Microsoft 365 Apps for business, abonnement MS Office

La première partie de notre article traite du large choix des modèles de licences ainsi que des divers composants du logiciel Microsoft 365. Le billet suivant aura pour sujet les fonctionnalités des forfaits qui existent pour les petites et moyennes entreprises. Comment distinguer ces packs des solutions pour les particuliers ? Quelles sont leurs caractéristiques ? Les facteurs de comparaison de ces trois modèles sont le coût, les diverses possibilités de paiement ainsi que le nombre maximal d’utilisateurs. Nous vous dévoilons un aperçu des modèles de Microsoft 365 Apps for business pour vous aider à faire votre choix parmi ces offres.

Avec Microsoft 365, Microsoft a développé un concept de programmes de souscription destiné à un large panel d’utilisateurs. Tandis que ces forfaits couvrent principalement les besoins personnels avec des programmes tels que Word, Excel et Powerpoint, l’offre pour les entreprises contient, quant à elle, des services optimisés pour le commerce dont le but est de faciliter le travail collaboratif. C’est ainsi que l’outil standard de Skype est remplacé par Microsoft Teams qui permet de mettre en place des conférences téléphoniques, d’être géré et suivi par plusieurs ordinateurs en même temps. Ce logiciel de communication est ainsi la base idéale pour toutes les activités de téléphonie interne et externe à l’entreprise en qualité HD.

Par ailleurs, il existe un certain nombre d’autres services tels que Exchange Online, des sites Internet centralisés, le cloud Microsoft OneDrive for Business ou le réseau social pour les entreprises Yammer qui a pour but de faciliter le travail dans les bureaux. En somme, on peut dire que les solutions pour les PME d’Microsoft 365 comprennent les applications les plus connues et les plus fiables de Microsoft. D’autre part, le géant américain vous donne accès aux outils et aux programmes qui ont pour but de vous aider avec votre entreprise à travailler sur des projets communs, à les gérer et à faciliter votre communication interne et externe.

Pour les petites et moyennes entreprises, Microsoft propose trois modèles différents d’Microsoft 365 ; soit Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Apps for business et Microsoft 365 Apps for business Premium. Le géant américain indique que ces programmes sont limités à 300 utilisateurs, ce qui révèle la taille maximum qu’une entreprise peut avoir pour bénéficier des produits Office. Les organisations avec plus de 300 salariés bénéficient quant à elles de solutions spéciales telles que Microsoft 365 Apps for the enterprise voire Microsoft 365 Enterprise. En guise de complément efficace, il convient de se procurer le programme Exchange Online Plan 1 qui représente une solution de serveur de messagerie professionnelle pris en charge par Outlook.

Toutes ces solutions pour les petites entreprises requièrent un abonnement soit mensuel soit annuel. Le premier est payé au mois et peut être résilié à tout moment sans engranger de coûts supplémentaires. Quant à l’abonnement à l’année, il peut être payé d’un coup ou par prélèvements réguliers. Si vous souhaitez mettre fin à votre contrat, il faudra alors vous attendre à devoir payer une somme supplémentaire. Toutes les méthodes de paiement sont possibles. Les utilisateurs d’Microsoft 365 Apps for business Premium ont par ailleurs la possibilité de payer par facture. Mais combien coûtent ces offres et comment se distinguent-elles les unes des autres ?

L’offre Business Essentials est l’offre la moins coûteuse pour les moyennes et petites entreprises. Elle vous permet d’avoir accès aux versions en ligne des quatre composants Microsoft, soit Word, Excel, Powerpoint et OneNote et ce via la plupart des navigateurs. Ce programme permet à tous les salariés de travailler en temps réel sur des fichiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent. La seule condition est d’être connecté à Internet. Les fichiers que vous créez avec ces programmes en ligne sont compatibles avec les versions actuelles des applications de bureau, ce qui implique que vos documents personnels mais aussi externes peuvent être envoyés, ouverts et traités.

Le forfait Microsoft 365 Business Basic concentre clairement ses fonctionnalités sur la communication ainsi que le travail en équipe dans les entreprises. C’est à cette fin que cette offre contient des services en lignes pratiques tels que le programme Exchange Online. Ce système de messagerie est protégé des virus, des spams mais également des tentatives d’hameçonnage. Il livre une plateforme centrale d’hébergement pour l’ensemble de trafic d’emails de votre entreprise. Les messages envoyés et reçus peuvent ainsi être consultés et lus par tous les appareils et ce via l’application Web d’Outlook. Chaque utilisateur possède une boîte aux lettres disposant de 50 Go de stockage et avec la possibilité d’envoyer des pièces jointes allant jusqu’à 150 Mo. Si vous possédez une version d’Outlook à installer, vous pouvez bien entendu charger vos emails comme à votre habitude via l’application de votre client de messagerie. Il est également possible de créer des boîtes de réceptions ainsi que des calendriers communs.

Voici un aperçu des services que propose l’offre Microsoft 365 Business Basic :

• Microsoft Teams : ce programme de messagerie instantanée est orienté pour les entreprises et permet de communiquer par commande vocale, par chat ou par vidéo. Il se destine à la communication interne mais aussi externe. L’intégration d’Outlook au logiciel Skype vous permet de planifier vos réunions en ligne à l’avance et d’envoyer des liens personnalisés pour connaître la participation. L’outil convainc par sa qualité audio et vidéo. Les vidéoconférences peuvent accueillir jusqu’à 250 participants tout en conservant une grande qualité technique de 1080 pouces.
   
• Yammer : Yammer est un logiciel qui a pour objectif de relier les salariés et les partenaires d’une entreprise entre eux. La connexion étant sans fil, il convient d’utiliser la surface habituelle pour établir des annonces au niveau de l’entreprise, pour partager des fichiers ou pour créer des groupes de travail.
   
• OneDrive for Business : le service de Cloud Microsoft OneDrive est la solution idéale pour enregistrer et gérer les données d’une entreprise. Il permet de créer des structures de répertoires personnalisés et de déterminer quel utilisateur peut visualiser, créer et éditer des fichiers. Tous ces documents sont disponibles en ligne, accessibles de partout, qu’importe le support. La synchronisation fait en sorte que les fichiers sont constamment à jour. L’offre Microsoft 365 Business Basic fournit à chaque utilisateur une capacité de stockage de 1 To.
   
• SharePoint / Teamwebsites : Une partie essentielle du programme OneDrive for Business est la création de Teamwebsites. Ces derniers représentent presque un dossier pour les fichiers d’un projet particulier et sont équipés de 10 Go de mémoire de base. Tous les utilisateurs concernés peuvent accéder aux documents de l’équipe et partager jusqu’à 500 Mo de fichiers.
   
• Sway : Microsoft propose avec Sway une application dont le but est de créer par exemple une présentation de vos produits les plus récents, une lettre d’informations (ou newsletter) ou une formation en ligne. Les « sways » créés, soit des panneaux Web interactifs, peuvent être partagés et ce quel que soit le support d’affichage.

L’offre Microsoft 365 Apps for business permet également d’utiliser les applications en ligne d’Office via votre navigateur (Word, OneNote, PowerPoint et Excel). Le forfait contient la suite complète des versions du pack Office 2016 soit Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Publisher (seulement pour les systèmes Windows). Le programme est compatible avec les mobiles et les applications existent pour iOS et Android. Chaque utilisateur peut installer la suite avec sa licence sur un maximum de cinq ordinateurs (Windows ou Mac OS X), sur cinq smartphones et également sur cinq tablettes.

Ces applications sont à installer sur ordinateur et présentent la possibilité de travailler sur des documents même si l’utilisateur ne dispose d’aucune connexion à Internet. Etant donné que le pack Microsoft 365 Apps for business est lié au Cloud OneDrive for Business, il est par conséquent possiblede partager et de travailler en temps réel sur tous les documents avec les autres salariés. Le service du cloud synchronise vos documents OneDrive dès lors que votre appareil est connecté à Internet. Dans ce forfait, Microsoft propose à tous les utilisateurs une capacité de 1 To pour le stockage de leurs données.  

Contrairement à l’outil de présentation Sway, les autres programmes tels que Microsoft Teams, Teamwebsites et Yammer ne font partie intégrante de l’offre de Microsoft. En matière de communication d’entreprise, il convient en effet de mettre en place des solutions alternatives. Microsoft 365 Apps for business exclue le service d’hébergement Exchange Online. En ce qui concerne l’archivage et le maintien du trafic d’emails, vous aurez besoin de votre propre serveur de messagerie. En tant que client, vous avez bien entendu la possibilité d’utiliser l’application Outlook en ligne ou celle à installer sur votre bureau.

Microsoft 365 Apps for business Premium combine les fonctionnalités d’Microsoft 365 Apps for business et d’Microsoft 365 Business Basic dans une seule et même offre. Ce forfait contient à la fois les produits les plus récents de la suite Office, les versions en ligne et sur desktop et des accès aux plateformes de communication telles que Exchange Online et Microsoft Teams. L’avantage d’Microsoft 365 Apps for business Premium est que tous les outils nécessaires aux PME modernes pour leur structuration et leur travail en équipe sont disponibles en un seul et même forfait. 

De la même manière que pour les autres offres Microsoft destinées aux entreprises, on peut dire qu’Microsoft 365 Apps for business Premium est un outil fiable. Microsoft garantit en effet une disponibilité de 99,9 pourcent et est joignable à tout moment en cas de problèmes sur son logiciel. Toutes les données stockées sur les serveurs de Microsoft sont protégées via des mesures modernes de sécurité et de surveillance proactive. Dans le même temps, ces données appartiennent à l’entreprise propriétaire de la licence. Microsoft ne scanne ni les emails sauvegardés, ni les documents promotionnels. Afin de garantir une certaine norme de sécurité, l’entreprise reçoit gratuitement toutes les nouvelles mises à jour ainsi que leurs fonctionnalités. Par ailleurs, le programme Active Directory Integration vous permet d’ajouter sans problème de nouveaux utilisateurs et de gérer les informations d’identification.