchange Server et est basé sur le Cloud. Tandis que le classique Exchange Server est un logiciel on premises (c’est-à-dire l’acquisition et l'installation du logiciel sur le serveur), Microsoft offre avec Exchange Online un modèle d’abonnement avec lequel le logiciel serveur est hébergé par Microsoft et non par l’entreprise. C’est un avantage de taille pour les PME qui ne disposent pas de leur propre parc informatique. Exchange Online fait partie intégrante du Pack Office 365 Business Premium tout comme des Packs Enterprise E1, E3 et E5. 

Avec OneDrive for Business, il s’agit d’une version étendue de l’espace de stockage en ligne destiné aux entreprises. Les comptes utilisateurs pour OneDrive for Business font partie de la suite d’Office 365 Business et Enterprise et sont mis à disposition des salariés par les entreprises. Contrairement à OneDrive, il s’agit de comptes de salariés qui sont administrés par le système de l’entreprise ou de l’organisation, et non de comptes d’utilisateurs privés.  Ainsi, les entreprises mettent à disposition des employés différents droits d’administrateur sur les données du Cloud. La sécurité des données confidentielles de l’entreprise est assurée par OneDrive for Business grâce à des fonctions de cryptage étendues et les capacités de stockage comprennent jusqu’à1 TB par utilisateur.

Les deux versions du stockage en ligne de Microsoft intègrent d’autres logiciels d’Office comme Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, afin que les utilisateurs aient accès aux programmes et aux données du Cloud en temps réel.

SharePoint Online est une alternative à SharePoint Server. Ce logiciel basé sur le Cloud est un outil pour élaborer des sites Web en équipe et aide à guider et organiser des projets. SharePoint Online est à la fois un système de gestion des données et des documents (CMS) et un portail Intranet pour l’organisation interne, qui aide à communiquer auprès des salariés et à les informer. Les contenus sont mis à disposition de manière centralisée et plusieurs personnes peuvent travailler dessus.

Contrairement au SharePoint Server, la version en ligne, plus épurée de ses fonctions, est hébergée dans le centre de traitement des données de Microsoft. Cela présente pour les petites et moyennes entreprises de ne pas avoir à administrer et gérer l’infrastructure.

SharePoint Online est compris dans la totalité des abonnements Office 365. Les différentes suites se distinguent tout de même sur la palette de fonctionnalités disponibles de SharePoint.

Découvrez la liste des fonctionnalités exhaustive sur le site de Microsoft Disponibilité des fonctionnalités pour les différents plans Office 365).

SharePoint propose des options d’administration flexibles pour correspondre aux normes de sécurité des données des entreprises. 

Le réseau social destiné aux entreprises, Yammer, invite à travailler en équipe et à communiquer plus activement. Avec Yammer, les réseaux internes et externes d’entreprise facilitent également la communication avec les clients d’affaires et les consommateurs.

Ce service est disponible en deux versions : Yammer Basic et Yammer Enterprise. Un aperçu des différentes fonctions de ces deux versions est disponible sur le site de Microsoft. L’activation de Yammer Basic est gratuite pour l’intégration de fonctions étendues sur ce réseau social destiné aux entreprises. Yammer Enterprise est compris dans une partie du Plan Microsoft Business, Entreprise et Université.